Organiser un entraînement ouvert sans rien oublier

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Ouvre les inscriptions avant de publier les horaires définitifs : tu pourras ajuster les groupes, les entraîneurs et le programme selon le nombre de participants réellement inscrits.
• Confirme la réservation du terrain au plus tard quelques jours avant l’entraînement, puis vérifie la météo la veille. Prévois les tentes et l’éclairage si les conditions ou l’horaire le nécessitent.
• Contrôle le matériel sportif la veille : compte les ballons, vérifie les pompes et rassemble les plots, chasubles, mini-buts, tapis et échelles de coordination. Recharge aussi les batteries des appareils utilisés.
• Imprime les formulaires et mets à jour la liste des participants avant l’ouverture de l’accueil. Installe la table d’inscription, les chaises et les porte-manteaux assez tôt pour éviter une file dès l’arrivée.
• Prépare les boissons et les collations avant l’arrivée des participants, puis garde les boissons au frais dans les glacières. Teste le haut-parleur et le micro sans fil avant le briefing des entraîneurs.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un entraînement ouvert ?

Envoie-les idéalement 2 à 3 semaines avant la date prévue. Garde ensuite au moins 3 jours pour relancer les personnes qui n’ont pas encore répondu et finaliser la liste.

Combien de temps avant faut-il préparer le terrain ?

Commence l’installation environ 60 à 90 minutes avant l’accueil des participants. Ce délai permet de délimiter les terrains, placer le matériel, installer la table d’inscription et corriger un oubli.

Que faut-il prévoir pour l’accueil des participants ?

Prépare une table d’inscription, les formulaires imprimés, la liste actualisée, des stylos et un espace pour les manteaux. Désigne au moins une personne à l’accueil pendant les 30 premières minutes.

Quand vérifier le matériel d’un entraînement ouvert ?

Fais un premier contrôle 24 heures avant, puis un dernier passage 60 minutes avant le début. Vérifie notamment les ballons, les plots, les chasubles, les sifflets, les chronomètres et les batteries.