Open-Air-Konzert organisieren: die komplette Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Datum und Genehmigung. Prüfe dabei auch die zulässigen Lärmgrenzen und kläre, welche Unterlagen die zuständige Stelle verlangt.
• Reserviere Bühne, PA-Anlage, Licht, Toiletten und Sicherheitsdienst möglichst 6 bis 8 Wochen vor dem Konzert. Für Ton- und Lichttechnik brauchst du außerdem eine abgestimmte Liste mit Mikrofonen, Monitorboxen, Kabeln und Stromanschlüssen.
• Plane die Stromversorgung nicht nur für die Bühne. Rechne Arbeitslampen, Lichtstative, Bar und Kühlung mit ein und halte Kabeltrommeln, Verlängerungskabel oder ein Stromaggregat als abgesicherte Lösung bereit.
• Bestätige Künstlerprogramm, Wettervorhersage und Schlechtwetterplan 48 bis 72 Stunden vorher. Lege fest, wer bei Regen über Verschiebung, Abbruch oder die Nutzung der Partyzelte entscheidet.
• Kühle Getränke erst kurz vor dem Einlass und erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vorher. Für wiederverwendbare Becher, Teller, Besteck, Servierschalen und einen Künstler­tisch brauchst du eine eigene Ausgabe- und Rückgabeorganisation.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Open-Air-Konzert anmelden?

Starte die Anfrage mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Je nach Ort können Genehmigung, Lärmschutz, Versicherung und Sicherheitskonzept zusätzliche Bearbeitungszeit benötigen.

Wie viel Technik brauche ich für ein Open-Air-Konzert?

Plane neben Bühne und PA-Anlage mindestens Mischpult, Mikrofone, Stative, Monitorboxen, DI-Boxen und Instrumentenkabel ein. Prüfe die konkrete Bandbesetzung spätestens 4 bis 6 Wochen vorher, damit fehlende Anschlüsse rechtzeitig ergänzt werden.

Wann sollte ich den Schlechtwetterplan für ein Open-Air-Konzert festlegen?

Bestätige ihn 48 bis 72 Stunden vor Beginn anhand der Wettervorhersage. Die Entscheidung über Partyzelte, Verschiebung oder Abbruch sollte bei einer benannten Person liegen und an Helfer, Künstler und Gäste weitergegeben werden.

Wie viele Toiletten brauche ich für ein Open-Air-Konzert?

Als grobe Planung kannst du mit einer Toilette pro 50 bis 75 Gäste rechnen, bei mehreren Stunden Dauer eher am oberen Bedarf. Bestelle sie mindestens 4 bis 6 Wochen vorher und kläre Reinigung sowie Aufstellung auf dem Gelände.

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