Zo organiseer je een openluchtconcert

Begin met datum, locatie en vergunningen voordat je artiesten of techniek vastlegt. Daarna bouw je het plan op rond capaciteit, stroom, geluid, veiligheid en de publieksindeling. Een openluchtconcert loopt vaak vertraging op doordat de technische rider, stroomvoorziening en weersopties te laat worden gecontroleerd. Werk daarom terug vanaf de concertdatum en plan de opbouw, soundcheck, catering en publieksontvangst als aparte momenten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunningen controleren
2 personen
3
Artiesten boeken
2 personen
4
Techniek reserveren
2 personen
5
Catering reserveren
6
Beveiliging reserveren
7
EHBO regelen
8
Omwonenden informeren
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Programma publiceren
2 personen
13
Weersverwachting controleren
14
Noodplan afstemmen
3 personen
15
Terrein indelen
2 personen
16
Artiestenplanning bevestigen
2 personen
17
Technische rider controleren
2 personen
18
Boodschappenlijst afronden
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Dranken koelen
3 personen
21
Podium opbouwen
5 personen
22
Geluidssysteem installeren
4 personen
23
Lichtinstallatie plaatsen
3 personen
24
Stroomvoorziening aansluiten
3 personen
25
Publieksruimte afzetten
3 personen
26
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
27
Cateringstand inrichten
3 personen
28
Artiestenruimte inrichten
2 personen
29
Toegangsroute markeren
2 personen
30
Decoratie ophangen
3 personen
31
Programmaorden plaatsen
2 personen
32
Instrumenten klaarzetten
3 personen
33
Catering voorbereiden
4 personen
34
Vrijwilligers instrueren
2 personen
35
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
36
Lichtcheck uitvoeren
3 personen

Event

37
Artiesten ontvangen
2 personen
38
Publiek ontvangen
4 personen
39
Programma openen
40
Optredens begeleiden
3 personen
41
Catering serveren
4 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Publieksruimte schoonhouden
2 personen
44
Afvalbakken legen
2 personen
45
Artiesten verzorgen
2 personen
46
Pauzes aankondigen
47
Eindoptreden begeleiden
3 personen
48
Publiek veilig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

49
Catering afsluiten
3 personen
50
Apparatuur uitschakelen
3 personen
51
Podium en techniek afbreken
5 personen
52
Meubilair opruimen
4 personen
53
Afval verzamelen
4 personen
54
Terrein schoonmaken
4 personen
55
Servies afwassen
3 personen
56
Voorraad sorteren
2 personen
57
Materialen retourneren
3 personen
58
Gevonden voorwerpen verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrap
Partytentenaantal 4
Statafelsaantal 12
Biertafelsaantal 8
Bankenaantal 12
Stoelenaantal 80
Artiestentafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Mengpaneel
Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Podiummonitorenaantal 4
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
DI-boxenaantal 4
Luidsprekerkabelsaantal 8
Audiokabelsaantal 16
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Stroomaggregaat
Kabelmattenaantal 20
Podiumtapijt

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Wijnglazenaantal 60
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 8
IJscontainersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8

Decoratie

Podiumdoekenaantal 4
Vlaggenlijnenaantal 10
Programmabordenaantal 4
Pijlbordenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalzakhoudersaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer vergunningen en geluidsregels minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Informeer omwonenden zodra datum, eindtijd en locatie vaststaan; dat voorkomt dat je dit vlak voor het concert nog moet oplossen.
Leg de technische rider van iedere artiest naast je reservering voor mengpaneel, luidsprekers, subwoofers, monitoren, microfoons en DI-boxen. Plan de definitieve bevestiging uiterlijk 2 weken voor het concert.
Maak een stroomplan met aparte aansluitingen voor geluid, licht en catering. Als netstroom niet zeker is, regel dan minimaal 1 stroomaggregaat en test kabels, stekkerdozen en kabelmatten vóór de opbouwdag.
Plan de opbouw achteruit vanaf de soundcheck: podiumdelen en podiumtrap eerst, daarna geluid en licht, vervolgens terrein, publieksruimte en catering. Houd minstens 2 uur vrij tussen het geplande einde van de opbouw en de eerste bezoekers.
Neem 48 uur voor aanvang een besluit over het weer en activeer je noodplan. Controleer dan ook partytenten, batterijlantaarns, afzettingen, EHBO en de communicatie naar artiesten, medewerkers en bezoekers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een openluchtconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Regel vergunningen, locatie, artiesten en beveiliging in de eerste 8 tot 12 weken; reserveer techniek en catering zodra capaciteit en programma vaststaan.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een openluchtconcert?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel extra water mee bij warm weer en stem de bestelling af op de verwachte bezoekersaantallen en de geplande duur.
Wanneer moet de techniek voor een openluchtconcert klaarstaan?: Laat podium, geluid en licht minimaal 2 uur vóór de soundcheck staan. Plan de soundcheck vervolgens minstens 2 uur vóór publieksopening, zodat ontbrekende kabels, microfoons of stroomaansluitingen nog kunnen worden vervangen.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een openluchtconcert?: Maak uiterlijk 48 uur vooraf een weerbesluit met een duidelijke grens voor verplaatsen, inkorten of afgelasten. Controleer partytenten, stroomveiligheid, kabelmatten en batterijlantaarns en communiceer de beslissing direct met artiesten, medewerkers en bezoekers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.