Checklist voor een openingsconcert organiseren

Een openingsconcert vraagt om meer dan artiesten en een podium. Je legt eerst datum, programma, locatie, contracten en vergunningen vast; daarna regel je kaartverkoop, promotie, techniek en publieksbegeleiding. In de laatste week draait alles om bevestigen: geluids- en lichtplan, artiesteninformatie, vrijwilligers, catering en bewegwijzering. Op de dag zelf controleer je podium, publieksruimte, kabels, dranken en de entree voordat de eerste bezoekers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Artiesten bevestigen
2 personen
Contracten controleren
2 personen
Locatie en publieksruimte reserveren
Vergunningen en meldingen regelen
Geluidsplan opstellen
2 personen
Lichtplan opstellen
2 personen
Promotietekst schrijven
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online kaartverkoop openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Techniek bevestigen
2 personen
Artiesteninformatie verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Programma naar team sturen
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
Naambadges maken
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Podium en publieksruimte afzetten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Lichtinstallatie opbouwen
2 personen
Stroompunten veilig aansluiten
2 personen
Podium decoreren
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Toiletten controleren
Artiestenkleedkamer inrichten
2 personen
Technische soundcheck uitvoeren
3 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Optredens doornemen
3 personen
Entreepersoneel instrueren
2 personen

Event

Publiek ontvangen
4 personen
Kaarten controleren
3 personen
Garderobe beheren
2 personen
Openingswoord verzorgen
Optreden eerste act begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Publieksruimte schoonhouden
2 personen
Artiesten begeleiden
2 personen
Pauzeprogramma aankondigen
Optreden tweede act begeleiden
3 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Publieksvragen afhandelen
Optreden hoofdact begeleiden
3 personen
Slotwoord verzorgen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Garderobe afronden
2 personen

Nazorg

Geluidsinstallatie afbouwen
3 personen
Lichtinstallatie afbouwen
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Restafval wegbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Podiumtrap
Statafelsaantal 8
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 120
Kleedkamerstoelenaantal 8
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 120
Entreebalie

Apparatuur

Mengtafel
PA-speakersaantal 2
Monitor-speakersaantal 2
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
XLR-kabelsaantal 12
Jack-kabelsaantal 8
Multistekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 10
Kabelgotenaantal 12

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 12
Lichtstatievenaantal 4
Lichtsnoerenaantal 6

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 100
Serveerlepelsaantal 8
Schaaltjesaantal 20

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveerbladenaantal 12
Scharenaantal 3

Decoratie

Podiumachterdoek
Vlaggenlijnaantal 6
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Tafelkledenaantal 14
Bloemstukkenaantal 8
Naambadgesaantal 30
Badgehoudersaantal 30
Pijlbordenaantal 12
Programmafoldersaantal 150
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezem en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig techniek uiterlijk 7 dagen vooraf. Controleer of mengtafel, PA- en monitor-speakers, microfoons, DI-boxen, kabels en multistekkerdozen bij elkaar passen en leg het geluidsplan met de technicus vast.
Plan de opbouw met een vaste eindtijd. Podiumdelen, podiumtrap, lichtstatieven en kabelgoten moeten staan voordat de soundcheck begint; houd minimaal 60 minuten vrij voor testen en bijstellen.
Verzamel artiesteninformatie en dieetwensen uiterlijk 5 dagen vooraf. Zo kun je kleedkamerstoelen, catering, koffie en servies klaarzetten zonder op de concertdag nog achter ontbrekende gegevens aan te gaan.
Maak de publieksroute zichtbaar vóór de deuren openen. Zet entreebalie, garderoberekken, kledinghangers, naambadges en bewegwijzering klaar en wijs per publiekszone minstens één vrijwilliger aan.
Controleer de drankvoorraad in het laatste uur vóór aanvang. Zet herbruikbare drinkglazen en wijnglazen klaar, koel de dranken op tijd en leg koffie, kopjes, borden, vorken en messen apart van de techniek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een openingsconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, artiesten, locatie en contracten. Regel vergunningen, promotie en kaartverkoop daarna zo snel mogelijk; plan de laatste week uitsluitend voor bevestigingen en controles.
Wanneer moet ik de techniek voor een openingsconcert bevestigen?: Bevestig de techniek uiterlijk 7 dagen voor het concert en controleer op dat moment het geluidsplan en lichtplan. Reserveer op de dag zelf minimaal 60 minuten voor opbouw, bekabeling en soundcheck.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een openingsconcert?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Tel extra voorraad op basis van de verwachte duur en controleer uiterlijk 1 uur voor aanvang of alles koud staat en er genoeg drinkglazen zijn.
Wanneer moet de kaartverkoop voor een openingsconcert starten?: Open de online kaartverkoop zodra datum, programma, locatie en artiesten definitief zijn, bij voorkeur 6 tot 8 weken voor het concert. Verwerk aanmeldingen doorlopend en verzamel dieetwensen uiterlijk 5 dagen vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.