Open-Air-Konzert organisieren: der Ablauf von der Idee bis zum Abbau

Bei einem Open-Air-Konzert entscheidet nicht nur das Programm über den Ablauf, sondern auch Strom, Technik, Sicherheit und Wetter. Starte mit Datum, Ort und Genehmigungen, bevor du Künstler oder Catering fest buchst. Danach folgen Technik, Sicherheitskonzept, Anwohnerinformation und die Anmeldung der Gäste. Kurz vor dem Termin werden Gelände, Bühne, Ton, Licht und Notfallplan gemeinsam geprüft.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen prüfen
2 Personen
3
Künstler buchen
2 Personen
4
Technik reservieren
2 Personen
5
Catering reservieren
6
Sicherheit buchen
7
Erste Hilfe organisieren
8
Anwohner informieren
2 Personen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Programm veröffentlichen
2 Personen
13
Wettervorhersage prüfen
14
Notfallplan abstimmen
3 Personen
15
Gelände einteilen
2 Personen
16
Künstlerplanung bestätigen
2 Personen
17
Technischen Rider prüfen
2 Personen
18
Einkaufsliste abschließen
2 Personen
19
Einkaufen gehen
3 Personen
20
Getränke kühlen
3 Personen
21
Bühne aufbauen
5 Personen
22
Beschallungsanlage installieren
4 Personen
23
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
24
Stromversorgung anschließen
3 Personen
25
Publikumsbereich absperren
3 Personen
26
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
27
Cateringstand einrichten
3 Personen
28
Künstlerraum einrichten
2 Personen
29
Zufahrtsweg markieren
2 Personen
30
Dekoration aufhängen
3 Personen
31
Programmtafeln aufstellen
2 Personen
32
Instrumente bereitstellen
3 Personen
33
Catering vorbereiten
4 Personen
34
Freiwillige einweisen
2 Personen
35
Soundcheck durchführen
4 Personen
36
Lichtcheck durchführen
3 Personen

Event

37
Künstler empfangen
2 Personen
38
Publikum empfangen
4 Personen
39
Programm öffnen
40
Auftritte betreuen
3 Personen
41
Catering ausgeben
4 Personen
42
Getränke nachfüllen
2 Personen
43
Publikumsbereich sauber halten
2 Personen
44
Mülleimer leeren
2 Personen
45
Künstler betreuen
2 Personen
46
Pausen ankündigen
47
Abschlussauftritt betreuen
3 Personen
48
Publikum sicher hinausleiten
4 Personen

Nachbereitung

49
Catering abschließen
3 Personen
50
Geräte ausschalten
3 Personen
51
Bühne und Technik abbauen
5 Personen
52
Möbel wegräumen
4 Personen
53
Abfall sammeln
4 Personen
54
Gelände reinigen
4 Personen
55
Geschirr abwaschen
3 Personen
56
Vorräte sortieren
2 Personen
57
Materialien zurückgeben
3 Personen
58
Gefundene Gegenstände bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 12
Bühnentreppe
PartyzelteAnz. 4
StehtischeAnz. 12
BiertischeAnz. 8
BänkeAnz. 12
StühleAnz. 80
KünstlertischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

Mischpult
LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
BühnemonitoreAnz. 4
MikrofoneAnz. 8
MikrofonständerAnz. 8
DI-BoxenAnz. 4
LautsprecherkabelAnz. 8
AudiokabelAnz. 16
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
Stromaggregat
KabelmattenAnz. 20
Bühnenteppich

Beleuchtung

LED-BühnenlichterAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 12
BatterielaternenAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
WeingläserAnz. 60
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
ServiertablettsAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 8
EisbehälterAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8

Dekoration

BühnentücherAnz. 4
WimpelkettenAnz. 10
ProgrammschilderAnz. 4
WegweiserAnz. 10

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
MüllbeutelhalterAnz. 12
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Genehmigungen und Anwohnerinformation frühzeitig: Rechne dafür mindestens 8 bis 12 Wochen Vorlauf ein, bevor Einladungen verschickt werden.
Buche Künstler, Beschallungsanlage und Stromversorgung erst, wenn der technische Rider geprüft ist. So erkennst du rechtzeitig, ob Mischpult, Monitore, DI-Boxen oder ein Stromaggregat fehlen.
Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Bühne, Strom, Kabelmatten, Ton und Licht müssen vor der Publikumsabsperrung stehen. Reserviere für einen kleinen Aufbau mindestens einen vollständigen Vormittag.
Lege die Wetterentscheidung spätestens 24 Stunden vorher fest und stimme einen Notfallplan ab. Partyzelte, Batterielaternen und eine trockene Ausweichmöglichkeit werden oft zu spät organisiert.
Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und bestelle Getränke nicht erst am Veranstaltungstag. Kühlung, wiederverwendbare Becher sowie Teller und Gläser müssen vor dem Aufbau am Gelände sein.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Open-Air-Konzert organisieren?: Beginne mindestens 3 bis 6 Monate vorher. Genehmigungen, Künstler, Technik und Sicherheitsdienst brauchen häufig mehrere Wochen Vorlauf; die konkrete Frist hängt vom Ort und der Größe des Konzerts ab.
Was muss bei einem Open-Air-Konzert zuerst geplant werden?: Lege zuerst Datum und Ort fest und prüfe anschließend die erforderlichen Genehmigungen. Erst wenn Fläche, Auflagen und Stromversorgung geklärt sind, solltest du Künstler, Technik und Catering verbindlich buchen.
Wann baut man die Bühne und Tontechnik auf?: Plane den Bühnenaufbau mindestens am Vormittag des Veranstaltungstags, bei umfangreicher Technik besser am Vortag. Nach Bühne und Strom folgen Beschallungsanlage, Monitore, Licht und ein vollständiger Soundcheck.
Was passiert bei schlechtem Wetter beim Open-Air-Konzert?: Treffe die Entscheidung spätestens 24 Stunden vor Beginn anhand der Wettervorhersage und deines Notfallplans. Prüfe dabei besonders Wind, Gewitter, Stromsicherheit und eine mögliche Verlegung oder Absage.

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