Organiser un concert en plein air sans rien oublier

Un concert en plein air demande de coordonner le lieu, les autorisations, les artistes, la technique et l’accueil du public. Commence par bloquer la date et obtenir les accords nécessaires, puis avance vers la programmation, la sécurité et la logistique. Les dernières 48 heures servent surtout à vérifier la météo, réceptionner les livraisons, tester le matériel et préparer les boissons et les encas. Cette checklist regroupe les 79 tâches et 55 fournitures du plan, dans l’ordre où tu en as besoin.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Demander une autorisation
Confirmer les artistes
Réserver la sono
Prévoir l’alimentation électrique
Réserver le catering
Organiser la sécurité
Prendre les dispositions de premiers secours
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Publier le programme
Vérifier les prévisions météo
Confirmer le plan en cas de mauvais temps
2 personnes
Imprimer la liste des visiteurs
Envoyer les informations sur les artistes
Vérifier le matériel
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Rassembler les fichiers musicaux
Installer la caisse et les moyens de paiement
2 personnes
Inspecter le lieu
3 personnes
Réception des livraisons
3 personnes
Monter la scène
4 personnes
Installer le système de sonorisation
4 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Sécuriser les câbles électriques
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Balisage de l’accès
2 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
Refroidir le catering
2 personnes
Tenir le briefing de l’équipe
4 personnes

Événement

Tenir l'entrée
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Annoncer le programme
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Encadrer la première prestation
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Maintenir la propreté de l’espace public
2 personnes
Accompagner la deuxième prestation
2 personnes
Fournir de l’eau aux artistes
Gérer les réglages d’éclairage
Accompagner le troisième spectacle
2 personnes
Servir les amuse-bouches chauds
3 personnes
Vérifier le stock du bar
Encadrer la prestation principale
3 personnes
Annoncer le dernier tour
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
4 personnes
Fermer le bar
3 personnes

Suivi

Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Stocker les aliments en toute sécurité
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Ranger le site
4 personnes
Essuyer les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Démonter le système de sonorisation
4 personnes
Démonter l’éclairage
2 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 100
Tabourets de barqté 8
Tables de bièreqté 6
Tables hautesqté 8
Éléments de podiumqté 12
Chaises pour artistesqté 8

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Pichets à caféqté 4

Équipement

Haut-parleurs PAqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Câbles de scèneqté 20
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Casque audioqté 2
Enrouleurs électriquesqté 6
Multiprisesqté 10
Goulottes de câblesqté 12

Éclairage

Barres lumineuses LEDqté 8
Projecteurs de scèneqté 4
Éclairage d’ambianceqté 10
Lampes à pilesqté 8
Pieds d’éclairageqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Affiches de l’événementqté 10
Fond de scène
Décoration de tableqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs à glaceqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Plaques à inductionqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Couverts de serviceqté 12
Plateaux de barqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seaux de nettoyageqté 3
Bacs de recyclageqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Barrières de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 6
Gilets de sécuritéqté 10

Catering

Courses

Conseils

Demande l’autorisation au moins 6 à 8 semaines avant le concert : elle peut concerner l’occupation du lieu, le bruit, la sécurité et l’alimentation électrique. Garde les confirmations écrites au même endroit.
Confirme la sonorisation, les microphones, les câbles, les enceintes et l’alimentation électrique au plus tard 2 semaines avant. Prévois une marge de câbles et teste chaque branchement avant l’arrivée du public.
Pour l’accueil, finalise les inscriptions 3 à 5 jours avant, puis imprime la liste des visiteurs le jour même. Recueille les besoins alimentaires avant la commande du catering afin d’éviter les repas manquants.
Vérifie les prévisions météo 72 heures puis 24 heures avant l’événement. Ton plan de repli doit préciser qui décide, à quelle heure, où déplacer la scène et comment informer les artistes et le public.
Réserve au moins 2 heures avant l’ouverture pour inspecter le lieu, monter la scène, installer les câbles dans leurs goulottes, refroidir les boissons et effectuer un test son et lumière complet.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert en plein air ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, demander les autorisations, confirmer les artistes, organiser la sécurité et réserver la sonorisation sans devoir tout traiter dans les derniers jours.
Quand demander l’autorisation pour un concert en plein air ?: Dépose la demande au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Vérifie aussi si une autorisation distincte est nécessaire pour le bruit, l’occupation du domaine public ou l’installation de structures.
Quand vérifier la météo pour un concert en plein air ?: Fais une première vérification 72 heures avant, puis une nouvelle 24 heures avant et le matin du concert. À chaque étape, confirme si le plan prévu reste applicable et informe rapidement les artistes, l’équipe et le public en cas de changement.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un concert en plein air ?: Réserve au minimum 2 heures pour l’installation finale sur place, en plus du temps de montage de la scène et de la sonorisation. Garde ensuite au moins 30 minutes pour le test audio, l’éclairage, la caisse et le contrôle des accès avant l’ouverture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.