Checklist para organizar un espectáculo de teatro al aire libre

Un espectáculo de teatro al aire libre necesita más coordinación que una función en sala: el permiso, el escenario y la técnica deben encajar con el lugar y el horario. Esta checklist reúne el trabajo en el orden adecuado, desde confirmar la fecha y contratar a los artistas hasta preparar las sillas, el sonido, la iluminación y la información para el público. También contempla lo que suele llegar tarde: los aseos, las preferencias dietéticas, la ruta y un plan de lluvia comunicable.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar la fecha de la función
Confirmar la disponibilidad de la ubicación
Comprobar las condiciones del permiso
Cerrar contratos con artistas
Reservar técnica
Reservar el escenario
Reservar los aseos
Cerrar acuerdos de catering
Redactar información de la función
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de visitantes
Imprimir el programa
2 personas
Publicar la ruta
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comunicar el plan de lluvia
Elaborar el plano técnico
2 personas
Determinar la distribución de sillas
2 personas
Cerrar el menú de catering
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Clasificar los programas
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Inspeccionar el lugar
2 personas
Montar el escenario
4 personas
Colocar el telón de fondo
2 personas
Colocar el equipo de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Colocar el equipo de iluminación
3 personas
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
2 personas
Señalizar la ruta de acceso
2 personas
Colocar los carteles para el público
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Montar el buffet de catering
2 personas
Montar el guardarropa
Organizar la taquilla y el check-in
2 personas
Probar la técnica
3 personas
Comprobar la seguridad del escenario
2 personas

Evento

Recibir a los artistas
2 personas
Ayudar a los artistas a cambiarse
Recibir al público
4 personas
Repartir programas
2 personas
Comprobar los mapas
2 personas
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
Encargarse del anuncio de apertura
Coordinar la presentación
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Reponer el bufé del descanso
2 personas
Guiar al público en el descanso
3 personas
Encender la iluminación nocturna
Coordinar la segunda función
3 personas
Gestionar las preguntas del público
Coordinar la despedida y la salida
3 personas
Despedir a los artistas

Seguimiento

Desmontar el catering
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Recoger sillas
4 personas
Recoger las mesas
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Desconectar el equipo de sonido
3 personas
Desconectar equipos de iluminación
2 personas
Desmontar el escenario
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Comprobar los baños
Empaquetar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Recoger objetos perdidos
Entregar el lugar en orden
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 12
Escalera del escenario
Silla de directorcant. 2
Sillascant. 120
Mesas altascant. 6
Mesascant. 8
Carpas de fiestacant. 3
Percheroscant. 2

Equipo

Mesa de mezclas
Altavoces activoscant. 2
Subwooferscant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Cajas DIcant. 2
Cables de audiocant. 12
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Enrollacablescant. 4
Reproductor de música

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternascant. 6

Decoración

Telón de fondo
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 10
Faroles decorativoscant. 12
Carteles direccionalescant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 160
Copas de vinocant. 80
Platoscant. 140
Cubiertoscant. 140
Cucharonescant. 8
Tazas de cafécant. 80

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Bandejas de serviciocant. 10
Cuencoscant. 12
Pinzascant. 6
Lámina protectoracant. 2
Acumuladores de fríocant. 16

Limpieza

Papeleracant. 8
Sets de escobacant. 3
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 24
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, el lugar y las condiciones del permiso. Hazlo antes de contratar artistas, escenario o catering, porque un cambio de ubicación puede modificar horarios, aforo, necesidades técnicas y distribución de sillas.
Prepara el plano técnico con antelación y comprueba que incluye escenario, mesa de mezclas, altavoces, micrófonos, focos, cables y puntos de corriente. Reserva también cables alargadores, regletas y enrollacables: suelen olvidarse hasta el montaje.
Define la distribución de sillas y el recorrido del público antes de publicar la ruta. Deja espacio para la escalera del escenario, los aseos, el catering, los carteles direccionales y una zona de paso sin cables.
Envía el plan de lluvia junto con la información de la función, no el mismo día. Indica con claridad cuándo se toma la decisión, a qué hora se comunica y qué debe hacer el público si cambia el lugar o se cancela la función.
Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de confirmar el menú. Actualiza la lista de visitantes, imprime el programa y clasifica los ejemplares antes del montaje para no mezclar tareas de recepción con la preparación técnica.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de teatro al aire libre?: Empieza al menos 8 semanas antes. La fecha, el lugar y el permiso deben estar confirmados antes de cerrar contratos con artistas, reservar la técnica, el escenario, los aseos y el catering.
¿Cuándo hay que comprobar el pronóstico del tiempo?: Revísalo diariamente durante los 3 días previos y vuelve a comprobarlo el mismo día. Comunica el plan de lluvia en cuanto se tome la decisión, con una hora límite concreta para informar al público.
¿Cuántas sillas necesito para un espectáculo de teatro al aire libre?: Calcula una silla por visitante inscrito y añade entre un 5 y un 10 % de margen. Confirma la cifra cuando cierres la lista de visitantes, porque las inscripciones y las cancelaciones pueden cambiar la distribución.
¿Cuándo hay que cerrar el catering y las preferencias dietéticas?: Recoge las preferencias dietéticas y cierra el menú entre 7 y 10 días antes de la función. Haz la compra y prepara vasos, copas, mesas y manteles después de comprobar la lista final.

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