LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een openluchtconcert organiseren

Een openluchtconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen artiesten en een podium boeken. Regel eerst de locatie, vergunning, geluidslimieten en stroomvoorziening; daarna volgen techniek, veiligheid, artiestenbegeleiding en publieksvoorzieningen. Plan minimaal enkele maanden vooruit, omdat podium, PA-installatie, toiletten en beveiliging op dezelfde datum beschikbaar moeten zijn. Gebruik deze checklist om de voorbereiding stap voor stap af te werken en controleer het weer en je slechtweerplan opnieuw in de laatste week.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en locatie vastleggen

    2 personen

  • Vergunning aanvragen

  • Geluidslimieten controleren

  • Artiesten boeken

    2 personen

  • Artiesteninformatie verzamelen

  • Podium reserveren

  • Geluidsinstallatie reserveren

  • Lichtinstallatie reserveren

  • Stroomvoorziening regelen

  • Toiletten reserveren

  • Beveiliging reserveren

  • EHBO-bezetting regelen

  • Verzekering controleren

  • Programma samenstellen

    2 personen

  • Promotietekst schrijven

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Online promotie plaatsen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Weersverwachting controleren

  • Slechtweerplan bevestigen

    2 personen

  • Artiestenprogramma bevestigen

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Materialen klaarzetten

    3 personen

  • Locatie afzetten

    3 personen

  • Podium laten plaatsen

    4 personen

  • Geluidsinstallatie opbouwen

    4 personen

  • Lichtinstallatie opbouwen

    3 personen

  • Stroom aansluiten

    2 personen

  • Tenten opzetten

    4 personen

  • Tafels en stoelen plaatsen

    4 personen

  • Bar inrichten

    3 personen

  • Cateringpunt inrichten

    3 personen

  • Decoratie ophangen

    2 personen

  • Routeborden plaatsen

    2 personen

  • Toiletten controleren

  • EHBO-punt inrichten

    2 personen

  • Artiestenontvangst inrichten

    2 personen

  • Soundcheck uitvoeren

    4 personen

Event

  • Artiesten ontvangen

    2 personen

  • Bezoekers ontvangen

    4 personen

  • Programma aankondigen

  • Dranken serveren

    4 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Publiek naar zitplaatsen begeleiden

    2 personen

  • Artiesten begeleiden

    2 personen

  • Pauzeprogramma verzorgen

  • Publieksveiligheid controleren

    3 personen

  • Laatste nummer aankondigen

  • Bezoekers naar uitgang begeleiden

    3 personen

Nazorg

  • Bar afsluiten

    3 personen

  • Catering opruimen

    3 personen

  • Geluidsapparatuur afbreken

    4 personen

  • Lichtapparatuur afbreken

    3 personen

  • Afval verzamelen

    4 personen

  • Terrein schoonmaken

    4 personen

  • Meubilair afbreken

    4 personen

  • Tenten afbreken

    4 personen

  • Podium laten afvoeren

    3 personen

  • Materialen inventariseren

    2 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Apparatuur schoonmaken

    2 personen

  • Geleende spullen terugbrengen

    2 personen

  • Gehuurde spullen retourneren

    2 personen

  • Locatie opleveren

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 3
  • Tafelsaantal 10
  • Stoelenaantal 80
  • Barkrukkenaantal 8
  • Buffettafelsaantal 4
  • Podium
  • Artiestentafelaantal 2

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 250
  • Bordenaantal 180
  • Besteksetsaantal 180
  • Koffiekopjesaantal 80
  • Serveerschalenaantal 12
  • Serveerbestekaantal 12

Apparatuur

  • PA-installatie
  • Mengpaneel
  • Podiummicrofoonsaantal 6
  • Draadloze microfoonsaantal 2
  • Microfoonstatievenaantal 6
  • DI-boxenaantal 4
  • Monitorboxenaantal 4
  • Instrumentkabelsaantal 12
  • Kabelhaspelsaantal 6
  • Stekkerdozenaantal 12
  • Stroomaggregaat
  • Koelboxenaantal 8
  • IJscontainersaantal 4
  • Walkietalkiesaantal 8
  • Zaklampenaantal 6
  • Verlengkabelsaantal 8
  • Rolsteekwagensaantal 2

Verlichting

  • Podiumspotsaantal 8
  • Lichtstatievenaantal 2
  • Sfeerlampenaantal 12
  • Werklampenaantal 6

Decoratie

  • Vlaggenlijnenaantal 10
  • Podiumdoekenaantal 4
  • Tafelkledenaantal 14
  • Programmapostersaantal 20

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Thermoskannenaantal 6
  • Snijplankenaantal 4
  • Koksmesaantal 4
  • Koelmattenaantal 4
  • Serveertangenaantal 8
  • Openersaantal 6

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 12
  • Schoonmaakemmersaantal 4
  • Dweilenaantal 4
  • Bezemsetsaantal 4
  • Werkhandschoenenaantal 10

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg vóór je artiesten boekt vast hoeveel bezoekers de locatie aankan en welke geluidslimiet geldt. Zo voorkom je dat de PA-installatie of het programma later moet worden aangepast.
  • Plan stroom als een apart technisch onderdeel: stem het vermogen af met de leverancier van de PA-installatie, verlichting en catering en leg kabelhaspels en stekkerdozen veilig buiten looproutes.
  • Bevestig het artiestenprogramma uiterlijk 7 dagen vooraf met aankomsttijden, soundcheck, instrumenten en dieetwensen. Een artiestentafel en informatie voor de backstagebezetting worden vaak pas op de dag zelf gemist.
  • Controleer 3 dagen vooraf de weersverwachting en bevestig het slechtweerplan. Partytenten beschermen niet automatisch podium, mengpaneel en stroomaansluitingen; spreek af wie beslist over verplaatsen of afgelasten.
  • Maak een tijdschema voor opbouw, soundcheck, publieksontvangst en afbouw. Reserveer naast beveiliging ook EHBO-bezetting, toiletten en werklampen, zodat de locatie na zonsondergang veilig blijft.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een openluchtconcert organiseren?
Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Vergunningen, artiesten, podium, geluidsinstallatie, toiletten en beveiliging moeten allemaal op dezelfde datum beschikbaar zijn.
Wanneer moet ik een vergunning voor een openluchtconcert aanvragen?
Controleer de termijn bij je gemeente zodra datum en locatie vaststaan en dien de aanvraag zo vroeg mogelijk in. Houd minimaal 8 tot 12 weken voorbereiding aan, omdat aanvullende informatie over geluid, bezoekers en veiligheid kan worden gevraagd.
Hoeveel stroom heb ik nodig voor een openluchtconcert?
Dat hangt af van PA-installatie, mengpaneel, monitorboxen, podiumspots, sfeerlampen en catering. Laat de totale belasting vóór de reservering berekenen en regel een stroomaggregaat als de locatie niet aantoonbaar voldoende vermogen heeft.
Wanneer controleer ik het weer voor een openluchtconcert?
Bekijk de verwachting 7 dagen, 3 dagen en opnieuw op de ochtend van het concert. Leg uiterlijk 3 dagen vooraf vast wie beslist over het slechtweerplan en hoe je bezoekers, artiesten en apparatuur beschermt.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!