Journée atelier ouvert : la checklist pour tout préparer
Une journée atelier ouvert demande une préparation coordonnée entre les artistes, les espaces de travail et l’accueil du public. Cette checklist de 52 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de la confirmation des horaires jusqu’au rangement final. Vous y trouverez aussi le matériel à prévoir pour les démonstrations, l’exposition, le café et la circulation dans l’atelier. Commencez par le programme et les inscriptions, puis gardez les derniers jours pour l’installation et les tests.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et les horaires d'ouverture
Enregistrer les artistes participants
Créer l’agencement de l’atelier
Planifier le programme et les démonstrations
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
Publier l’événement en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Créer la liste des participants et les badges
Inventorier les œuvres et les démonstrations
2 personnes
Attribuer les espaces de travail par atelier
Préparer le matériel par atelier
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Étiqueter les œuvres d'art
2 personnes
Créer les panneaux de route et de sécurité
Tester la technique et l’éclairage
2 personnes
Nettoyer le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Recouvrir les tables de travail
2 personnes
Installer les panneaux d’exposition
3 personnes
Exposer les œuvres d’art
3 personnes
Distribuer le matériel créatif
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Aménager le point café et boissons
2 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
2 personnes
Préparer les étiquettes nominatives et les cartes du programme
Faire le briefing des participants
Événement
Ouvrir les portes et accueillir les visiteurs
2 personnes
Cocher les inscriptions
Orienter les visiteurs vers les ateliers
2 personnes
Accompagner les espaces de travail ouverts
3 personnes
Animer des démonstrations d’artistes
4 personnes
Encadrer les ateliers
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Ranger les tables de travail entre-temps
2 personnes
Vider les poubelles
Informer les visiteurs de la fermeture
Suivi
Emballer les œuvres d’art en toute sécurité
3 personnes
Laver la vaisselle et le matériel
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
3 personnes
Retirer la décoration et la signalisation
2 personnes
Nettoyer soigneusement les ateliers
3 personnes
Compter et ranger le matériel
2 personnes
Stocker les aliments restants
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Remettre le lieu en état
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 60
- Tabouretsqté 20
- Murs d’expositionqté 8
- Chevaletsqté 12
- Portants à vêtementsqté 2
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 80
- Assiettesqté 70
- Couvertsqté 70
- Tasses à caféqté 50
- Plateaux de serviceqté 12
- Carafesqté 6
Décoration
- Nappesqté 10
- Badges nominatifsqté 80
- Cartes du programmeqté 80
- Colle repositionnableqté 6
- Ruban adhésifqté 8
- Panneaux indicateursqté 12
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 6
- Passe-câblesqté 8
Éclairage
- Éclairage de travailqté 8
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteauxqté 6
- Ciseauxqté 12
- Carafes d’eauqté 6
- Thermosqté 4
- Bacs à vaisselleqté 3
Matériel d’art
- Carnets de croquisqté 30
- Papier à dessinqté 300
- Crayonsqté 60
- Crayons de couleurqté 60
- Feutresqté 60
- Peinture acryliqueqté 12
- Pinceauxqté 40
- Palettesqté 20
- Bols de mélangeqté 30
- Gamelles d’eauqté 20
- Tabliers de protectionqté 30
- Gants en nitrileqté 100
- Film de protectionqté 4
- Étagères de séchageqté 4
- Étiquettesqté 100
Nettoyage
- Seauxqté 4
- Serpillièresqté 4
- Balais à mainqté 3
- Balayette et pelleqté 3
- Épongesqté 10
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez la date, les horaires d’ouverture et le programme au moins 4 semaines à l’avance. Prévoyez également un délai pour enregistrer les artistes et recueillir leurs besoins alimentaires.
- Traitez les inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement afin de finaliser la liste des participants, les badges et les cartes du programme. Relancez les personnes inscrites qui n’ont pas précisé leurs contraintes alimentaires.
- Attribuez chaque espace de travail par atelier avant l’installation. Préparez ensuite le matériel séparément pour chaque groupe et vérifiez les rallonges, multiprises et passe-câbles avant de les placer.
- Étiquetez les œuvres et installez les panneaux d’exposition avant l’arrivée du public. Les panneaux indicateurs et de sécurité doivent être visibles depuis l’entrée et aux changements de direction.
- Faites les courses 2 à 3 jours avant, puis refroidissez les boissons la veille. Le jour même, testez l’éclairage, la technique et les machines à café avant d’installer les tables, chaises et surfaces de travail.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser une journée atelier ouvert ?
- Commencez environ 4 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de confirmer les horaires, d’inscrire les artistes, d’envoyer les invitations et de construire le programme des démonstrations.
- Quand fermer les inscriptions pour une journée atelier ouvert ?
- Fermez-les idéalement 7 à 10 jours avant l’ouverture. Vous pourrez ainsi préparer les badges, la liste des participants, les espaces de travail et les éventuelles réponses liées à l’alimentation.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer un atelier ouvert ?
- Prévoyez au moins 3 à 4 heures le jour précédent ou le matin même. L’installation comprend les tables, les chaises, les zones d’exposition, le matériel créatif, la signalétique et les tests d’éclairage et de technique.
- Quand préparer les boissons et le matériel d’accueil ?
- Faites les courses 2 à 3 jours avant et mettez les boissons au frais la veille. Installez les gobelets réutilisables, tasses, assiettes, couverts, carafes et thermos avant l’arrivée des premiers visiteurs.
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