Checklist para organizar un Día de taller abierto
Organizar un Día de taller abierto requiere coordinar artistas, visitantes, puestos de trabajo y demostraciones en el mismo espacio. Empieza confirmando la fecha y el horario, y deja cerradas las inscripciones antes de repartir los talleres. Durante la semana previa, revisa materiales, obras, señalización y necesidades dietéticas. El día anterior conviene probar la iluminación y la técnica; el mismo día, monta mesas, exposición, bebidas y materiales antes de recibir al primer visitante.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar la fecha y el horario
Registrar a los artistas participantes
Hacer la distribución del taller
Planificar el programa y las demostraciones
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
Publicar el evento en línea
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Preparar la lista de visitantes y credenciales
Inventariar obras de arte y demostraciones
2 personas
Asignar puestos de trabajo por taller
Preparar el material para cada taller
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
Etiquetar las obras de arte
2 personas
Crear señalización de ruta y seguridad
Probar la técnica y la iluminación
2 personas
Limpiar el lugar
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Cubrir las mesas de trabajo
2 personas
Colocar las paredes de exposición
3 personas
Exponer obras de arte
3 personas
Repartir materiales creativos
2 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Montar el punto de café y bebidas
2 personas
Poner los aperitivos en bandejas
2 personas
Preparar las pegatinas con nombres y las tarjetas del programa
Dar la información a los participantes
Evento
Abrir las puertas y recibir a los visitantes
2 personas
Marcar las inscripciones
Guiar a los visitantes a los talleres
2 personas
Guiar los espacios de trabajo abiertos
3 personas
Coordinar las demostraciones de los artistas
4 personas
Guiar talleres
3 personas
Servir café y té
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
Ordenar las mesas de trabajo entre medias
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
Informar a los visitantes sobre el cierre
Seguimiento
Empaquetar las obras de arte de forma segura
3 personas
Lavar la vajilla y los materiales
2 personas
Desmontar mesas y sillas
3 personas
Retirar la decoración y la señalización
2 personas
Limpiar a fondo los talleres
3 personas
Contar y guardar los materiales
2 personas
Guardar la comida sobrante
Retirar los residuos por separado
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Entregar la ubicación
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 60
- Taburetescant. 20
- Paredes de exposicióncant. 8
- Caballetescant. 12
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 80
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Tazas de cafécant. 50
- Bandejas de servircant. 12
- Jarrascant. 6
Decoración
- Mantelescant. 10
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Tarjetas del programacant. 80
- Masilla adhesivacant. 6
- Cinta adhesivacant. 8
- Carteles direccionalescant. 12
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Alfombrillas para cablescant. 8
Iluminación
- Iluminación de trabajocant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchilloscant. 6
- Tijerascant. 12
- Jarras de aguacant. 6
- Termoscant. 4
- Cubetas para lavarcant. 3
Material de arte
- Cuadernos de bocetoscant. 30
- Papel para dibujarcant. 300
- Lápicescant. 60
- Lápices de colorescant. 60
- Rotuladorescant. 60
- Pintura acrílicacant. 12
- Pincelescant. 40
- Paletscant. 20
- Recipientes para mezclarcant. 30
- Bandejas de aguacant. 20
- Batas de proteccióncant. 30
- Guantes de nitrilocant. 100
- Film protectorcant. 4
- Tendederoscant. 4
- Etiquetascant. 100
Limpieza
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Escobas de manocant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Esponjascant. 10
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y la distribución del taller con al menos 7 días de antelación. Así puedes asignar cada puesto de trabajo y detectar si faltan mesas, sillas o taburetes.
- Establece una fecha límite de inscripción entre 3 y 5 días antes del evento. Usa la lista final para preparar credenciales, tarjetas de nombre y las preferencias dietéticas.
- Prepara los materiales por taller en bandejas o cajas separadas el día anterior. Reparte tijeras, cuchillos, tablas de cortar y demás útiles según el número de participantes previsto, en lugar de colocarlo todo junto.
- Haz una prueba de técnica e iluminación 24 horas antes. Comprueba también que los cables alargadores, las regletas y las alfombrillas para cables no bloqueen la ruta de visitantes.
- Monta la señalización y etiqueta las obras antes de abrir las puertas. Reserva al menos 60 minutos para colocar mesas, cubrir las superficies de trabajo, exponer las obras y enfriar las bebidas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de taller abierto?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para confirmar artistas, programa, invitaciones e inscripciones. Deja la distribución definitiva y la lista de materiales cerradas como mínimo 7 días antes.
- ¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones para un Día de taller abierto?
- Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes del evento. Ese margen permite preparar la lista de visitantes, las credenciales, los puestos de trabajo y las necesidades dietéticas.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar el espacio?
- Calcula al menos 60 minutos para colocar mesas y sillas, cubrir las mesas de trabajo, montar las paredes de exposición, exponer las obras y repartir los materiales. Añade otros 30 minutos si todavía tienes que colocar carteles o probar la iluminación.
- ¿Cuándo hay que preparar las bebidas y los materiales?
- Prepara los materiales por taller el día anterior y enfría las bebidas entre 2 y 4 horas antes de la apertura. Coloca jarras, vasos, tazas, bandejas y termos después del montaje principal para evitar que estorben durante la instalación.
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