Checklist voor een open training organiseren

Een open training vraagt meer voorbereiding dan alleen een veld en een paar ballen. Je regelt vooraf de inschrijvingen, trainingstijden, trainers en deelnemersinformatie, en controleert kort voor de start het veld, het materiaal en het weer. Op de dag zelf moeten ontvangst, briefing, drankjes en trainingsopstelling op elkaar aansluiten. Met deze checklist werk je van eerste uitnodiging naar een soepel einde, zonder last-minute zoekwerk naar hesjes, formulieren of extra stoelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen openen
Trainingstijden publiceren
Inschrijvingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Veldreservering bevestigen
Trainers indelen
Trainingsprogramma uitwerken
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemers herinneren
Boodschappen doen
2 personen
Sportmateriaal controleren
2 personen
Batterijen opladen
Deelnemersformulieren printen
Materialen klaarzetten
2 personen
Dranken koelen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
Inschrijfbalie inrichten
Trainingsvelden uitzetten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen
Briefing trainers geven
3 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Trainingsgroepen indelen
2 personen
Openingsuitleg geven
Warming-up begeleiden
3 personen
Techniektraining begeleiden
4 personen
Partijvormen begeleiden
4 personen
Water en fruit uitdelen
2 personen
Dranken bijvullen
Hapjes serveren
2 personen
Vragen van deelnemers beantwoorden
2 personen
Fotomoment begeleiden
Afsluiting en bedankje geven

Nazorg

Sportmateriaal verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Kantine schoonmaken
2 personen
Sportvelden nalopen
2 personen
Koelboxen legen
Overgebleven eten opbergen
Materialen terugbrengen
2 personen
Borgmaterialen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Partytentenaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Sportmateriaal

Trainingsballenaantal 20
Pionnenaantal 60
Markeerschijvenaantal 40
Hesjesaantal 40
Mini-doelenaantal 4
Coördinatieladdersaantal 4
Trainingsmattenaantal 12
Elastiekenaantal 12
Ballennettenaantal 4
Fluitjesaantal 6
Stopwatchesaantal 4
Pompenaantal 3
Reserveballenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiekopjesaantal 40

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Scharenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoon

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Verlengkabelsaantal 4

Administratie

Clipboardsaantal 4
Pennenaantal 20
Deelnemersformulierenaantal 80
Naamstickersaantal 80
Permanente markersaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffer
IJscompressenaantal 6
Veiligheidshesjesaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Stofblikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Open de aanmeldingen zodra de trainingstijden en veldreservering vaststaan. Verwerk inschrijvingen dagelijks en vraag dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf uit, zodat hapjes en drankjes niet op het laatste moment moeten worden aangepast.
Controleer sportmateriaal 2 dagen vooraf en laad batterijen voor stopwatches, speaker en microfoon op. Leg naast de normale trainingsballen ook reserveballen, pompen, pionnen, hesjes en markeerschijven klaar.
Plan de trainersbriefing 30 minuten voor ontvangst van de deelnemers. Spreek dan veldindeling, tijdsblokken, veiligheidsafspraken en wie de inschrijfbalie beheert concreet door.
Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en bepaal waar partytenten, tafels en stoelen komen te staan. Zet bij regen of fel weer de ontvangst en drankuitgifte zo neer dat deelnemers niet door het trainingsveld hoeven te lopen.
Zet de inschrijfbalie minimaal 30 minuten voor de start klaar met deelnemersformulieren, pennen en de bijgewerkte deelnemerslijst. Koel dranken vooraf en plaats herbruikbare bekers, borden en bestek direct naast de uitgifteplek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een open training organiseren?: Begin minimaal 3 weken vooraf met uitnodigingen, aanmeldingen en publicatie van de trainingstijden. Plan de veldbevestiging en trainersindeling uiterlijk 10 dagen voor de training.
Wanneer moet ik deelnemers aan een open training herinneren?: Stuur een eerste bevestiging direct na inschrijving en een praktische herinnering 48 uur voor de training. Vermeld daarin de starttijd, aankomsttijd, locatie-informatie, kledingadvies en eventuele dieet- of formulierinformatie.
Hoeveel trainers heb ik nodig voor een open training?: Houd als praktische richtlijn 1 trainer per 10 tot 12 deelnemers aan. Bij 30 deelnemers plan je dus minimaal 3 trainers en daarnaast één persoon voor ontvangst en de inschrijfbalie.
Wanneer zet ik het trainingsmateriaal klaar?: Controleer het materiaal 2 dagen vooraf en zet pionnen, markeerschijven, hesjes, ballen en mini-doelen 30 tot 45 minuten voor de start per trainingsonderdeel klaar. Zo blijft er tijd over om ontbrekende spullen of lege batterijen op te lossen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.