Checklist para organizar un entrenamiento abierto
Un entrenamiento abierto necesita más coordinación que una sesión habitual: hay que gestionar inscripciones, grupos, entrenadores, material y la llegada de personas que quizá no conocen el lugar. Empieza entre 3 y 4 semanas antes con la reserva del campo, los horarios y las inscripciones. En los últimos 7 días confirma participantes, preferencias dietéticas, previsión meteorológica y funciones del equipo. El día anterior deja preparado el material, los formularios, las bebidas y los aperitivos; el mismo día monta la recepción y prueba el sonido antes de abrir.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
Abrir inscripciones
Publicar los horarios de entrenamiento
Procesar las inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de participantes
Confirmar la reserva del campo
Asignar entrenadores
Desarrollar el programa de formación
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Recordar a los participantes
Hacer la compra
2 personas
Comprobar el material deportivo
2 personas
Cargar las baterías
Imprimir formularios de participantes
Preparar los materiales
2 personas
Enfriar bebidas
Preparar aperitivos
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar el mostrador de inscripción
Marcar los campos de entrenamiento
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
Dar briefing a los entrenadores
3 personas
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Dividir los grupos de entrenamiento
2 personas
Dar la explicación de apertura
Guiar el calentamiento
3 personas
Coordinar la formación técnica
4 personas
Coordinar las formaciones partidarias
4 personas
Repartir agua y fruta
2 personas
Rellenar las bebidas
Servir aperitivos
2 personas
Responder preguntas de los participantes
2 personas
Coordinar el momento de fotos
Hacer el cierre y dar las gracias
Seguimiento
Reunir material deportivo
3 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la cantina
2 personas
Revisar los campos deportivos
2 personas
Vaciar neveras portátiles
Guardar la comida sobrante
Devolver los materiales
2 personas
Devolver el material de depósito
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 6
- Sillas plegablescant. 40
- Carpas de fiestacant. 2
- Percheroscant. 2
Material deportivo
- Balones de entrenamientocant. 20
- Conoscant. 60
- Discos de marcajecant. 40
- Chalecoscant. 40
- Miniporteríascant. 4
- Escaleras de coordinacióncant. 4
- Esterillas de entrenamientocant. 12
- Gomas elásticascant. 12
- Redes para pelotascant. 4
- Silbatoscant. 6
- Cronómetroscant. 4
- Bombascant. 3
- Pelotas de repuestocant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 80
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Tazas de cafécant. 40
Cocina
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 6
- Tijerascant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchilloscant. 6
Equipo
- Altavoz portátil
- Micrófono inalámbrico
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
- Cables alargadorescant. 4
Administración
- Portapapelescant. 4
- Bolígrafoscant. 20
- Formularios de participantescant. 80
- Pegatinas con nombrecant. 80
- Rotuladores permanentescant. 6
Seguridad
- Botiquín de primeros auxilios
- Compresas de hielocant. 6
- Chalecos reflectantescant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escobacant. 2
- Pala y cepillocant. 2
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Abre las inscripciones al menos 3 semanas antes y publica los horarios de entrenamiento desde el principio. Así puedes procesar las solicitudes, actualizar la lista y asignar entrenadores sin improvisar grupos el mismo día.
- Confirma la reserva del campo 10-14 días antes y comprueba la previsión del tiempo 48 horas antes. Si utilizas carpas, lámparas LED o sonido, decide con antelación dónde colocarlos para no bloquear las zonas de entrenamiento.
- Revisa el material deportivo entre 3 y 5 días antes: cuenta balones, conos, discos de marcaje, chalecos y miniporterías, y comprueba bombas, silbatos y cronómetros. Lleva pelotas de repuesto y carga las baterías del altavoz y del micrófono inalámbrico.
- Cierra la lista de participantes 24 horas antes y lleva los formularios impresos a la recepción. Coloca el mostrador de inscripción, las mesas, las sillas y los percheros antes de que llegue la primera persona.
- Enfría las bebidas con al menos 4 horas de antelación y prepara los aperitivos el mismo día. Calcula 2 vasos por participante para la actividad y deja termos, vasos reutilizables, platos y cubiertos juntos en una mesa de servicio.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un entrenamiento abierto?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes. Ese plazo permite reservar el campo, abrir inscripciones, publicar los horarios y asignar entrenadores según el número real de participantes.
- ¿Cuándo debo cerrar las inscripciones del entrenamiento abierto?
- Cierra o revisa las inscripciones 24 horas antes del evento. Actualiza entonces la lista, recoge las preferencias dietéticas y prepara los grupos, formularios y materiales necesarios.
- ¿Cuándo se prepara el material deportivo?
- Haz una primera revisión entre 3 y 5 días antes y una comprobación final la víspera. Cuenta el material, infla los balones, carga las baterías y separa lo que necesita cada zona de entrenamiento.
- ¿Cuándo hay que montar la recepción de participantes?
- Monta el mostrador de inscripción entre 60 y 90 minutos antes del inicio. Coloca los formularios, bolígrafos, horarios y la lista actualizada, y deja tiempo para probar el altavoz y el micrófono.
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