Organiser un concert d’ouverture sans rien oublier

Un concert d’ouverture demande de coordonner les artistes, le lieu, la technique et l’accueil bien avant le jour J. Commence par fixer la date et le programme, puis verrouille les contrats, les autorisations et les besoins sonores. La billetterie, les invitations et le catering doivent être suivis en parallèle. Cette checklist rassemble les étapes et le matériel nécessaires, du premier repérage au contrôle de la scène et de l’espace public.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Confirmer les artistes
2 personnes
Vérifier les contrats
2 personnes
Réserver le lieu et l’espace public
Gérer les autorisations et les déclarations
Établir le plan sonore
2 personnes
Élaborer le plan d’éclairage
2 personnes
Rédiger le texte promotionnel
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir la billetterie en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
Confirmer la technique
2 personnes
Rassembler les informations sur les artistes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer le programme à l’équipe
Préparer la signalétique
2 personnes
Créer les badges nominatifs
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Délimiter la scène et l’espace public
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Monter l’installation lumière
2 personnes
Raccorder les points d’alimentation en toute sécurité
2 personnes
Décorer la scène
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Vérifier les toilettes
Aménager la loge des artistes
2 personnes
Effectuer la balance technique
3 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Passer en revue les spectacles
3 personnes
Briefer le personnel d’entrée
2 personnes

Événement

Accueillir le public
4 personnes
Contrôler les billets
3 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Accompagner la première prestation
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir la propreté de l'espace public
2 personnes
Accompagner les artistes
2 personnes
Annoncer le programme de la pause
Accompagner la deuxième prestation
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Gérer les questions du public
Accompagner la prestation de la tête d'affiche
3 personnes
Prononcer le discours de clôture
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Finaliser le vestiaire
2 personnes

Suivi

Démonter la sono
3 personnes
Démonter l'installation d'éclairage
2 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Évacuer les déchets résiduels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escalier de podium
Tables hautesqté 8
Tablesqté 6
Chaisesqté 120
Chaises des vestiairesqté 8
Portantsqté 3
Cintresqté 120
Bureau d’accueil

Équipement

Table de mixage
Haut-parleurs PAqté 2
Enceintes de monitoringqté 2
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Câbles XLRqté 12
Câbles jackqté 8
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 10
Goulottes de câblesqté 12

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 8
Éclairage d’ambianceqté 12
Pieds d’éclairageqté 4
Guirlandes lumineusesqté 6

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 100
Cuillères de serviceqté 8
Petits bolsqté 20

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Ciseauxqté 3

Décoration

Fond de scène
Guirlande de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 14
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 30
Porte-badgesqté 30
Panneaux indicateursqté 12
Brochures du programmeqté 150
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balai et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le programme avant de lancer les invitations : prévois ensuite au moins 4 à 6 semaines pour confirmer les artistes, les contrats et les autorisations.
Demande les besoins alimentaires dès l’inscription et commande le catering au plus tard 7 jours avant le concert. Garde une solution pour les régimes particuliers et les aliments longue conservation.
Fais un plan technique séparé pour le son et la lumière : compte les microphones, pieds, boîtiers DI, câbles XLR et multiprises avant l’arrivée des artistes, puis prévois une marge de 10 % en câbles.
Prépare l’accueil la veille : bureau, badges, signalétique, vestiaire avec portants et cintres, ainsi que la répartition des bénévoles. Envoie le programme et les horaires à toute l’équipe au moins 48 heures avant.
Vérifie le lieu le matin même et contrôle la météo avant l’installation extérieure. Délimite clairement la scène et le public, sécurise les rallonges avec des goulottes et mets les boissons au frais au moins 4 heures avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert d’ouverture ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer les artistes, vérifier les contrats, obtenir les autorisations, ouvrir la billetterie et finaliser les plans sonore et d’éclairage.
Quand ouvrir la billetterie d’un concert d’ouverture ?: Ouvre-la dès que la date, le lieu et le programme sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant le concert. Arrête les inscriptions 48 à 72 heures avant si le catering et l’accueil dépendent du nombre de participants.
Combien de temps avant faut-il installer la technique ?: Commence l’installation du son et de l’éclairage au moins 4 heures avant l’arrivée du public. Garde ensuite 60 à 90 minutes pour les branchements, les tests des microphones, des enceintes et des retours de scène.
Quand acheter les boissons et préparer le catering ?: Fais les courses 2 à 3 jours avant pour les produits stables et commande le catering au moins 7 jours avant. Mets les boissons au frais 4 heures avant l’ouverture et prépare la restauration longue conservation le jour même.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.