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Open-Air-Konzert organisieren: die praktische Checkliste

Ein Open-Air-Konzert steht und fällt mit Genehmigungen, Strom, Ton und einem belastbaren Schlechtwetterplan. Beginne mehrere Monate vorher mit Location, Künstlern und Technik; kurz vor dem Termin zählen Besucherlisten, gekühlte Getränke und ein kontrollierter Aufbau. Plane außerdem Zeit für Lieferungen, Soundcheck und die Prüfung aller Kabel ein. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung, damit am Veranstaltungstag nicht die kleinen, spät bemerkten Dinge fehlen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Genehmigung beantragen

  • Künstler bestätigen

  • Tonanlage reservieren

  • Stromversorgung festlegen

  • Catering reservieren

  • Sicherheitsdienst organisieren

  • Erste-Hilfe-Absprachen treffen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm veröffentlichen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Schlechtwetterplan bestätigen

    2 Personen

  • Besucherliste ausdrucken

  • Künstlerinformationen versenden

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Musikdateien sammeln

  • Kasse und Zahlungsmittel bereitstellen

    2 Personen

  • Location inspizieren

    3 Personen

  • Lieferungen entgegennehmen

    3 Personen

  • Bühne aufbauen

    4 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    4 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Stromkabel sichern

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Bar einrichten

    3 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Zufahrtsweg markieren

    2 Personen

  • Informationsschilder aufstellen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Station einrichten

    2 Personen

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    4 Personen

  • Catering kühlen

    2 Personen

  • Crew-Briefing abhalten

    4 Personen

Event

  • Eingang besetzen

    3 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Programm ankündigen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke servieren

    4 Personen

  • Ersten Auftritt begleiten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet nachfüllen

    2 Personen

  • Publikumsbereich sauber halten

    2 Personen

  • Zweiten Auftritt betreuen

    2 Personen

  • Künstler mit Wasser versorgen

  • Lichtstimmungen steuern

  • Dritten Auftritt begleiten

    2 Personen

  • Warme Snacks servieren

    3 Personen

  • Barvorrat kontrollieren

  • Hauptauftritt begleiten

    3 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Besucher sicher abreisen lassen

    4 Personen

  • Bar schließen

    3 Personen

Nachbereitung

  • Anlage ausschalten

    2 Personen

  • Lebensmittel sicher verstauen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Gelände aufräumen

    4 Personen

  • Tische und Stühle abwischen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Bühne abbauen

    4 Personen

  • Beschallungsanlage abbauen

    4 Personen

  • Beleuchtung abbauen

    2 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Geliehene Gegenstände überprüfen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Müll entsorgen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • KlappischeAnz. 10
  • KlappstühleAnz. 100
  • BarhockerAnz. 8
  • BiertischeAnz. 6
  • StehtischeAnz. 8
  • BühnenelementeAnz. 12
  • KünstlerstühleAnz. 8

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 40
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 8
  • KaffeekannenAnz. 4

Ausstattung

  • PA-LautsprecherAnz. 2
  • SubwooferAnz. 2
  • Mischpult
  • BühnkabelAnz. 20
  • MikrofoneAnz. 6
  • MikrofonständerAnz. 6
  • DI-BoxenAnz. 4
  • KopfhörerAnz. 2
  • KabeltrommelnAnz. 6
  • SteckdosenleistenAnz. 10
  • KabelkanäleAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-LichtleistenAnz. 8
  • BühnenstrahlerAnz. 4
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 10
  • BatterielaternenAnz. 8
  • LichtstativeAnz. 4

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 12
  • EventplakateAnz. 10
  • Bühnenhintergrund
  • TischdekorationAnz. 12

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 3
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • InduktionskochplattenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierbesteckAnz. 12
  • BarbänkeAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • PutzeimerAnz. 3
  • RecyclingbehälterAnz. 4

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • FeuerlöscherAnz. 2
  • AbsperrgitterAnz. 12
  • TaschenlampenAnz. 6
  • WarnwestenAnz. 10

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Beantrage die Genehmigung möglichst 8 bis 12 Wochen vor dem Konzert und kläre dabei Auflagen zu Lärm, Rettungswegen und Veranstaltungszeiten. Ohne diese Rückmeldung solltest du weder Einladungen noch das Programm endgültig veröffentlichen.
  • Plane für die Stromversorgung getrennte Anschlüsse für Ton, Licht und Catering ein. Prüfe Kabeltrommeln, Steckdosenleisten und Kabelkanäle spätestens beim Aufbau, damit keine Leitung quer über Laufwege liegt.
  • Bestätige den Schlechtwetterplan mindestens 48 Stunden vor Beginn anhand der Wettervorhersage. Lege vorher fest, ob Partyzelte ausreichen, das Konzert verschoben wird oder die Veranstaltung abgesagt werden muss.
  • Reserviere Sicherheitsdienst und Erste-Hilfe-Unterstützung nicht erst für den Veranstaltungstag. Teile ihnen spätestens eine Woche vorher Geländeplan, Einlass, Bühne, Fluchtwege und erwartete Besucherzahl mit.
  • Kühle Getränke erst nach der letzten Lieferkontrolle und rechne für das erste Konzertstündchen mit zwei bis drei Getränken pro Person. Stelle Kasse und Zahlungsmittel vor dem Einlass bereit und drucke die Besucherliste mindestens einmal aus.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Open-Air-Konzert anmelden?
Rechne je nach Ort mit 8 bis 12 Wochen Vorlauf für Genehmigungen. Sobald Location, Termin und erwartete Besucherzahl feststehen, solltest du die Unterlagen einreichen.
Wann sollte ich die Tonanlage für ein Open-Air-Konzert reservieren?
Reserviere PA-Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone und Bühnenkabel idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Plane am Veranstaltungstag mindestens 3 Stunden für Aufbau, Verkabelung und Soundcheck ein.
Wie lange vor dem Konzert muss der Schlechtwetterplan feststehen?
Bestätige die Entscheidung spätestens 48 Stunden vor Beginn und prüfe die Wetterlage am Veranstaltungstag erneut. Partyzelte, Beleuchtung und Stromversorgung müssen auch bei der Ausweichlösung funktionieren.
Wann soll ich Getränke und Snacks für ein Open-Air-Konzert vorbereiten?
Kühle die Getränke am Vortag und bereite Snacks am Veranstaltungstag so spät wie möglich vor. Für das erste Konzertstündchen sind zwei bis drei Getränke pro Person eine brauchbare Planungsgröße.

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