LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Openluchtconcert organiseren: checklist van plan tot afbouw

Een openluchtconcert vraagt om meer voorbereiding dan alleen artiesten en een podium boeken. Je regelt vooraf vergunningen, stroom, geluid, licht, catering, beveiliging en een noodplan. Daarna moeten terrein, publieksruimte en backstage logisch worden ingericht en op de dag zelf op tijd worden opgebouwd. Deze checklist helpt je de volgorde aan te houden, zodat technische details, dieetwensen en weersmaatregelen niet pas tijdens de soundcheck boven water komen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en locatie vastleggen

    2 personen

  • Vergunningen controleren

    2 personen

  • Artiesten boeken

    2 personen

  • Techniek reserveren

    2 personen

  • Catering reserveren

  • Beveiliging reserveren

  • EHBO regelen

  • Omwonenden informeren

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Programma publiceren

    2 personen

  • Weersverwachting controleren

  • Noodplan afstemmen

    3 personen

  • Terrein indelen

    2 personen

  • Artiestenplanning bevestigen

    2 personen

  • Technische rider controleren

    2 personen

  • Boodschappenlijst afronden

    2 personen

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Dranken koelen

    3 personen

  • Podium opbouwen

    5 personen

  • Geluidssysteem installeren

    4 personen

  • Lichtinstallatie plaatsen

    3 personen

  • Stroomvoorziening aansluiten

    3 personen

  • Publieksruimte afzetten

    3 personen

  • Tafels en stoelen plaatsen

    4 personen

  • Cateringstand inrichten

    3 personen

  • Artiestenruimte inrichten

    2 personen

  • Toegangsroute markeren

    2 personen

  • Decoratie ophangen

    3 personen

  • Programmaorden plaatsen

    2 personen

  • Instrumenten klaarzetten

    3 personen

  • Catering voorbereiden

    4 personen

  • Vrijwilligers instrueren

    2 personen

  • Geluidscheck uitvoeren

    4 personen

  • Lichtcheck uitvoeren

    3 personen

Event

  • Artiesten ontvangen

    2 personen

  • Publiek ontvangen

    4 personen

  • Programma openen

  • Optredens begeleiden

    3 personen

  • Catering serveren

    4 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Publieksruimte schoonhouden

    2 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Artiesten verzorgen

    2 personen

  • Pauzes aankondigen

  • Eindoptreden begeleiden

    3 personen

  • Publiek veilig laten vertrekken

    4 personen

Nazorg

  • Catering afsluiten

    3 personen

  • Apparatuur uitschakelen

    3 personen

  • Podium en techniek afbreken

    5 personen

  • Meubilair opruimen

    4 personen

  • Afval verzamelen

    4 personen

  • Terrein schoonmaken

    4 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Voorraad sorteren

    2 personen

  • Materialen retourneren

    3 personen

  • Gevonden voorwerpen verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Podiumdelenaantal 12
  • Podiumtrap
  • Partytentenaantal 4
  • Statafelsaantal 12
  • Biertafelsaantal 8
  • Bankenaantal 12
  • Stoelenaantal 80
  • Artiestentafelsaantal 4
  • Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

  • Mengpaneel
  • Luidsprekersaantal 4
  • Subwoofersaantal 2
  • Podiummonitorenaantal 4
  • Microfoonsaantal 8
  • Microfoonstatievenaantal 8
  • DI-boxenaantal 4
  • Luidsprekerkabelsaantal 8
  • Audiokabelsaantal 16
  • Verlengkabelsaantal 12
  • Stekkerdozenaantal 8
  • Stroomaggregaat
  • Kabelmattenaantal 20
  • Podiumtapijt

Verlichting

  • LED-podiumlampenaantal 8
  • Lichtstatievenaantal 4
  • Sfeerverlichtingaantal 12
  • Batterijlantaarnsaantal 8

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 300
  • Wijnglazenaantal 60
  • Bordenaantal 150
  • Besteksetsaantal 150
  • Koffiekopjesaantal 80
  • Serveerbladenaantal 12

Keuken

  • Koelboxenaantal 8
  • IJscontainersaantal 4
  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Warmhoudbakkenaantal 4
  • Snijplankenaantal 4
  • Keukenmessenaantal 4
  • Serveertangenaantal 8

Decoratie

  • Podiumdoekenaantal 4
  • Vlaggenlijnenaantal 10
  • Programmabordenaantal 4
  • Pijlbordenaantal 10

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 12
  • Afvalzakhoudersaantal 12
  • Bezemsetsaantal 4
  • Dweilenaantal 4
  • Emmersaantal 4
  • Handzeepdispensersaantal 6

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg de technische rider van iedere artiest uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf naast je eigen materiaal. Controleer onder meer het mengpaneel, de microfoons, DI-boxen, podiummonitoren, luidsprekers en alle kabels.
  • Plan de stroomvoorziening vóór je het terrein indeelt. Tel het verbruik van geluid, LED-podiumlampen, catering en verlichting bij elkaar op en leg kabelmatten over alle kabels in looproutes; houd een stroomaggregaat achter de hand als netstroom onzeker is.
  • Maak uiterlijk 2 weken vooraf een terreinplattegrond met podium, publieksruimte, catering, toiletten, artiestenruimte en nooduitgangen. Zet publieksafzettingen en kabelroutes niet pas neer nadat de opbouw al begonnen is.
  • Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 6 uur voor aanvang. Zorg dat partytenten, podiumtapijt, batterijlantaarns en een alternatief voor kwetsbare apparatuur klaarstaan; een tent is geen vervanging voor een formeel veiligheids- of noodplan.
  • Koel dranken pas nadat je het verwachte bezoekersaantal hebt bevestigd en verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf. Plan de opbouw met aparte tijdvakken voor podium, geluid, licht en een volledige soundcheck, bij voorkeur minimaal 2 uur voor publieksontvangst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een openluchtconcert organiseren?
Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en artiesten. Reserveer techniek, catering, beveiliging en EHBO uiterlijk 6 tot 8 weken voor het concert.
Wanneer moet ik een vergunning voor een openluchtconcert aanvragen?
Controleer de lokale regels direct nadat de locatie vaststaat, bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. De behandelingstermijn verschilt per gemeente, dus wacht niet tot de uitnodigingen al zijn verstuurd.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een openluchtconcert?
Reken voor podium, stroom, geluid en licht op minimaal 4 tot 6 uur opbouw, afhankelijk van de installatie. Plan daarnaast minstens 2 uur voor soundcheck, technische controles en het oplossen van kabel- of stroomproblemen.
Wanneer controleer ik het weer voor een openluchtconcert?
Doe een eerste controle 48 uur vooraf en een tweede controle 6 uur voor aanvang. Leg op basis daarvan vast wie tenten, apparatuur, afzettingen en het noodplan aanpast; bij onweer moet je vooraf weten wanneer het programma wordt stilgelegd.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!