Organiser une scène ouverte sans perdre le fil

Une scène ouverte réussie repose sur un cadre simple : une date, un lieu adapté et un programme compréhensible pour les artistes comme pour le public. Commence par définir le format, puis ouvre les inscriptions avant de réserver définitivement la technique et le catering. Le jour venu, l’accueil, les transitions et le son demandent plus d’attention que la décoration. Ce plan t’aide à avancer dans le bon ordre et à éviter les oublis qui créent des retards.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Déterminer le format du programme
2 personnes
3
Créer le formulaire d’inscription
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Promouvoir la scène ouverte
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Composer la liste des artistes
2 personnes
9
Confirmer les prestations
2 personnes
10
Établir l’ordre des prestations
2 personnes
11
Briefing de l'animateur
2 personnes
12
Confirmer la réservation du lieu
13
Réserver le matériel de sonorisation
14
Commander le catering
15
Répartir les bénévoles
2 personnes
16
Imprimer le déroulé
17
Imprimer la liste des artistes
18
Faire les courses
2 personnes
19
Vérifier le matériel
2 personnes
20
Rappeler les artistes

Événement

21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Aérer la salle
23
Vérifier le sol et l’entrée
2 personnes
24
Installer les tables
3 personnes
25
Installer les chaises
3 personnes
26
Dégager la zone du podium
2 personnes
27
Installer les éléments de scène
4 personnes
28
Installer le système de sonorisation
3 personnes
29
Brancher les microphones
2 personnes
30
Installer l'éclairage
2 personnes
31
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
32
Effectuer la vérification du son
3 personnes
33
Passer en revue la technique des spectacles
3 personnes
34
Installer la table traiteur
2 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Préparer le café et le thé
2 personnes
37
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
38
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
39
Accueillir les artistes
2 personnes
40
Accueillir le public
3 personnes
41
Ouvrir le programme
42
Annoncer les artistes
43
Accompagner les spectacles
2 personnes
44
Gérer le niveau sonore
45
Préparer les artistes
46
Servir les boissons
2 personnes
47
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
49
Réapprovisionner le café et le thé
50
Rassembler les déchets
2 personnes
51
Vérifier les toilettes
52
Annoncer la pause
53
Annoncer la prestation de clôture
54
Saluer le public au revoir
2 personnes

Suivi

55
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
56
Démonter le matériel audio
3 personnes
57
Démonter les éléments de scène
4 personnes
58
Ranger l'éclairage
2 personnes
59
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Ranger le service traiteur
2 personnes
62
Trier les déchets
2 personnes
63
Nettoyer l’espace
3 personnes
64
Nettoyer les toilettes
2 personnes
65
Compter le matériel
2 personnes
66
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 120
Éléments de podiumqté 6
Tabouretsqté 4
Tables hautesqté 4
Portant à vêtementsqté 2

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 2
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Pieds de microqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 4
Pilesqté 24

Décoration

Drapé de scène
Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Pompe à ballons
Affiches du programmeqté 8
Nappesqté 8

Vaisselle

Verresqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Cafetièreqté 3
Théièresqté 2

Cuisine

Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Planches à découperqté 2
Couteauxqté 4
Thermosqté 4
Bouilloiresqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixe un temps maximum par prestation, par exemple 5 à 10 minutes, puis ferme les inscriptions dès que le programme est rempli. Garde aussi 1 ou 2 créneaux de réserve pour les désistements.
Demande dans le formulaire le type de prestation, la durée, les besoins alimentaires et le matériel utilisé. Relance les artistes 3 à 5 jours avant et confirme les prestations avant d’établir l’ordre définitif.
Prépare le déroulé avec les horaires d’ouverture, les balances, les passages et les pauses. Imprime au moins 2 exemplaires du programme et de la liste des artistes : un pour l’animateur et un pour l’accueil.
Teste la sonorisation avant l’arrivée du public : table de mixage, haut-parleurs, microphones, pieds, boîtiers DI, câbles, rallonges et multiprises. Prévois 30 à 45 minutes pour ce contrôle, pas seulement un test rapide du micro.
Répartis les bénévoles avant le jour J avec un rôle précis : accueil, artistes, scène, bar ou rangement. Ouvre le lieu suffisamment tôt pour aérer la salle, vérifier l’entrée et le sol, puis installer tables, chaises et éléments de scène sans bloquer les passages.

Questions fréquentes

Combien de temps prévoir pour organiser une scène ouverte ?: Prévois idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de fixer le lieu, lancer les inscriptions, composer la liste des artistes et réserver la sonorisation sans travailler dans l’urgence.
Combien de temps laisser à chaque artiste sur une scène ouverte ?: Compte généralement 5 à 10 minutes par prestation, installation comprise si le matériel change. Ajoute une pause de 10 à 15 minutes toutes les 45 à 60 minutes pour absorber les retards.
Quand faut-il confirmer les artistes d’une scène ouverte ?: Confirme la liste et l’ordre des prestations 5 à 7 jours avant l’événement. Envoie ensuite un rappel individuel 2 à 3 jours avant avec l’heure d’arrivée, la durée et les besoins techniques.
Combien de bénévoles faut-il pour une scène ouverte ?: Pour environ 50 à 80 personnes, prévois au moins 3 bénévoles en plus de l’animateur : une personne à l’accueil, une pour les artistes et une pour la salle ou le catering. Ajoute une personne dédiée au son si l’équipe technique n’est pas autonome.

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