Checklist voor een goed georganiseerde openatelierdag

Een openatelierdag vraagt meer voorbereiding dan alleen ateliers openzetten. Je moet kunstenaars, ruimtes, demonstraties en bezoekersstromen op elkaar afstemmen. Begin met datum en openingstijden, leg daarna de atelierindeling en het programma vast en werk vervolgens naar uitnodigingen, materialen en ontvangst toe. Vooral werkplekken, labels, techniek en routeborden worden vaak pas op het laatste moment geregeld. Met deze checklist zie je wat wanneer klaar moet zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden bevestigen
Deelnemende kunstenaars vastleggen
Atelierindeling maken
Programma en demonstraties plannen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
Evenement online publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst en badges maken
Kunstwerken en demonstraties inventariseren
2 personen
Werkplekken per atelier toewijzen
Materialen per workshop klaarzetten
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Kunstwerken labelen
2 personen
Route- en veiligheidsborden maken
Techniek en verlichting testen
2 personen
Locatie schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Werktafels afdekken
2 personen
Expositiewanden plaatsen
3 personen
Kunstwerken tentoonstellen
3 personen
Creatieve materialen verdelen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Koffie- en drankpunt inrichten
2 personen
Hapjes op schalen leggen
2 personen
Naamstickers en programmakaarten klaarleggen
Deelnemersbriefing geven

Event

Deuren openen en bezoekers ontvangen
2 personen
Aanmeldingen afvinken
Bezoekers naar ateliers verwijzen
2 personen
Open werkplekken begeleiden
3 personen
Kunstenaarsdemonstraties verzorgen
4 personen
Workshops begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
Werktafels tussendoor opruimen
2 personen
Afvalbakken legen
Bezoekers informeren over afsluiting

Nazorg

Kunstwerken veilig verpakken
3 personen
Servies en materialen afwassen
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
2 personen
Ateliers grondig schoonmaken
3 personen
Materialen tellen en opbergen
2 personen
Overgebleven voeding opslaan
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Locatie opleveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 60
Krukkenaantal 20
Expositiewandenaantal 8
Easelsaantal 12
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Koffiekopjesaantal 50
Serveerschalenaantal 12
Kannenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Naamkaartjesaantal 80
Programmakaartenaantal 80
Plakgumaantal 6
Kleefbandaantal 8
Pijlbordenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 8

Verlichting

Werkverlichtingaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Scharenaantal 12
Waterkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Afwasteiltjesaantal 3

Kunstmateriaal

Schetsboekenaantal 30
Tekenpapieraantal 300
Potlodenaantal 60
Kleurpotlodenaantal 60
Viltstiftenaantal 60
Acrylverfaantal 12
Penselenaantal 40
Palettenaantal 20
Mengbakjesaantal 30
Waterschaaltjesaantal 20
Beschermschortenaantal 30
Nitrilhandschoenenaantal 100
Beschermfolieaantal 4
Droogrekkenaantal 4
Etikettenaantal 100

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Handvegersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Sponzenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de atelierindeling voordat je het programma publiceert. Reserveer per demonstratie een vaste werkplek en controleer of bezoekers daar veilig kunnen staan zonder looproutes te blokkeren.
Maak uiterlijk één week vooraf een overzicht van alle kunstwerken, demonstraties en benodigde creatieve materialen. Zo ontdek je op tijd welke materialen nog verdeeld of gekocht moeten worden.
Test techniek, verlichting, verlengsnoeren en stekkerdozen minstens één dag vooraf. Leg kabels vast met kabelmatten; op de dag zelf wil je geen aansluitingen meer zoeken tussen tafels en expositiewanden.
Bereid de ontvangst voor met bezoekerslijst, badges, naamkaartjes en programmakaarten. Leg deze per tijdsblok klaar, zodat aanmelden niet ophoopt bij de ingang.
Zet dranken en koffievoorzieningen pas na de opbouw klaar, maar koel dranken wel vooraf. Reken voor koffie en thee op meerdere kannen en controleer of er genoeg herbruikbare bekers, kopjes en servies zijn voor de verwachte bezoekersstroom.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een openatelierdag organiseren?: Leg deelnemende kunstenaars en datum bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen en publiceer het programma minimaal 3 weken voor de openatelierdag, zodat bezoekers tijd hebben om te reageren.
Wanneer maak ik de atelierindeling voor een openatelierdag?: Maak een eerste indeling zodra de kunstenaars en demonstraties bekend zijn, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Controleer die indeling opnieuw 1 week voor opening, wanneer je werkplekken, expositiewanden en bezoekersroutes definitief toewijst.
Wat moet ik een dag voor een openatelierdag klaarzetten?: Zet kunstwerken, labels, programmakaarten, creatieve materialen en badges uiterlijk de dag ervoor klaar. Test dan ook verlichting en techniek, dek werktafels af en leg route- en veiligheidsborden op volgorde klaar.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een openatelierdag?: Plan minstens 3 uur voor tafels, stoelen, krukken, expositiewanden, verlichting en bewegwijzering. Reken extra tijd als kunstwerken nog moeten worden geplaatst of als meerdere ateliers hun eigen demonstratie- en werkplek hebben.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.