Offenes Training organisieren: der praktische Ablauf

Ein offenes Training braucht vor allem einen klaren Ablauf: Erst legst du Trainingszeiten, Plätze und Anmeldeschluss fest, danach planst du Trainer, Programm und Material. Die Anmeldungen liefern dir die Grundlage für Gruppen, Verpflegung und Platzaufteilung. Am Trainingstag zählen kurze Briefings, ein vorbereiteter Anmeldebereich und geprüfte Technik. Plane außerdem Puffer für Wetter, Nachmeldungen und fehlendes Sportmaterial ein.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Einladungen verschicken
2
Anmeldungen öffnen
3
Trainingszeiten veröffentlichen
4
Anmeldungen verarbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Teilnehmerliste aktualisieren
7
Platzreservierung bestätigen
8
Trainer einteilen
9
Trainingsprogramm ausarbeiten
2 Personen
10
Wettervorhersage prüfen
11
Teilnehmer erinnern
12
Einkaufen gehen
2 Personen
13
Sportmaterial prüfen
2 Personen
14
Batterien aufladen
15
Teilnehmerformulare drucken
16
Materialien bereitstellen
2 Personen
17
Getränke kühlen
18
Snacks vorbereiten
2 Personen
19
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
20
Anmeldebereich einrichten
21
Trainingsfelder abstecken
3 Personen
22
Dekoration aufhängen
2 Personen
23
Ton und Mikrofon testen
2 Personen
24
Trainer-Briefing geben
3 Personen

Event

25
Teilnehmende empfangen
3 Personen
26
Anwesenheit erfassen
2 Personen
27
Trainingsgruppen einteilen
2 Personen
28
Eröffnungsinformationen geben
29
Aufwärmen betreuen
3 Personen
30
Technikschulung begleiten
4 Personen
31
Partien betreuen
4 Personen
32
Wasser und Obst ausgeben
2 Personen
33
Getränke nachfüllen
34
Snacks servieren
2 Personen
35
Fragen der Teilnehmenden beantworten
2 Personen
36
Fotomoment begleiten
37
Abschluss und Dank aussprechen

Nachbereitung

38
Sportgeräte sammeln
3 Personen
39
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
40
Geschirr abwaschen
2 Personen
41
Abfall sammeln
2 Personen
42
Kantine reinigen
2 Personen
43
Sportplätze kontrollieren
2 Personen
44
Kühlboxen leeren
45
Übrig gebliebenes Essen verstauen
46
Materialien zurückbringen
2 Personen
47
Sicherheitsmaterialien zurückgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 40
PartyzelteAnz. 2
KleiderständerAnz. 2

Sportmaterial

TrainingsbälleAnz. 20
KegelAnz. 60
MarkierscheibenAnz. 40
WarnwestenAnz. 40
MinitoreAnz. 4
KoordinationsleiternAnz. 4
TrainingsmattenAnz. 12
GummibänderAnz. 12
BallennetzeAnz. 4
PfeifenAnz. 6
StoppuhrenAnz. 4
PumpenAnz. 3
ErsatzbälleAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 80
TellerAnz. 60
BestecksetsAnz. 60
KaffeetassenAnz. 40

Küche

ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
ServiertablettsAnz. 6
ScherenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
MesserAnz. 6

Ausstattung

Tragbarer Lautsprecher
Kabelloses Mikrofon

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4

Verwaltung

KlemmbretterAnz. 4
StifteAnz. 20
TeilnehmerformulareAnz. 80
NamensaufkleberAnz. 80
PermanentmarkerAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer
KühlkompressenAnz. 6
SicherheitswestenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
BesenAnz. 2
KehrblechAnz. 2
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Öffne die Anmeldung erst, wenn Trainingszeiten, Platzreservierung und Kapazität feststehen. Veröffentliche den Anmeldeschluss mindestens 3 Tage vor dem Termin, damit du Gruppen und Trainer einteilen kannst.
Aktualisiere die Teilnehmerliste nach jeder Anmeldung und erfasse Ernährungswünsche spätestens 2 Tage vorher. So kaufst du Snacks und Getränke passend ein und übersiehst keine Rückmeldung.
Prüfe Bälle, Kegel, Markierscheiben, Minitore und Trainingsmatten am Vortag. Lege mindestens 2 Ersatzbälle und eine Pumpe bereit, statt fehlendes Material erst beim Aufbau zu suchen.
Teile das Trainingsprogramm und die Trainerrollen vor dem Empfang aus. Ein Briefing von 15 Minuten reicht meist, wenn Gruppeneinteilung, Felder, Pausen und der Umgang mit Nachmeldungen feststehen.
Baue Anmeldebereich, Felder und Verpflegung mindestens 60 Minuten vor Trainingsbeginn auf. Teste Lautsprecher und Mikrofon 30 Minuten vorher und stelle Getränke erst kurz vor Beginn aus dem Kühler bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein offenes Training ankündigen?: Veröffentliche Trainingszeiten und Anmeldung idealerweise 10 bis 14 Tage vorher. Schließe die Anmeldung etwa 2 bis 3 Tage vor dem Training, damit du Teilnehmerliste, Trainer und Material planen kannst.
Wie viele Trainer braucht man für ein offenes Training?: Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Trainingsgruppe ein. Teile die Gruppen spätestens am Vortag ein und halte zusätzlich eine Person für Empfang, Rückfragen und Nachmeldungen frei.
Was muss man am Tag vor einem offenen Training prüfen?: Kontrolliere Sportmaterial, Wettervorhersage, Teilnehmerformulare und Technik am Vortag. Lade Batterien auf und bereite Getränke, Snacks sowie die Beschilderung vor, damit am Veranstaltungstag nur noch aufgebaut werden muss.
Wann sollte man die Teilnehmer an ein offenes Training erinnern?: Schicke die Erinnerung 24 bis 48 Stunden vorher. Nenne darin Beginn, Treffpunkt, benötigte Kleidung und eine Kontaktmöglichkeit für kurzfristige Änderungen.

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