Checklist para organizar un concierto inaugural

Un concierto inaugural combina programación artística, producción técnica y atención al público en un mismo día. Esta checklist te ayuda a ordenar las 68 tareas y los 63 materiales del plan, desde fijar la fecha y confirmar a los artistas hasta cerrar el acceso al escenario. Reserva pronto el espacio, tramita los permisos y define sonido e iluminación antes de abrir la venta de entradas. En la última semana, concentra la información del equipo, la señalización, el catering y las comprobaciones del recinto.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Confirmar a los artistas
2 personas
Revisar contratos
2 personas
Reservar la ubicación y el espacio para el público
Gestionar permisos y notificaciones
Elaborar el plan de sonido
2 personas
Elaborar el plan de iluminación
2 personas
Escribir texto promocional
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir la venta de entradas online
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Pedir el catering
Confirmar la técnica
2 personas
Recopilar información de los artistas
Asignar voluntarios
2 personas
Enviar el programa al equipo
Preparar la señalización
2 personas
Hacer tarjetas de identificación
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar catering no perecedero
2 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Cerrar el acceso al escenario y al área del público
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Montar la instalación de iluminación
2 personas
Conectar de forma segura los puntos de electricidad
2 personas
Decorar el escenario
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Comprobar los baños
Montar el camerino de los artistas
2 personas
Realizar la prueba técnica de sonido
3 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Repasar las actuaciones
3 personas
Instruir al personal de entrada
2 personas

Evento

Recibir al público
4 personas
Comprobar los mapas
3 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Dar el discurso de apertura
Acompañar la actuación del primer artista
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener limpia la zona del público
2 personas
Acompañar a los artistas
2 personas
Anunciar el programa del descanso
Coordinar la actuación del segundo acto
3 personas
Reponer el bufé
2 personas
Atender las preguntas del público
Acompañar la actuación del artista principal
3 personas
Preparar el discurso de clausura
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Terminar el guardarropa
2 personas

Seguimiento

Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Desmontar la instalación de luces
2 personas
Recoger el catering
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar la catering sobrante
2 personas
Llevar los residuos a la basura
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Escalera del escenario
Mesas altascant. 8
Mesascant. 6
Sillascant. 120
Sillas del vestuariocant. 8
Percheroscant. 3
Perchascant. 120
Mostrador de entrada

Equipo

Mesa de mezclas
Altavoces de PAcant. 2
Monitores de escenariocant. 2
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Cables XLRcant. 12
Cables jackcant. 8
Regletas múltiplescant. 8
Cables alargadorescant. 10
Canaletas para cablescant. 12

Iluminación

Luces LED de escenariocant. 8
Iluminación ambientalcant. 12
Trípodes de iluminacióncant. 4
Guirnaldas de lucescant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 150
Tenedorescant. 150
Cuchilloscant. 150
Cucharascant. 100
Cucharones de servircant. 8
Cuencoscant. 20

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 3
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 4
Bandejas de serviciocant. 12
Tijerascant. 3

Decoración

Telón de fondo del escenario
Guirnalda de banderinescant. 6
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Mantelescant. 14
Arreglos floralescant. 8
Credencialescant. 30
Portabadgescant. 30
Carteles direccionalescant. 12
Folletos del programacant. 150
Cinta adhesivacant. 6
Bridascant. 100

Limpieza

Papeleracant. 10
Escoba y recogedorcant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Paños de microfibracant. 20
Escobillas de bañocant. 2
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y los contratos antes de anunciar el concierto. Deja al menos 6 semanas para confirmar artistas, revisar condiciones y preparar la comunicación.
Tramita permisos y notificaciones antes de abrir la venta online. Comprueba también si el recinto exige documentación específica para sonido, público o montaje técnico.
Envía el plan de sonido y de iluminación a la técnica con tiempo suficiente para revisar mesa de mezclas, PA, monitores, micrófonos, soportes, cables y regletas.
Recopila las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y encarga el catering con varios días de margen. El día anterior puedes enfriar las bebidas y dejar preparado el catering no perecedero.
Haz una comprobación completa del recinto el mismo día: escenario, escalera, sillas, entrada, camerinos, señalización, canaletas para cables y accesos. Antes de abrir, cierra el paso al escenario y al área del público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto inaugural?: Empieza al menos 6 semanas antes para fijar la fecha, confirmar artistas, revisar contratos y reservar el espacio. Si necesitas permisos complejos o una producción técnica amplia, añade otras 2 a 4 semanas.
¿Cuándo debo abrir la venta de entradas online?: Ábrela cuando estén confirmados el programa, los artistas, el lugar y las condiciones básicas de acceso. Como referencia, puedes hacerlo entre 4 y 6 semanas antes del concierto.
¿Cuándo se prepara el plan de sonido y de iluminación?: Prepara ambos planes al menos 3 semanas antes y envíalos al equipo técnico. Así todavía hay tiempo para confirmar equipos, conexiones, posiciones de escenario y necesidades de los artistas.
¿Cuándo debo pedir el catering para el concierto?: Recoge las preferencias dietéticas durante las inscripciones y confirma el pedido entre 5 y 7 días antes. Compra y enfría las bebidas el día anterior, y prepara entonces los alimentos no perecederos.

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