Cómo organizar un concierto al aire libre sin perder el control
Organizar un concierto al aire libre exige coordinar permisos, artistas, técnica, público y servicios en un orden concreto. Empieza por fijar la fecha y el lugar, y confirma después las condiciones legales, la programación y las necesidades técnicas. El montaje depende del acceso al recinto, la alimentación eléctrica y la previsión meteorológica. Este plan reúne 58 tareas y 52 elementos para que puedas avanzar desde la primera reserva hasta el desmontaje.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Comprobar permisos
2 personas
- 3
Contratar artistas
2 personas
- 4
Reservar técnica
2 personas
- 5
Reservar el catering
- 6
Reservar seguridad
- 7
Organizar primeros auxilios
- 8
Informar a los vecinos
2 personas
- 9
Enviar invitaciones
2 personas
- 10
Gestionar inscripciones
- 11
Recoger preferencias dietéticas
- 12
Publicar el programa
2 personas
- 13
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 14
Coordinar el plan de emergencia
3 personas
- 15
Distribuir el terreno
2 personas
- 16
Confirmar la programación de los artistas
2 personas
- 17
Comprobar la hoja técnica
2 personas
- 18
Finalizar la lista de compras
2 personas
- 19
Hacer la compra
3 personas
- 20
Enfriar bebidas
3 personas
- 21
Montar el escenario
5 personas
- 22
Instalar el sistema de sonido
4 personas
- 23
Montar la instalación de iluminación
3 personas
- 24
Conectar la alimentación eléctrica
3 personas
- 25
Delimitar la zona del público
3 personas
- 26
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 27
Montar el puesto de catering
3 personas
- 28
Montar la zona de artistas
2 personas
- 29
Señalizar la ruta de acceso
2 personas
- 30
Colgar la decoración
3 personas
- 31
Colocar los órdenes del programa
2 personas
- 32
Preparar los instrumentos
3 personas
- 33
Preparar el catering
4 personas
- 34
Instruir a los voluntarios
2 personas
- 35
Realizar la prueba de sonido
4 personas
- 36
Realizar la comprobación de luces
3 personas
Evento
- 37
Recibir a los artistas
2 personas
- 38
Recibir al público
4 personas
- 39
Abrir el programa
- 40
Coordinar las actuaciones
3 personas
- 41
Servir el catering
4 personas
- 42
Rellenar las bebidas
2 personas
- 43
Mantener limpia la zona del público
2 personas
- 44
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 45
Atender a los artistas
2 personas
- 46
Anunciar pausas
- 47
Acompañar la actuación final
3 personas
- 48
Hacer salir al público de forma segura
4 personas
Seguimiento
- 49
Cerrar catering
3 personas
- 50
Apagar el equipo
3 personas
- 51
Desmontar el escenario y el equipo técnico
5 personas
- 52
Recoger el mobiliario
4 personas
- 53
Recoger la basura
4 personas
- 54
Limpiar el recinto
4 personas
- 55
Lavar la vajilla
3 personas
- 56
Clasificar el inventario
2 personas
- 57
Devolver los materiales
3 personas
- 58
Gestionar los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Piezas de escenariocant. 12
- Escalera del escenario
- Carpas de fiestacant. 4
- Mesas altascant. 12
- Mesas de cervezacant. 8
- Bancoscant. 12
- Sillascant. 80
- Mesas para artistascant. 4
- Percheroscant. 2
Equipo
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 4
- Subwooferscant. 2
- Monitores de escenariocant. 4
- Micrófonoscant. 8
- Soportes de micrófonocant. 8
- Cajas DIcant. 4
- Cables de altavozcant. 8
- Cables de audiocant. 16
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 8
- Generador
- Alfombrillas para cablescant. 20
- Alfombra para el escenario
Iluminación
- Luces LED de escenariocant. 8
- Trípodes de iluminacióncant. 4
- Iluminación ambientalcant. 12
- Linternas a pilascant. 8
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 300
- Copas de vinocant. 60
- Platoscant. 150
- Cubiertoscant. 150
- Tazas de cafécant. 80
- Bandejas de serviciocant. 12
Cocina
- Neveras portátilescant. 8
- Contenedores para hielocant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Pinzas de servircant. 8
Decoración
- Telones de escenariocant. 4
- Guirnaldascant. 10
- Carteles del programacant. 4
- Carteles direccionalescant. 10
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Soportes para bolsas de basuracant. 12
- Sets de escobacant. 4
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra primero la fecha, el lugar y los permisos. Antes de contratar artistas o catering, confirma el horario permitido, el acceso para vehículos y las condiciones para usar sonido y generador.
- Pide la hoja técnica de cada artista con varias semanas de margen. Comprueba canales, micrófonos, monitores, cajas DI, mesa de mezclas y conexiones antes de reservar el equipo.
- Diseña el recinto antes del día del concierto: separa escenario, público, catering, circulación y salidas. Delimita la zona del público y deja libres los recorridos de emergencia, especialmente alrededor de cables y del generador.
- Prepara el plan de emergencia junto con seguridad y primeros auxilios, no al final del montaje. Define quién actúa ante una tormenta, una evacuación o una incidencia médica y comunica el procedimiento al equipo.
- Revisa la previsión meteorológica 72 y 24 horas antes. Ten listas carpas, iluminación a pilas y una alternativa para proteger equipos, artistas y público si cambia el tiempo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto al aire libre?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar artistas, técnica, catering y seguridad. Deja la última semana para confirmar la programación, revisar permisos, cerrar compras y comprobar el pronóstico.
- ¿Qué hay que comprobar antes de montar el sonido de un concierto?
- Confirma la hoja técnica de cada artista, la potencia disponible y la ubicación de la mesa de mezclas y los altavoces. Haz una prueba completa al menos 3 horas antes de abrir el recinto al público.
- ¿Cuántas bebidas calcular para un concierto al aire libre?
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y aproximadamente 1 por persona por cada hora adicional. Enfría una parte con antelación y reserva espacio para mantener el resto refrigerado.
- ¿Cuándo hay que preparar el plan por mal tiempo?
- Define la alternativa al menos 72 horas antes y vuelve a decidir 24 horas antes, cuando la previsión sea más fiable. El plan debe indicar si se retrasa, se reubica o se cancela el concierto y quién comunica la decisión.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!