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Eröffnungskonzert organisieren: Checkliste für die Planung

Ein Eröffnungskonzert braucht mehr als ein Programm und eine Bühne. Künstler, Verträge, Genehmigungen, Technik, Einlass, Catering und Helfer müssen in der richtigen Reihenfolge zusammenpassen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Terminplanung bis zur Kontrolle von Bühne und Publikumsbereich. Besonders leicht werden Technikdetails, Ernährungswünsche und die Ausgabe von Informationen an das Team zu spät erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Künstler bestätigen

    2 Personen

  • Verträge prüfen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort und Publikumsbereich reservieren

  • Genehmigungen und Meldungen regeln

  • Beschallungskonzept erstellen

    2 Personen

  • Lichtplan erstellen

    2 Personen

  • Werbetext schreiben

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Online-Ticketverkauf eröffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering bestellen

  • Technik bestätigen

    2 Personen

  • Künstlerinformationen sammeln

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Programm an das Team senden

  • Beschilderung vorbereiten

    2 Personen

  • Namensschilder erstellen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Lagerfähiges Catering bereitstellen

    2 Personen

  • Ort überprüfen

    2 Personen

  • Bühne und Publikumsbereich absperren

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    3 Personen

  • Lichtanlage aufbauen

    2 Personen

  • Stromanschlüsse sicher verbinden

    2 Personen

  • Bühne dekorieren

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Eingangstresen einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Kaffee- und Teebereich einrichten

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Künstlergarderobe einrichten

    2 Personen

  • Technischen Soundcheck durchführen

    3 Personen

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Auftritte durchgehen

    3 Personen

  • Einlasspersonal instruieren

    2 Personen

Event

  • Publikum empfangen

    4 Personen

  • Karten kontrollieren

    3 Personen

  • Garderobe verwalten

    2 Personen

  • Eröffnungsrede halten

  • Auftritt des ersten Acts begleiten

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Publikumsbereich sauber halten

    2 Personen

  • Künstler betreuen

    2 Personen

  • Pausenprogramm ankündigen

  • Auftritt des zweiten Acts betreuen

    3 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Publikumsfragen bearbeiten

  • Auftritt des Hauptacts begleiten

    3 Personen

  • Schlusswort halten

  • Publikum zum Ausgang begleiten

    3 Personen

  • Garderobe abschließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage abbauen

    3 Personen

  • Lichtanlage abbauen

    2 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Catering einlagern

    2 Personen

  • Restmüll wegbringen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BühnenelementeAnz. 6
  • Bühnentreppe
  • StehtischeAnz. 8
  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 120
  • UmkleidestühleAnz. 8
  • GarderobenständerAnz. 3
  • KleiderbügelAnz. 120
  • Eingangsbereich

Ausstattung

  • Mischpult
  • PA-LautsprecherAnz. 2
  • MonitorlautsprecherAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 6
  • MikrofonständerAnz. 6
  • DI-BoxenAnz. 4
  • XLR-KabelAnz. 12
  • Jack-KabelAnz. 8
  • MehrfachsteckdosenAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • KabelkanäleAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-BühnenlichterAnz. 8
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 12
  • LichtstativeAnz. 4
  • LichterkettenAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
  • WeingläserAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 150
  • GabelnAnz. 150
  • MesserAnz. 150
  • LöffelAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 8
  • SchälchenAnz. 20

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • EisbehälterAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 12
  • ScherenAnz. 3

Dekoration

  • Bühnenhintergrund
  • WimpelketteAnz. 6
  • BallonsAnz. 100
  • BallonpumpeAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 14
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 30
  • BadgehalterAnz. 30
  • WegweiserAnz. 12
  • ProgrammhefteAnz. 150
  • KlebebandAnz. 6
  • KabelbinderAnz. 100

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • Besen und KehrblechAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • MikrofasertücherAnz. 20
  • ToilettenbürstenAnz. 2
  • HandseifenspenderAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum und Programm fest, bevor du Künstler bestätigst oder den Ticketverkauf öffnest. Plane für Verträge, Rückfragen und Genehmigungen mehrere Wochen Puffer ein.
  • Sammle die Künstlerinformationen spätestens 14 Tage vor dem Konzert: Namen, Bühnenbedarf, Ankunftszeit und besondere Verpflegungswünsche. So kann das Beschallungs- und Lichtkonzept rechtzeitig angepasst werden.
  • Erstelle den Technikplan nicht erst am Veranstaltungstag. Prüfe Mischpult, PA- und Monitorlautsprecher, Mikrofone, DI-Boxen sowie XLR- und Klinkenkabel mindestens 1 Woche vorher.
  • Schicke das fertige Programm und die jeweiligen Aufgaben spätestens 3 Tage vor dem Konzert an das Team. Teile Einlass, Garderobe, Catering, Technik und Bühnenbetreuung mit festen Namen und Uhrzeiten ein.
  • Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und kontrolliere am Veranstaltungstag zuerst Ort, Absperrungen, Bühne und Publikumsbereich. Getränke sollten vor dem Einlass gekühlt sein; lagerfähiges Catering kann bereits vorher bereitstehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Eröffnungskonzert organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Künstlern und Veranstaltungsort. Genehmigungen, Verträge und Technik können mehrere Wochen benötigen, deshalb solltest du damit nicht bis zum letzten Monat warten.
Wann sollte der Online-Ticketverkauf für ein Eröffnungskonzert starten?
Starte den Verkauf, sobald Datum, Programm, Veranstaltungsort und bestätigte Künstler feststehen. Plane mindestens 3 bis 4 Wochen Verkaufszeit ein und bearbeite Anmeldungen laufend, statt sie erst in der letzten Woche zu prüfen.
Wie viel Technik braucht ein Eröffnungskonzert?
Das hängt von Raum, Publikum und Besetzung ab, aber plane mindestens 1 Mischpult, PA-Lautsprecher, Monitorlautsprecher, Mikrofone und passende Kabel ein. Der Technikbedarf sollte spätestens 7 Tage vor dem Konzert bestätigt und vor dem Einlass getestet werden.
Wann müssen Catering und Getränke für ein Eröffnungskonzert bestellt werden?
Bestelle Catering mit Sonderwünschen mindestens 7 Tage vorher und erfasse Ernährungswünsche während der Anmeldung. Kühlpflichtige Getränke stellst du am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor dem Einlass kalt; lagerfähige Speisen können früher bereitgestellt werden.

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