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Checklist pour organiser un concert en plein air

Un concert en plein air demande une coordination précise entre les artistes, la technique, le public et les services sur place. Commence par fixer la date et le lieu, puis avance dans l’ordre : autorisations, réservations, sécurité, communication et logistique du jour J. La météo, l’alimentation électrique et les besoins des artistes sont souvent réglés trop tard. Cette checklist regroupe 69 tâches et 52 fournitures pour suivre la préparation sans oublier les détails qui bloquent l’installation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le lieu

    2 personnes

  • Demander une autorisation

  • Vérifier les limites sonores

  • Réserver des artistes

    2 personnes

  • Rassembler les informations sur les artistes

  • Réserver la scène

  • Réserver la sono

  • Réserver l'installation lumineuse

  • Prévoir l'alimentation électrique

  • Réserver les toilettes

  • Réserver la sécurité

  • Organiser le personnel de premiers secours

  • Vérifier l’assurance

  • Établir le programme

    2 personnes

  • Rédiger le texte promotionnel

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Publier la promotion en ligne

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Vérifier les prévisions météo

  • Confirmer le plan en cas de mauvais temps

    2 personnes

  • Confirmer le programme des artistes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Préparer le matériel

    3 personnes

  • Balisage du site

    3 personnes

  • Faire installer la scène

    4 personnes

  • Installer le système de sonorisation

    4 personnes

  • Monter l’installation lumière

    3 personnes

  • Brancher l’électricité

    2 personnes

  • Monter les tentes

    4 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Aménager le bar

    3 personnes

  • Aménager le point de restauration

    3 personnes

  • Installer la décoration

    2 personnes

  • Installer les panneaux de parcours

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Installer le poste de premiers secours

    2 personnes

  • Aménager l’accueil des artistes

    2 personnes

  • Effectuer les réglages sonores

    4 personnes

Événement

  • Accueillir les artistes

    2 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    4 personnes

  • Annoncer le programme

  • Servir les boissons

    4 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Guider le public vers les places assises

    2 personnes

  • Accompagner les artistes

    2 personnes

  • Assurer le programme de la pause

  • Vérifier la sécurité du public

    3 personnes

  • Annoncer le dernier numéro

  • Accompagner les visiteurs vers la sortie

    3 personnes

Suivi

  • Fermer le bar

    3 personnes

  • Ranger le service traiteur

    3 personnes

  • Démonter le matériel audio

    4 personnes

  • Démonter l’équipement d’éclairage

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    4 personnes

  • Nettoyer le site

    4 personnes

  • Démonter le mobilier

    4 personnes

  • Démonter les tentes

    4 personnes

  • Faire évacuer la scène

    3 personnes

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer le matériel

    2 personnes

  • Rendre les objets empruntés

    2 personnes

  • Retourner le matériel loué

    2 personnes

  • Remettre le lieu en état

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 3
  • Tablesqté 10
  • Chaisesqté 80
  • Tabourets de barqté 8
  • Tables de buffetqté 4
  • Scène
  • Table des artistesqté 2

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 250
  • Assiettesqté 180
  • Couvertsqté 180
  • Tasses à caféqté 80
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Couverts de serviceqté 12

Équipement

  • Installation de sonorisation
  • Table de mixage
  • Microphones de scèneqté 6
  • Microphones sans filqté 2
  • Pieds de microqté 6
  • Boîtiers DIqté 4
  • Caissons de monitoringqté 4
  • Câbles d'instrumentsqté 12
  • Rallonges à enrouleurqté 6
  • Multiprisesqté 12
  • Groupe électrogène
  • Glacièresqté 8
  • Conteneurs à glaceqté 4
  • Talkies-walkiesqté 8
  • Lampes de pocheqté 6
  • Rallongesqté 8
  • Diables à roulettesqté 2

Éclairage

  • Projecteurs de scèneqté 8
  • Pieds d’éclairageqté 2
  • Lampes d'ambianceqté 12
  • Lampes de chantierqté 6

Décoration

  • Guirlandes de fanionsqté 10
  • Tentures de scèneqté 4
  • Nappesqté 14
  • Affiches du programmeqté 20

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 6
  • Planches à découperqté 4
  • Couteau de chefqté 4
  • Tapis rafraîchissantsqté 4
  • Pinces de serviceqté 8
  • Ouvre-bouteillesqté 6

Nettoyage

  • Poubellesqté 12
  • Seaux de nettoyageqté 4
  • Serpillièresqté 4
  • Sets de balaiqté 4
  • Gants de travailqté 10

Catering

  • Courses

Conseils

  • Lance les demandes d’autorisation et la vérification des limites sonores dès que la date et le lieu sont fixés : certaines validations doivent être obtenues avant toute communication publique.
  • Réserve rapidement la scène, la sonorisation, l’éclairage, les toilettes et la sécurité. Pour la technique, transmets aux prestataires les informations de chaque artiste et le programme prévisionnel.
  • Prévois l’alimentation électrique avant de confirmer l’installation : additionne les besoins de la sonorisation, des projecteurs, des stands et des espaces de restauration, puis garde une solution de secours si le lieu n’est pas raccordé.
  • Demande les besoins alimentaires des artistes et des équipes avant les achats. Refroidis les boissons et prépare les en-cas suffisamment tôt pour que la table des artistes soit prête à leur arrivée.
  • Consulte les prévisions météo plusieurs fois dans la semaine précédant le concert et confirme le plan de repli au plus tard la veille. Informe ensuite les artistes, le personnel et le public de toute modification du programme.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert en plein air ?
Prévois idéalement au moins 8 à 12 semaines. Ce délai permet d’obtenir les autorisations, de réserver les artistes et le matériel, puis de préparer la communication et le plan météo.
Quand demander l’autorisation pour un concert en plein air ?
Fais la demande dès que le lieu et la date sont arrêtés, de préférence 8 semaines avant l’événement. Les délais varient selon la commune et peuvent conditionner le niveau sonore, la sécurité ou l’occupation du site.
Combien de boissons prévoir pour un concert en plein air ?
Compte environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Ajuste les quantités selon la durée, la météo et la présence d’une offre de restauration.
Quand confirmer le plan en cas de mauvais temps ?
Prépare-le au moment de réserver le lieu et confirme la décision au plus tard la veille, après consultation des prévisions. Précise aussi qui prévient les artistes, les équipes et les personnes inscrites.

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