Checkliste für eine Open-Air-Theateraufführung

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Termin und Location mindestens 8 bis 12 Wochen vorher und prüfe direkt, welche Auflagen für Bühne, Lärm, Besucherstrom und Ausschank gelten. So bleiben Genehmigungen nicht bis zur letzten Woche offen.
• Reserviere Bühne, Mischpult, aktive Lautsprecher, Subwoofer, Funkmikrofone und Lichtstative frühzeitig. Plane für den Aufbau mindestens 4 Stunden und teste jedes Audiokabel sowie jede Kabeltrommel vor Einlass.
• Kommuniziere den Regenplan spätestens 3 bis 5 Tage vor der Aufführung erneut. Partyzelte, Bühnenelemente und eine geschützte Technikfläche helfen nur, wenn klar ist, wohin Besucher bei schlechtem Wetter gehen.
• Schließe die Besucherliste 48 Stunden vorher und erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der finalen Cateringmenge. Rechne Programme, wiederverwendbare Becher und Weingläser nicht nur nach der erwarteten Zahl, sondern mit etwa 10 Prozent Reserve.
• Erstelle am Vortag einen technischen Lageplan mit Bühne, Sitzplätzen, Strom, Kabelwegen, Wegweisern und Toiletten. Taschenlampen, LED-Spots und dekorative Laternen sollten vor Einbruch der Dunkelheit an ihrem Einsatzort liegen und funktionieren.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Open-Air-Theateraufführung planen?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Location, Termin, Genehmigungen, Künstlerverträgen und Reservierungen. Ein kompakter Ablauf ist möglich, wenn Bühne und Technik bereits verfügbar sind, aber die Wetter- und Regenplanung sollte trotzdem spätestens 5 Tage vorher stehen.

Wann sollte die Technik für eine Open-Air-Theateraufführung getestet werden?

Führe einen vollständigen Test am Veranstaltungstag mindestens 3 Stunden vor dem Einlass durch. Prüfe dabei Mischpult, Lautsprecher, Funkmikrofone, DI-Boxen, Stromversorgung, Kabelwege und Beleuchtung gemeinsam im aufgebauten Zustand.

Wie viel Reserve sollte man bei Catering und Sitzplätzen einplanen?

Plane bei Catering, Programmen und Trinkgefäßen ungefähr 10 Prozent Reserve ein. Bei Sitzplätzen hängt die Zahl von deiner Anmeldung ab; stelle die Sitzordnung spätestens 24 Stunden vorher fertig und halte einige zusätzliche Stühle bereit.

Wann sollte der Regenplan für das Open-Air-Theater kommuniziert werden?

Informiere Gäste erstmals mit der Einladung und bestätige den konkreten Ablauf 3 bis 5 Tage vor der Aufführung anhand der Wettervorhersage. Am Veranstaltungstag sollte der Hinweis zusätzlich an Einlass, Wegweisern und wichtigen Übergängen sichtbar sein.

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