Open-Air-Konzert organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Kläre Genehmigungen und Anwohnerinformation mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Konzert. Bei Open-Air-Veranstaltungen können Lärm, Ausschank, Rettungswege und Nutzungszeiten getrennt geregelt sein.
• Buche Technik nicht nur nach der Bühnenfläche: Der technische Rider legt fest, wie viele Mikrofone, DI-Boxen, Monitore und Anschlüsse die Künstler benötigen. Lass die Tonplanung spätestens 14 Tage vorher bestätigen.
• Plane den Strombedarf für Mischpult, Lautsprecher, Subwoofer, Licht und Catering gemeinsam. Wenn kein geeigneter Anschluss vorhanden ist, muss ein Stromaggregat eingeplant und die Kabelwege mit Kabelmatten gesichert werden.
• Lege für Aufbau und Soundcheck feste Zeitfenster fest. Bühne, Beschallung und Licht sollten mehrere Stunden vor Einlass stehen, damit Fehler nicht erst während des ersten Auftritts auffallen.
• Prüfe die Wettervorhersage 48 und 24 Stunden vor Beginn und stimme den Notfallplan mit Sicherheit und Erster Hilfe ab. Partyzelte, Batterielaternen und eine klare Regelung für Unterbrechung oder Abbruch sollten dann bereits verfügbar sein.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Open-Air-Konzert planen?

Starte mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Künstler, Technik, Sicherheit und Catering brauchen oft unterschiedliche Vorlaufzeiten; bei größeren Konzerten sind 3 bis 6 Monate realistischer.

Was brauche ich für die Tontechnik bei einem Open-Air-Konzert?

Typisch sind Mischpult, Lautsprecher, Subwoofer, Bühnenmonitore, Mikrofone, Mikrofonständer, DI-Boxen und passende Audio- und Lautsprecherkabel. Der technische Rider sollte mindestens 14 Tage vor dem Konzert geprüft und bestätigt werden.

Wann sollte die Bühne beim Open-Air-Konzert aufgebaut sein?

Plane den Bühnen- und Technikaufbau so, dass mindestens 3 bis 4 Stunden vor Einlass ein Soundcheck möglich ist. Für größere Anlagen oder mehrere Künstler solltest du einen ganzen Aufbautag einrechnen.

Wie viel Getränke brauche ich für ein Open-Air-Konzert?

Rechne bei warmem Wetter mit etwa 0,5 bis 0,75 Litern alkoholfreien Getränken pro Person für die ersten drei Stunden, zusätzlich zu Bier oder Wein. Getränke sollten spätestens am Vortag gekühlt werden; für Personal und Künstler brauchst du eine separate Reserve.

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