Organiser un concert en plein air, étape par étape

Un concert en plein air se prépare d’abord comme un projet technique, puis comme un accueil du public. Commence par bloquer la date et le lieu, vérifier les autorisations et réserver les artistes, la sonorisation, la sécurité et les premiers secours. Ensuite, construis un planning qui laisse du temps aux livraisons, au montage de la scène et aux essais. Les oublis les plus fréquents concernent l’électricité, les câbles protégés, l’information des riverains et le plan prévu en cas de mauvais temps.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
2 personnes
3
Réserver des artistes
2 personnes
4
Réserver la technique
2 personnes
5
Réserver le catering
6
Réserver la sécurité
7
Organiser les premiers secours
8
Informer les riverains
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Publier le programme
2 personnes
13
Vérifier les prévisions météo
14
Coordonner le plan d’urgence
3 personnes
15
Aménager le terrain
2 personnes
16
Confirmer la programmation des artistes
2 personnes
17
Vérifier la fiche technique
2 personnes
18
Finaliser la liste de courses
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Refroidir les boissons
3 personnes
21
Monter la scène
5 personnes
22
Installer le système de sonorisation
4 personnes
23
Installer l'éclairage
3 personnes
24
Brancher l'alimentation électrique
3 personnes
25
Balisage de l’espace public
3 personnes
26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
27
Installer le stand de restauration
3 personnes
28
Aménager la loge des artistes
2 personnes
29
Balisage de l’accès
2 personnes
30
Installer la décoration
3 personnes
31
Installer les ordres du programme
2 personnes
32
Installer les instruments
3 personnes
33
Préparer le service traiteur
4 personnes
34
Briefer les bénévoles
2 personnes
35
Effectuer la vérification du son
4 personnes
36
Effectuer le contrôle de l'éclairage
3 personnes

Événement

37
Accueillir les artistes
2 personnes
38
Accueillir le public
4 personnes
39
Ouvrir le programme
40
Accompagner les spectacles
3 personnes
41
Servir le service traiteur
4 personnes
42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
43
Maintenir la propreté de l'espace public
2 personnes
44
Vider les poubelles
2 personnes
45
S’occuper des artistes
2 personnes
46
Annoncer les pauses
47
Animer la prestation de clôture
3 personnes
48
Faire quitter le public en toute sécurité
4 personnes

Suivi

49
Clôturer le catering
3 personnes
50
Éteindre l’équipement
3 personnes
51
Démonter la scène et la technique
5 personnes
52
Ranger le mobilier
4 personnes
53
Rassembler les déchets
4 personnes
54
Nettoyer le site
4 personnes
55
Faire la vaisselle
3 personnes
56
Trier le stock
2 personnes
57
Retourner les matériels
3 personnes
58
Traiter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escalier de podium
Tentes de réceptionqté 4
Tables hautesqté 12
Tables de bièreqté 8
Bancsqté 12
Chaisesqté 80
Tables des artistesqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Moniteurs de scèneqté 4
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 4
Câbles de haut-parleurqté 8
Câbles audioqté 16
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Groupe électrogène
Passe-câblesqté 20
Moquette de scène

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 12
Lampes à pilesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Verres à vinqté 60
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 8
Conteneurs à glaceqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 8

Décoration

Tentures de scèneqté 4
Guirlandes de fanionsqté 10
Panneaux du programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 12
Supports de sacs poubelleqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réserve les artistes, la technique, le catering et la sécurité plusieurs mois avant le concert, puis confirme chaque prestation au moins 7 jours avant l’installation.
Prévois une vraie fenêtre de montage : compte au minimum 6 heures pour installer la scène, le son, l’éclairage et l’alimentation électrique avant l’arrivée du public.
Fais vérifier la fiche technique de chaque artiste au plus tard 10 jours avant le concert. Le nombre de microphones, de retours, de boîtiers DI et de câbles doit correspondre au matériel réservé.
Protège chaque câble qui traverse une zone de circulation avec un passe-câbles et teste le groupe électrogène ou le raccordement électrique avant le jour J, pas au début des balances.
Consulte les prévisions météo 72 heures puis 24 heures avant l’événement. Informe les riverains au moins 7 jours à l’avance et prépare une procédure claire pour interrompre ou déplacer le concert.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert en plein air ?: Prévois idéalement 3 à 6 mois pour réserver les artistes, obtenir les autorisations et trouver la technique. Un petit concert peut se monter plus vite, mais les dernières confirmations doivent être terminées au moins 7 jours avant.
Quand faut-il réserver la sonorisation d’un concert en plein air ?: Réserve la sonorisation dès que la programmation est connue, de préférence 2 à 3 mois avant le concert. Envoie la fiche technique des artistes au prestataire au moins 10 jours avant le montage.
Que faut-il prévoir s’il pleut pendant un concert en plein air ?: Décide au moins 72 heures avant si le concert est maintenu, déplacé ou annulé selon les prévisions et la sécurité du site. Prévois des tentes adaptées, protège la scène et l’électricité, et annonce la décision au public dès qu’elle est prise.
À quelle heure faut-il commencer le montage d’un concert en plein air ?: Commence généralement 6 à 8 heures avant l’ouverture des portes pour installer la scène, le son, l’éclairage et les câbles. Ajoute ensuite le temps des balances, qui doit se terminer avant l’arrivée du public.

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