Cómo organizar un entrenamiento abierto sin perder el control
Un entrenamiento abierto necesita más coordinación que una sesión habitual: llegan participantes nuevos, hay que dividir grupos y el material debe estar listo antes del primer ejercicio. Empieza por reservar el campo y definir el programa; después abre las inscripciones y publica horarios claros. Durante la última semana, confirma asistentes, entrenadores, preferencias dietéticas y previsión meteorológica. El día del evento, separa recepción, entrenamiento y avituallamiento para que nadie tenga que improvisar.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Enviar invitaciones
- 2
Abrir inscripciones
- 3
Publicar los horarios de entrenamiento
- 4
Procesar las inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Actualizar la lista de participantes
- 7
Confirmar la reserva del campo
- 8
Asignar entrenadores
- 9
Desarrollar el programa de formación
2 personas
- 10
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 11
Recordar a los participantes
- 12
Hacer la compra
2 personas
- 13
Comprobar el material deportivo
2 personas
- 14
Cargar las baterías
- 15
Imprimir formularios de participantes
- 16
Preparar los materiales
2 personas
- 17
Enfriar bebidas
- 18
Preparar aperitivos
2 personas
- 19
Colocar mesas y sillas
3 personas
- 20
Montar el mostrador de inscripción
- 21
Marcar los campos de entrenamiento
3 personas
- 22
Colgar la decoración
2 personas
- 23
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
- 24
Dar briefing a los entrenadores
3 personas
Evento
- 25
Recepción de participantes
3 personas
- 26
Registrar la asistencia
2 personas
- 27
Dividir los grupos de entrenamiento
2 personas
- 28
Dar la explicación de apertura
- 29
Guiar el calentamiento
3 personas
- 30
Coordinar la formación técnica
4 personas
- 31
Coordinar las formaciones partidarias
4 personas
- 32
Repartir agua y fruta
2 personas
- 33
Rellenar las bebidas
- 34
Servir aperitivos
2 personas
- 35
Responder preguntas de los participantes
2 personas
- 36
Coordinar el momento de fotos
- 37
Hacer el cierre y dar las gracias
Seguimiento
- 38
Reunir material deportivo
3 personas
- 39
Recoger mesas y sillas
3 personas
- 40
Lavar la vajilla
2 personas
- 41
Recoger la basura
2 personas
- 42
Limpiar la cantina
2 personas
- 43
Revisar los campos deportivos
2 personas
- 44
Vaciar neveras portátiles
- 45
Guardar la comida sobrante
- 46
Devolver los materiales
2 personas
- 47
Devolver el material de depósito
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 6
- Sillas plegablescant. 40
- Carpas de fiestacant. 2
- Percheroscant. 2
Material deportivo
- Balones de entrenamientocant. 20
- Conoscant. 60
- Discos de marcajecant. 40
- Chalecoscant. 40
- Miniporteríascant. 4
- Escaleras de coordinacióncant. 4
- Esterillas de entrenamientocant. 12
- Gomas elásticascant. 12
- Redes para pelotascant. 4
- Silbatoscant. 6
- Cronómetroscant. 4
- Bombascant. 3
- Pelotas de repuestocant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 80
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Tazas de cafécant. 40
Cocina
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 6
- Tijerascant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchilloscant. 6
Equipo
- Altavoz portátil
- Micrófono inalámbrico
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
- Cables alargadorescant. 4
Administración
- Portapapelescant. 4
- Bolígrafoscant. 20
- Formularios de participantescant. 80
- Pegatinas con nombrecant. 80
- Rotuladores permanentescant. 6
Seguridad
- Botiquín de primeros auxilios
- Compresas de hielocant. 6
- Chalecos reflectantescant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escobacant. 2
- Pala y cepillocant. 2
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la reserva del campo antes de publicar las inscripciones y deja definidos los horarios de entrenamiento. Si hay varios grupos, asigna entrenador y espacio a cada uno al menos 3 días antes.
- Actualiza la lista de participantes cada vez que entre una inscripción y vuelve a revisarla 24 horas antes. Lleva impresos los formularios para no depender de una conexión a internet en recepción.
- Haz un inventario del material deportivo con 48 horas de antelación: balones, conos, discos de marcaje, chalecos, miniporterías y pelotas de repuesto. Carga también las baterías del altavoz y prepara el micrófono inalámbrico.
- Comprueba la previsión del tiempo entre 3 y 5 días antes y otra vez la mañana del entrenamiento. Si se esperan cambios, decide con antelación dónde colocar las carpas, las lámparas LED y las mesas de recepción.
- Prepara bebidas y aperitivos el mismo día, pero enfría las bebidas con varias horas de margen. Coloca vasos reutilizables, termos y bandejas cerca de la salida del campo, no junto al mostrador de inscripción, para evitar colas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un entrenamiento abierto?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar el campo, asignar entrenadores y abrir las inscripciones. Deja cerrados los grupos, el programa y el material como máximo 48 horas antes.
- ¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones para un entrenamiento abierto?
- Ciérralas entre 24 y 48 horas antes si necesitas dividir a los participantes por nivel o preparar formularios. Revisa la lista una última vez la mañana del evento y conserva una copia impresa.
- ¿Cuánto material deportivo hace falta para un entrenamiento abierto?
- Calcula el material según el grupo más grande y prepara al menos un 10 % de repuesto en balones, chalecos y conos. Comprueba también bombas, silbatos, cronómetros, redes y baterías 48 horas antes.
- ¿Qué se prepara el día del entrenamiento abierto?
- Ese día se montan las mesas y sillas, el mostrador de inscripción y las zonas de entrenamiento; también se prueban el altavoz y el micrófono. Deja la recepción lista 30 minutos antes de la llegada prevista de los participantes.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!