Checklist para organizar un concierto al aire libre

Organizar un concierto al aire libre exige coordinar escenario, artistas, público y servicios técnicos en un orden claro. Empieza por reservar el lugar y solicitar los permisos; después confirma artistas, sonido, electricidad, catering y seguridad. La previsión meteorológica y un plan alternativo deben estar cerrados antes de enviar toda la información al público. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios para llegar al montaje con menos imprevistos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Solicitar permiso
Confirmar a los artistas
Reservar el equipo de sonido
Asegurar el suministro eléctrico
Reservar el catering
Organizar la seguridad
Organizar primeros auxilios
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Publicar el programa
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar el plan para mal tiempo
2 personas
Imprimir la lista de visitantes
Enviar la información de los artistas
Comprobar los materiales
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Reunir archivos de música
Preparar la caja y los medios de pago
2 personas
Inspeccionar el lugar
3 personas
Recibir entregas
3 personas
Montar el escenario
4 personas
Montar el sistema de sonido
4 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Asegurar los cables eléctricos
3 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar carpas
4 personas
Montar la barra
3 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Señalizar la ruta de acceso
2 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Hacer la prueba de sonido
4 personas
Refrigerar el catering
2 personas
Realizar briefing al personal
4 personas

Evento

Atender la entrada
3 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Anunciar el programa
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
4 personas
Acompañar la primera actuación
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Mantener limpia la zona del público
2 personas
Acompañar la segunda actuación
2 personas
Proporcionar agua a los artistas
Controlar las luces
Acompañar la tercera actuación
2 personas
Servir aperitivos calientes
3 personas
Comprobar las existencias del bar
Coordinar la actuación principal
3 personas
Anunciar la última ronda
Hacer que los visitantes salgan de forma segura
4 personas
Cerrar el bar
3 personas

Seguimiento

Apagar el sistema de sonido
2 personas
Almacenar los alimentos de forma segura
2 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Limpiar mesas y sillas
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Desmontar el escenario
4 personas
Desmontar el sistema de sonido
4 personas
Desmontar la iluminación
2 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Comprobar los objetos prestados
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Llevar la basura
2 personas
Recoger objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 100
Taburetes de barcant. 8
Mesas de cervezacant. 6
Mesas altascant. 8
Piezas de escenariocant. 12
Sillas para artistascant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 40
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 8
Jarras de cafécant. 4

Equipo

Altavoces de PAcant. 2
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Cables del escenariocant. 20
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Auricularescant. 2
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 10
Canaletas para cablescant. 12

Iluminación

Barras de luz LEDcant. 8
Focos de escenariocant. 4
Iluminación ambientalcant. 10
Linternas a pilascant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 12
Carteles del eventocant. 10
Telón de fondo del escenario
Decoración de mesacant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Cajas de hielocant. 3
Bandejas para mantener calientecant. 4
Placas de induccióncant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cubiertos de serviciocant. 12
Bandejas para barbacoacant. 6

Limpieza

Papeleracant. 10
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cubos de limpiezacant. 3
Contenedores de reciclajecant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 2
Vallas de separacióncant. 12
Linternascant. 6
Chalecos reflectantescant. 10

Catering

Compras

Consejos

Cierra el lugar y los permisos antes de confirmar la fecha públicamente. Reserva también el equipo de sonido y comprueba con el recinto cuánta potencia eléctrica tendrás disponible.
Define el aforo y el registro con antelación. Recoge las preferencias dietéticas al menos 7 días antes para que el catering pueda preparar las cantidades correctas.
Publica el programa y envía a los artistas los horarios, accesos y necesidades técnicas con varios días de margen. Así pueden revisar micrófonos, cajas DI, cables y soportes antes de llegar.
Comprueba el pronóstico 48 horas antes y confirma el plan para mal tiempo. Las carpas protegen al público y al catering, pero el escenario, los cables y la electricidad necesitan una revisión específica de seguridad.
Enfría las bebidas y prepara los aperitivos el mismo día, dejando lista la caja y los medios de pago antes de abrir. Reserva tiempo para recibir entregas, inspeccionar el lugar y montar el escenario sin hacerlo mientras llega el público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que pedir permiso para un concierto al aire libre?: Solicítalo en cuanto tengas lugar y fecha, preferiblemente entre 8 y 12 semanas antes. Los plazos dependen del municipio y pueden incluir requisitos de ruido, aforo, seguridad y electricidad.
¿Cuándo hay que reservar el equipo de sonido?: Resérvalo al confirmar a los artistas y, como mínimo, 4 semanas antes del concierto. Envía la información técnica de cada actuación para calcular altavoces, subwoofers, micrófonos, mesa de mezclas y conexiones.
¿Cuánta bebida necesito para un concierto al aire libre?: Calcula de 2 a 3 bebidas por persona durante la primera hora y alrededor de 1 por persona por cada hora adicional. Añade agua suficiente para todo el público, artistas y equipo, especialmente si hace calor.
¿Cuándo debo preparar el plan para la lluvia?: Ciérralo al menos 7 días antes y vuelve a comprobarlo 48 horas antes. Define qué zonas se cubren con carpas, cómo se protege el escenario y quién decide si se retrasa, se traslada o se cancela el concierto.

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