Openluchtconcert organiseren: checklist en planning
Een openluchtconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen artiesten en een podium vastleggen. Je regelt tegelijk vergunningen, stroom, geluid, veiligheid, catering en een plan voor slecht weer. Begin met locatie, vergunning en artiesten, en werk daarna toe naar techniek, bezoekersregistratie en de opbouwdag. Deze checklist helpt je de 79 taken in de juiste volgorde af te werken en voorkomt dat zaken als kabelgoten, betaalmiddelen of dieetwensen pas op het laatste moment opvallen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Vergunning aanvragen
Artiesten bevestigen
Geluidsinstallatie reserveren
Stroomvoorziening vastleggen
Catering reserveren
Beveiliging regelen
EHBO-afspraken maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma publiceren
Weersverwachting controleren
Slechtweerplan bevestigen
2 personen
Bezoekerslijst afdrukken
Artiesteninformatie versturen
Materialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Muziekbestanden verzamelen
Kassa en betaalmiddelen klaarzetten
2 personen
Locatie inspecteren
3 personen
Leveringen ontvangen
3 personen
Podium opbouwen
4 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Stroomkabels beveiligen
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Bar inrichten
3 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Toegangsroute markeren
2 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Soundcheck uitvoeren
4 personen
Catering koelen
2 personen
Crewbriefing houden
4 personen
Event
Entree bemannen
3 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma aankondigen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
4 personen
Eerste optreden begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet bijvullen
2 personen
Publieksterrein schoonhouden
2 personen
Tweede optreden begeleiden
2 personen
Artiesten voorzien van water
Lichtstanden bedienen
Derde optreden begeleiden
2 personen
Warme hapjes serveren
3 personen
Barvoorraad controleren
Hoofdoptreden begeleiden
3 personen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers veilig laten vertrekken
4 personen
Bar sluiten
3 personen
Nazorg
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Voedsel veilig opbergen
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein opruimen
4 personen
Tafels en stoelen afnemen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Podium afbreken
4 personen
Geluidsinstallatie afbreken
4 personen
Verlichting afbreken
2 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Geleende spullen controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 100
- Barkrukkenaantal 8
- Biertafelsaantal 6
- Statafelsaantal 8
- Podiumdelenaantal 12
- Artiestenstoelenaantal 8
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 150
- Koffiekopjesaantal 40
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Serveerschalenaantal 12
- Opscheplepelsaantal 8
- Koffiekannenaantal 4
Apparatuur
- PA-speakersaantal 2
- Subwoofersaantal 2
- Mengpaneel
- Podiumkabelsaantal 20
- Microfoonsaantal 6
- Microfoonstatievenaantal 6
- DI-boxenaantal 4
- Koptelefoonaantal 2
- Stroomhaspelsaantal 6
- Verdeelstekkersaantal 10
- Kabelgotenaantal 12
Verlichting
- LED-lichtbalkenaantal 8
- Podiumspotsaantal 4
- Sfeerverlichtingaantal 10
- Batterijlantaarnsaantal 8
- Lichtstatievenaantal 4
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Eventpostersaantal 10
- Podiumachterdoek
- Tafeldecoratieaantal 12
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- IJsboxenaantal 3
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Inductiekookplatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Serveerbestekaantal 12
- Barbakkenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Schoonmaakemmersaantal 3
- Recyclingbakkenaantal 4
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Brandblussersaantal 2
- Afzethekkenaantal 12
- Zaklampenaantal 6
- Waarschuwingshesjesaantal 10
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg vergunning, locatie en stroomvoorziening vroeg vast. Controleer uiterlijk enkele weken voor het concert ook de geluidsafspraken en de plek waar stroomhaspels, verdeelstekkers en kabelgoten komen.
- Plan de techniek niet pas op de concertdag. Reserveer geluidsinstallatie, PA-speakers, subwoofers, microfoons en statieven en laat vóór de bezoekers komen een volledige soundcheck uitvoeren.
- Maak het slechtweerplan concreet. Bevestig vooraf wanneer je partytenten inzet, wat er met het podium en de apparatuur gebeurt en wie de beslissing neemt bij regen of harde wind.
- Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en geef het definitieve aantal door aan de catering. Koel dranken pas nadat de opslag en uitgifte zijn gecontroleerd, zodat je niet zonder gekoelde voorraad zit.
- Maak op de dag zelf een vaste controlevolgorde: locatie inspecteren, leveringen ontvangen, podium en licht opbouwen, materialen nalopen en daarna kassa, betaalmiddelen en bezoekerslijst klaarzetten. Houd voor iedere leverancier één aanspreekpunt beschikbaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een openluchtconcert organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met locatie, vergunning en artiesten. Reserveer techniek, catering, beveiliging en EHBO zodra de datum vaststaat; de laatste week gebruik je voor bevestigingen en weerscontrole.
- Wanneer moet ik een vergunning voor een openluchtconcert aanvragen?
- Vraag de vergunning aan zodra locatie en datum bekend zijn, bij voorkeur minimaal 8 weken voor het concert. Controleer bij de gemeente welke termijn geldt, want behandeling kan langer duren als ook geluid, verkeer of alcohol onderdeel van het plan is.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een openluchtconcert?
- Reserveer minimaal 4 tot 6 uur voor podium, geluid, verlichting, stroom en publieksinrichting. Plan daarna nog 60 tot 90 minuten voor testen, soundcheck, veiligheidscontrole en het klaarzetten van kassa en bezoekerslijst.
- Wat moet ik doen bij regen tijdens een openluchtconcert?
- Neem uiterlijk 48 uur vooraf een besluit op basis van de weersverwachting en bevestig het slechtweerplan met alle betrokkenen. Gebruik alleen partytenten en bescherming die geschikt zijn voor de omstandigheden en verplaats of bescherm apparatuur volgens een vooraf afgesproken procedure.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!