Zo organiseer je een open training

Een open training staat of valt met een duidelijke inschrijving, een haalbaar trainingsprogramma en een strakke ontvangst. Begin met de trainings tijden, locatie en aanmeldingen, en werk daarna toe naar trainers, deelnemersinformatie en materiaal. Plan uiterlijk een week vooraf een controle van het veld, de sportmaterialen en de catering. Op de dag zelf moeten de inschrijfbalie, trainingsvelden en ontvangst klaarstaan voordat de eerste deelnemer arriveert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen openen
3
Trainingstijden publiceren
4
Inschrijvingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemerslijst bijwerken
7
Veldreservering bevestigen
8
Trainers indelen
9
Trainingsprogramma uitwerken
2 personen
10
Weersverwachting controleren
11
Deelnemers herinneren
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Sportmateriaal controleren
2 personen
14
Batterijen opladen
15
Deelnemersformulieren printen
16
Materialen klaarzetten
2 personen
17
Dranken koelen
18
Hapjes voorbereiden
2 personen
19
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
20
Inschrijfbalie inrichten
21
Trainingsvelden uitzetten
3 personen
22
Versiering ophangen
2 personen
23
Geluid en microfoon testen
2 personen
24
Briefing trainers geven
3 personen

Event

25
Deelnemers ontvangen
3 personen
26
Aanwezigheid registreren
2 personen
27
Trainingsgroepen indelen
2 personen
28
Openingsuitleg geven
29
Warming-up begeleiden
3 personen
30
Techniektraining begeleiden
4 personen
31
Partijvormen begeleiden
4 personen
32
Water en fruit uitdelen
2 personen
33
Dranken bijvullen
34
Hapjes serveren
2 personen
35
Vragen van deelnemers beantwoorden
2 personen
36
Fotomoment begeleiden
37
Afsluiting en bedankje geven

Nazorg

38
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
39
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
40
Servies afwassen
2 personen
41
Afval verzamelen
2 personen
42
Kantine schoonmaken
2 personen
43
Sportvelden nalopen
2 personen
44
Koelboxen legen
45
Overgebleven eten opbergen
46
Materialen terugbrengen
2 personen
47
Borgmaterialen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Partytentenaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Sportmateriaal

Trainingsballenaantal 20
Pionnenaantal 60
Markeerschijvenaantal 40
Hesjesaantal 40
Mini-doelenaantal 4
Coördinatieladdersaantal 4
Trainingsmattenaantal 12
Elastiekenaantal 12
Ballennettenaantal 4
Fluitjesaantal 6
Stopwatchesaantal 4
Pompenaantal 3
Reserveballenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiekopjesaantal 40

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Scharenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoon

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Verlengkabelsaantal 4

Administratie

Clipboardsaantal 4
Pennenaantal 20
Deelnemersformulierenaantal 80
Naamstickersaantal 80
Permanente markersaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffer
IJscompressenaantal 6
Veiligheidshesjesaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Stofblikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Open de inschrijving zodra de trainingstijden en veldreservering vaststaan. Verzamel meteen dieetwensen en werk de deelnemerslijst minimaal één keer per week bij; zo weet je hoeveel formulieren, drankjes en hapjes je nodig hebt.
Werk het trainingsprogramma uit vóór je trainers indeelt. Geef trainers uiterlijk 24 uur vooraf een briefing met de veldindeling, tijdsblokken, oefeningen en wie de deelnemers opvangt.
Controleer sportmateriaal twee dagen vooraf: tel ballen, pionnen, hesjes en mini-doelen, test stopwatches en fluitjes en laad batterijen voor de speaker en microfoon op. Leg reserveballen en een pomp apart in plaats van alles op één hoop klaar te zetten.
Richt de ontvangst minimaal 45 minuten voor aanvang in. Zet klaptafels, formulieren, schrijfmateriaal en deelnemersinformatie bij de inschrijfbalie en zorg dat deelnemers direct weten waar hun trainingsveld is.
Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en bereid een alternatief voor regen of fel zonlicht voor. Zet partytenten, ledlampen, koelboxen, thermoskannen en herbruikbare bekers zo neer dat ze de looproute naar de velden niet blokkeren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een open training organiseren?: Start minimaal 4 weken vooraf met uitnodigingen, inschrijvingen en het publiceren van de trainingstijden. Bevestig de veldreservering en trainers uiterlijk 2 weken vooraf; plan de materiaal- en weerscheck in de laatste 48 uur.
Hoeveel drinken heb ik nodig voor een open training?: Reken bij een training van ongeveer 2 uur op minimaal 1 liter drinken per deelnemer, plus extra voor warm weer. Koel de drank uiterlijk de avond ervoor en zet bij de ontvangst en de trainingsvelden een tappunt of koelbox klaar.
Wanneer moet ik trainers briefen voor een open training?: Geef de briefing uiterlijk 24 uur voor de training. Bespreek daarin het programma, de veldindeling, de deelnemerslijst, de timing en wie verantwoordelijk is voor ontvangst, materiaal en het afsluiten van de velden.
Hoe laat moet de inschrijfbalie klaarstaan?: Zet de inschrijfbalie minimaal 45 minuten voor de start klaar. Print de deelnemersformulieren vooraf, leg schrijfmateriaal gereed en wijs één persoon aan die de binnenkomst verwerkt terwijl trainers hun materiaal verzamelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.