Checklist para un concierto al aire libre

Organizar un concierto al aire libre exige cerrar primero la fecha, el lugar y los permisos, y después coordinar artistas, técnica, seguridad y catering. Esta checklist reúne 58 tareas y 52 elementos para que no se te escape nada, desde la hoja técnica hasta las alfombrillas para cables. Trabaja con un calendario de preparación y deja el montaje técnico para el día anterior o para varias horas antes de abrir las puertas. El tiempo y la electricidad son los dos puntos que más tarde suelen resolverse.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Comprobar permisos
2 personas
Contratar artistas
2 personas
Reservar técnica
2 personas
Reservar el catering
Reservar seguridad
Organizar primeros auxilios
Informar a los vecinos
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Publicar el programa
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Coordinar el plan de emergencia
3 personas
Distribuir el terreno
2 personas
Confirmar la programación de los artistas
2 personas
Comprobar la hoja técnica
2 personas
Finalizar la lista de compras
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
3 personas
Montar el escenario
5 personas
Instalar el sistema de sonido
4 personas
Montar la instalación de iluminación
3 personas
Conectar la alimentación eléctrica
3 personas
Delimitar la zona del público
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el puesto de catering
3 personas
Montar la zona de artistas
2 personas
Señalizar la ruta de acceso
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar los órdenes del programa
2 personas
Preparar los instrumentos
3 personas
Preparar el catering
4 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Realizar la prueba de sonido
4 personas
Realizar la comprobación de luces
3 personas

Evento

Recibir a los artistas
2 personas
Recibir al público
4 personas
Abrir el programa
Coordinar las actuaciones
3 personas
Servir el catering
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener limpia la zona del público
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Atender a los artistas
2 personas
Anunciar pausas
Acompañar la actuación final
3 personas
Hacer salir al público de forma segura
4 personas

Seguimiento

Cerrar catering
3 personas
Apagar el equipo
3 personas
Desmontar el escenario y el equipo técnico
5 personas
Recoger el mobiliario
4 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Clasificar el inventario
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Gestionar los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 12
Escalera del escenario
Carpas de fiestacant. 4
Mesas altascant. 12
Mesas de cervezacant. 8
Bancoscant. 12
Sillascant. 80
Mesas para artistascant. 4
Percheroscant. 2

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 4
Subwooferscant. 2
Monitores de escenariocant. 4
Micrófonoscant. 8
Soportes de micrófonocant. 8
Cajas DIcant. 4
Cables de altavozcant. 8
Cables de audiocant. 16
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 8
Generador
Alfombrillas para cablescant. 20
Alfombra para el escenario

Iluminación

Luces LED de escenariocant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Iluminación ambientalcant. 12
Linternas a pilascant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Copas de vinocant. 60
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Tazas de cafécant. 80
Bandejas de serviciocant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Contenedores para hielocant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzas de servircant. 8

Decoración

Telones de escenariocant. 4
Guirnaldascant. 10
Carteles del programacant. 4
Carteles direccionalescant. 10

Limpieza

Papeleracant. 12
Soportes para bolsas de basuracant. 12
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra permisos, artistas y proveedores antes de enviar las invitaciones: como referencia, intenta tenerlos confirmados al menos 4 semanas antes del concierto.
Publica el programa solo después de confirmar la programación de los artistas y revisar la hoja técnica. Así evitas anunciar horarios que luego cambian por necesidades de sonido o montaje.
Comprueba la previsión meteorológica 72 y 24 horas antes. Si hay carpas, generador o equipo de sonido en exterior, define por escrito quién decide un cambio y dónde se protege cada elemento.
Planifica la electricidad con un responsable técnico: separa sonido, iluminación y catering cuando sea posible, prueba el generador y coloca alfombrillas sobre todos los cables que crucen el paso del público.
No dejes bebidas, vasos y compras para el último momento. Enfría las bebidas con varias horas de margen y reserva una zona de carga, almacenamiento y mesas para artistas antes de distribuir el terreno.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto al aire libre?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para tener margen con permisos, artistas, técnica, seguridad y catering. Deja cerrados programa, compras y plan de emergencia como mínimo 7 días antes.
¿Qué permisos hacen falta para un concierto al aire libre?: Depende del municipio, del terreno, del horario y del nivel de sonido. Consulta al ayuntamiento y a los responsables del lugar al menos 6 semanas antes, porque algunos trámites requieren varias semanas.
¿Cuándo se monta el escenario y el equipo de sonido?: Reserva el montaje técnico para el día anterior cuando sea posible; si no, empieza al menos 6 horas antes de la llegada del público. Haz una prueba completa de mesa de mezclas, altavoces, monitores, micrófonos, iluminación y alimentación eléctrica.
¿Cuántas bebidas debo calcular para un concierto?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y entre 1 y 2 por cada hora adicional, ajustando según la duración y la temperatura. Enfría una primera tanda con varias horas de margen y guarda una reserva accesible para la reposición.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.