Organiser une séance d’entraînement ouverte sans rien oublier

Une séance d’entraînement ouverte se prépare d’abord comme une inscription, puis comme une séance sportive et enfin comme un accueil. Commence par fixer les horaires, ouvrir les inscriptions et confirmer le terrain avant de répartir les entraîneurs. La dernière semaine sert à vérifier les participants, le matériel et la météo. Le jour J, prévois une arrivée clairement organisée, des terrains prêts et une personne disponible à l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Ouvrir les inscriptions
3
Publier les horaires d'entraînement
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Mettre à jour la liste des participants
7
Confirmer la réservation du terrain
8
Répartir les entraîneurs
9
Élaborer le programme d’entraînement
2 personnes
10
Vérifier les prévisions météo
11
Rappeler les participants
12
Faire les courses
2 personnes
13
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
14
Recharger les batteries
15
Imprimer les formulaires des participants
16
Préparer le matériel
2 personnes
17
Refroidir les boissons
18
Préparer les en-cas
2 personnes
19
Installer les tables et les chaises
3 personnes
20
Installer le bureau d'inscription
21
Installer les terrains d’entraînement
3 personnes
22
Suspendre la décoration
2 personnes
23
Tester le son et le micro
2 personnes
24
Faire le briefing des entraîneurs
3 personnes

Événement

25
Accueillir les participants
3 personnes
26
Enregistrer la présence
2 personnes
27
Répartir les groupes d'entraînement
2 personnes
28
Donner les consignes d’ouverture
29
Animer l'échauffement
3 personnes
30
Animer la formation technique
4 personnes
31
Animer les formations de groupe
4 personnes
32
Distribuer de l’eau et des fruits
2 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
34
Servir des amuse-bouches
2 personnes
35
Répondre aux questions des participants
2 personnes
36
Animer le moment photo
37
Faire la clôture et les remerciements

Suivi

38
Rassembler le matériel sportif
3 personnes
39
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
40
Faire la vaisselle
2 personnes
41
Rassembler les déchets
2 personnes
42
Nettoyer la cantine
2 personnes
43
Vérifier les terrains de sport
2 personnes
44
Vider les glacières
45
Ranger les restes de nourriture
46
Rapporter le matériel
2 personnes
47
Retourner le matériel de caution

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 40
Tentes de réceptionqté 2
Porte-manteauxqté 2

Matériel de sport

Ballons d’entraînementqté 20
Cônesqté 60
Disques de marquageqté 40
Giletsqté 40
Objectifs intermédiairesqté 4
Échelles de coordinationqté 4
Tapis d’entraînementqté 12
Élastiquesqté 12
Filets de ballonqté 4
Siffletsqté 6
Chronomètresqté 4
Pompesqté 3
Ballons de rechangeqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Tasses à caféqté 40

Cuisine

Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Ciseauxqté 4
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6

Équipement

Enceinte portable
Micro sans fil

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Rallongesqté 4

Administration

Presse-papiersqté 4
Stylosqté 20
Formulaires des participantsqté 80
Étiquettes nominativesqté 80
Marqueurs permanentsqté 6

Sécurité

Trousse de premiers secours
Poches de glaceqté 6
Gilets de sécuritéqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balaiqté 2
Pelle à poussièreqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Ouvre les inscriptions dès que les horaires et le terrain sont confirmés. Demande les coordonnées, le niveau éventuel et les contraintes alimentaires afin d’éviter les relances de dernière minute.
Mets à jour la liste des participants au fil des inscriptions, puis envoie un rappel quelques jours avant la séance. Indique l’heure d’arrivée, le point d’accueil et ce que les participants doivent prévoir.
Prépare le programme avant de répartir les entraîneurs. Donne à chacun un créneau, un groupe et le matériel nécessaire ; une courte réunion de briefing évite les changements improvisés sur le terrain.
Contrôle le matériel au moins la veille : ballons, cônes, chasubles, sifflets, chronomètres et batteries. Ajoute les ballons de réserve et vérifie les pompes, car ces oublis bloquent rapidement une séance.
Regroupe l’installation par zones : accueil avec tables et formulaires, terrains balisés, puis espace boissons et collations. Teste le haut-parleur et le microphone avant l’arrivée des participants, surtout si plusieurs terrains fonctionnent en parallèle.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une séance d’entraînement ouverte ?: Ouvre-les dès que le terrain et les horaires sont confirmés, idéalement deux à trois semaines avant la séance. Ferme ou vérifie les inscriptions deux ou trois jours avant pour établir la liste finale.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une séance d’entraînement ouverte ?: Prévois environ 60 à 90 minutes avant l’arrivée du premier participant. Ce délai couvre le balisage des terrains, l’installation de l’accueil, la préparation du matériel et le test du son.
Quand vérifier la météo pour une séance d’entraînement en extérieur ?: Consulte les prévisions une première fois 48 heures avant, puis de nouveau le matin même. Décide au plus tard deux heures avant le début si les installations ou le programme doivent être adaptés.
Que faut-il préparer pour l’accueil des participants ?: Prépare les formulaires imprimés, la liste à jour, une table d’inscription et de quoi écrire au moins 30 minutes avant l’ouverture de l’accueil. Garde une personne dédiée à cette zone pendant les 20 premières minutes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.