Zo organiseer je een soepel open podium

Een open podium staat of valt met een duidelijke volgorde: leg eerst datum, locatie en programmaformat vast en maak daarna de aanmelding eenvoudig. Bevestig optredens ruim vooraf, zodat je een realistische artiestenlijst en optreedvolgorde kunt maken. Regel geluidsapparatuur, vrijwilligers en catering niet pas in de laatste week. Op de dag zelf draait alles om een korte soundcheck, een goed geïnstrueerde presentator en een draaiboek dat ook achter de schermen werkt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Programmaformat bepalen
2 personen
3
Aanmeldformulier maken
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Open podium promoten
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Artiestenlijst samenstellen
2 personen
9
Optredens bevestigen
2 personen
10
Optreedvolgorde maken
2 personen
11
Presentator instrueren
2 personen
12
Reservering locatie bevestigen
13
Geluidsapparatuur reserveren
14
Catering bestellen
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
Draaiboek afdrukken
17
Artiestenlijst afdrukken
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Materialen controleren
2 personen
20
Artiesten herinneren

Event

21
Locatie openen
2 personen
22
Ruimte ventileren
23
Vloer en entree controleren
2 personen
24
Tafels opstellen
3 personen
25
Stoelen opstellen
3 personen
26
Podiumzone vrijmaken
2 personen
27
Podiumdelen plaatsen
4 personen
28
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
29
Microfoons aansluiten
2 personen
30
Verlichting opstellen
2 personen
31
Kabels veilig afplakken
2 personen
32
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
33
Optredens technisch doornemen
3 personen
34
Cateringtafel inrichten
2 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
37
Hapjes uitstallen
2 personen
38
Inschrijftafel inrichten
2 personen
39
Artiesten ontvangen
2 personen
40
Publiek ontvangen
3 personen
41
Programma openen
42
Artiesten aankondigen
43
Optredens begeleiden
2 personen
44
Geluidsniveau bedienen
45
Artiesten klaarzetten
46
Dranken serveren
2 personen
47
Hapjes aanvullen
2 personen
48
Dranken bijvullen
49
Koffie en thee bijvullen
50
Afval verzamelen
2 personen
51
Toiletten controleren
52
Pauze aankondigen
53
Slotoptreden aankondigen
54
Publiek uitzwaaien
2 personen

Nazorg

55
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
56
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
57
Podiumdelen afbreken
4 personen
58
Verlichting opruimen
2 personen
59
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Catering opruimen
2 personen
62
Afval scheiden
2 personen
63
Ruimte schoonmaken
3 personen
64
Toiletten schoonmaken
2 personen
65
Materialen tellen
2 personen
66
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 120
Podiumdelenaantal 6
Krukkenaantal 4
Statafelsaantal 4
Garderoberekaantal 2

Apparatuur

Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
DI-boxenaantal 2
Audiokabelsaantal 8
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Muziekstandaardsaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 4
Batterijenaantal 24

Decoratie

Podiumdoek
Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpomp
Programmapostersaantal 8
Tafelkledenaantal 8

Servies

Glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Koffiepottenaantal 3
Theepottenaantal 2

Keuken

Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Snijplankenaantal 2
Messenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkokersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Kies vooraf een vaste maximale speelduur per optreden, bijvoorbeeld 10 minuten, en vermeld die in het aanmeldformulier. Vraag daar ook naar benodigde microfoons, DI-boxen en andere aansluitingen.
Plan de aanmeldingen niet alleen op volgorde van binnenkomst. Bevestig elk optreden afzonderlijk en maak daarna een afwisselende optreedvolgorde, zodat meerdere vergelijkbare acts niet achter elkaar staan.
Reserveer geluidsapparatuur uiterlijk enkele weken vooraf en test mengpaneel, luidsprekers, microfoons, kabels en DI-boxen samen. Controleer ook of er genoeg verlengsnoeren en stekkerdozen zijn voor de gekozen opstelling.
Stuur artiesten ongeveer 48 uur voor het open podium nog een herinnering met hun starttijd, aankomsttijd en praktische afspraken. Daarmee voorkom je late afmeldingen en ontbrekende materialen.
Open de locatie minimaal 2 uur voor aanvang. Gebruik het eerste uur voor ventileren, vloer- en entreecontrole, het opstellen van tafels en stoelen en de soundcheck; houd daarna tijd over voor ontvangst en onverwachte problemen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een open podium organiseren?: Reken op 4 tot 6 weken voorbereiding voor een klein open podium. In die periode leg je de locatie vast, open je de aanmeldingen, stel je het programma samen en regel je apparatuur, catering en vrijwilligers.
Hoeveel tijd moet je nemen voor de soundcheck van een open podium?: Plan minimaal 60 minuten voor de soundcheck en reserveer per act ongeveer 5 tot 10 minuten als dat haalbaar is. Bij wisselende instrumenten of meerdere microfoons heb je eerder 90 minuten nodig.
Wanneer sluit je de inschrijving voor een open podium?: Sluit de inschrijving bij voorkeur 10 tot 14 dagen voor het evenement. Zo houd je nog tijd over om optredens te bevestigen, dieetwensen te verzamelen en een definitieve optreedvolgorde te maken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een open podium?: Voor een klein open podium zijn minimaal 3 vrijwilligers naast de presentator praktisch: één voor artiestenontvangst, één voor techniek en één voor catering of zaal. Bij meer dan 50 bezoekers plan je liever 4 tot 5 mensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.