Checklist pour organiser un concert en plein air

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Commence par fixer la date et le lieu, puis vérifie les autorisations avant de confirmer les artistes et les prestataires. Garde au moins 4 à 6 semaines de marge pour les démarches administratives.
• Demande la fiche technique de chaque artiste dès la réservation. Compare-la avec la sonorisation prévue, les microphones, les boîtiers DI, les retours de scène et l’alimentation électrique disponible.
• Ne limite pas l’installation aux éléments visibles : prévois aussi des passe-câbles, des rallonges, des multiprises et un groupe électrogène si le réseau ne suffit pas. Teste chaque circuit avant l’arrivée du public.
• Vérifie les prévisions météo 72 heures puis 24 heures avant le concert. Les tentes, la moquette de scène, les lampes à piles et le plan d’urgence doivent être prêts avant que la météo ne se dégrade.
• Refroidis les boissons au moins 6 heures avant l’ouverture et confirme les quantités de vaisselle réutilisable. Recueille les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant afin de transmettre un chiffre fiable au catering.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert en plein air ?

Prévois au minimum 6 à 8 semaines pour un petit concert et davantage si le lieu nécessite plusieurs autorisations. Les artistes, la technique, la sécurité et le catering doivent idéalement être réservés dans les 4 premières semaines.

Quand faut-il demander les autorisations pour un concert en plein air ?

Dépose les demandes dès que la date et le lieu sont fixés, idéalement 6 à 8 semaines avant l’événement. Vérifie aussi les règles liées au bruit, à l’occupation de l’espace public, à l’électricité et aux horaires de fin.

Quand installer la scène et la sonorisation ?

Prévois l’installation de la scène, du son et de l’éclairage au moins 6 heures avant l’ouverture, ou la veille si le montage est important. Garde ensuite 2 heures pour les branchements, les tests techniques et les balances des artistes.

Quelle quantité de boissons prévoir pour un concert en plein air ?

Pour le premier service, compte environ 2 à 3 boissons par personne et par heure, puis ajuste selon la durée et la météo. Ajoute une marge de 10 à 15 % et refroidis les boissons au moins 6 heures avant le début.

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