Checklist para organizar un concierto al aire libre

Organizar un concierto al aire libre exige coordinar permisos, artistas, técnica y servicios antes de anunciar la fecha. Empieza por confirmar el lugar, los límites de sonido y el suministro eléctrico; después reserva escenario, sonido, iluminación, aseos y seguridad. La previsión meteorológica debe tener una respuesta concreta, no solo una carpa de repuesto. Usa esta checklist para avanzar en orden y llegar al día del concierto con el programa, el equipo y el personal confirmados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Solicitar permiso
Comprobar los límites de sonido
Contratar artistas
2 personas
Recopilar información de los artistas
Reservar el escenario
Reservar el equipo de sonido
Reservar la instalación de iluminación
Gestionar el suministro eléctrico
Reservar los aseos
Reservar seguridad
Organizar personal de primeros auxilios
Comprobar el seguro
Elaborar el programa
2 personas
Escribir texto promocional
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar promoción en línea
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar el plan para mal tiempo
2 personas
Confirmar el programa de artistas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar los materiales
3 personas
Delimitar el recinto
3 personas
Encargar la instalación del escenario
4 personas
Montar el sistema de sonido
4 personas
Montar la instalación de iluminación
3 personas
Conectar la corriente
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la barra
3 personas
Montar el punto de catering
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Comprobar los baños
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
Montar la recepción de artistas
2 personas
Hacer la prueba de sonido
4 personas

Evento

Recibir a los artistas
2 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Anunciar el programa
Servir las bebidas
4 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Guiar al público a sus asientos
2 personas
Acompañar a los artistas
2 personas
Organizar el programa del descanso
Comprobar la seguridad del público
3 personas
Anunciar el último número
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas

Seguimiento

Cerrar el bar
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Desmontar el equipo de sonido
4 personas
Desmontar el equipo de iluminación
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Retirar el escenario
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el equipo
2 personas
Devolver los artículos prestados
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 10
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 8
Mesas de buffetcant. 4
Escenario
Mesa para artistascant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Tazas de cafécant. 80
Bandejas de servircant. 12
Cubiertos de serviciocant. 12

Equipo

Instalación de PA
Mesa de mezclas
Micrófonos de escenariocant. 6
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Cajas de monitorcant. 4
Cables de instrumentoscant. 12
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 12
Generador
Neveras portátilescant. 8
Contenedores para hielocant. 4
Walkie-talkiescant. 8
Linternascant. 6
Cables alargadorescant. 8
Carros plataformacant. 2

Iluminación

Focos de escenariocant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 2
Luces decorativascant. 12
Lámparas de trabajocant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 10
Telones de escenariocant. 4
Mantelescant. 14
Pósteres del programacant. 20

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Alfombrillas de refrigeracióncant. 4
Pinzas de servircant. 8
Abrebotellascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 12
Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 4
Guantes de trabajocant. 10

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el lugar antes de contratar artistas. Solicita el permiso y comprueba los límites de sonido con varias semanas de margen, porque ambos pueden condicionar el horario y el equipo.
Confirma por escrito qué necesita cada artista: canales, micrófonos, cajas DI, monitores y tiempo de prueba. El montaje de sonido no se puede improvisar el mismo día.
Calcula la electricidad para PA, mesa de mezclas, focos, luces decorativas y puestos de comida. Si la red del lugar no está garantizada, reserva un generador y enrollacables con antelación.
No dejes para el último día los aseos, la seguridad y los primeros auxilios. Como mínimo, asigna una persona responsable a cada servicio y comparte el programa final con todo el equipo.
Revisa el pronóstico 48 horas antes y activa el plan para mal tiempo si hace falta. Comprueba que las carpas, las mesas de buffet y la iluminación de trabajo estén disponibles antes de que llegue el público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto al aire libre?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Los permisos, artistas, escenario, sonido, electricidad, aseos y seguridad suelen necesitar confirmación antes de publicar la fecha.
¿Cuándo hay que comprobar los límites de sonido?: Hazlo al fijar el lugar y, como mínimo, 6 semanas antes del concierto. El límite puede determinar el horario, la orientación de los altavoces y parte del equipo de PA.
¿Qué hay que preparar para un concierto al aire libre si llueve?: Define un plan al menos 7 días antes y vuelve a revisarlo 48 horas antes según el pronóstico. Decide entonces si se usan carpas, se modifica el programa o se cancela, y confirma quién toma la decisión.
¿Cuánta bebida y comida preparar para un concierto al aire libre?: Para el primer tramo, calcula 2 o 3 bebidas por persona y hora, ajustando según la duración y el calor. Compra los aperitivos según las inscripciones y las preferencias dietéticas, y enfría las bebidas el mismo día.

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