Cómo organizar un escenario abierto sin perder el control
Un escenario abierto necesita más coordinación que una simple lista de actuaciones. Empieza por fijar fecha, lugar y formato; después organiza las inscripciones, confirma a los artistas y cierra el orden del programa. El sonido, los voluntarios y el catering deben quedar resueltos antes del montaje. Este plan te ayuda a avanzar en la secuencia correcta y a evitar los fallos habituales del día del evento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Definir el formato del programa
2 personas
- 3
Crear formulario de inscripción
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Promocionar el escenario abierto
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Preparar la lista de artistas
2 personas
- 9
Confirmar las actuaciones
2 personas
- 10
Hacer el orden de actuación
2 personas
- 11
Instruir al presentador
2 personas
- 12
Confirmar la reserva del recinto
- 13
Reservar equipo de sonido
- 14
Pedir el catering
- 15
Asignar voluntarios
2 personas
- 16
Imprimir el plan de trabajo
- 17
Imprimir la lista de artistas
- 18
Hacer la compra
2 personas
- 19
Comprobar los materiales
2 personas
- 20
Recordar a los artistas
Evento
- 21
Abrir la ubicación
2 personas
- 22
Ventilar el espacio
- 23
Revisar el suelo y la entrada
2 personas
- 24
Montar mesas
3 personas
- 25
Colocar las sillas
3 personas
- 26
Despejar la zona del escenario
2 personas
- 27
Colocar las piezas del escenario
4 personas
- 28
Montar el sistema de sonido
3 personas
- 29
Conectar los micrófonos
2 personas
- 30
Montar la iluminación
2 personas
- 31
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
- 32
Realizar la prueba de sonido
3 personas
- 33
Revisar la parte técnica de las actuaciones
3 personas
- 34
Montar la mesa de catering
2 personas
- 35
Enfriar las bebidas
2 personas
- 36
Preparar café y té
2 personas
- 37
Montar aperitivos
2 personas
- 38
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
- 39
Recibir a los artistas
2 personas
- 40
Recibir al público
3 personas
- 41
Abrir el programa
- 42
Anunciar a los artistas
- 43
Coordinar las actuaciones
2 personas
- 44
Controlar el nivel de sonido
- 45
Preparar a los artistas
- 46
Servir las bebidas
2 personas
- 47
Reponer los aperitivos
2 personas
- 48
Rellenar las bebidas
- 49
Reponer café y té
- 50
Recoger la basura
2 personas
- 51
Comprobar los baños
- 52
Anunciar el descanso
- 53
Anunciar la actuación final
- 54
Despedir al público
2 personas
Seguimiento
- 55
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 56
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
- 57
Desmontar las partes del escenario
4 personas
- 58
Recoger la iluminación
2 personas
- 59
Retirar sillas y mesas
4 personas
- 60
Lavar la vajilla
3 personas
- 61
Recoger el catering
2 personas
- 62
Separar residuos
2 personas
- 63
Limpiar el espacio
3 personas
- 64
Limpiar los baños
2 personas
- 65
Contar los materiales
2 personas
- 66
Devolver los objetos prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 120
- Piezas de escenariocant. 6
- Taburetescant. 4
- Mesas altascant. 4
- Percherocant. 2
Equipo
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 2
- Micrófonoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Cajas DIcant. 2
- Cables de audiocant. 8
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Portátil
- Atrilescant. 4
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
- Trípodes de iluminacióncant. 2
- Iluminación ambientalcant. 4
- Bateríascant. 24
Decoración
- Telón de escenario
- Guirnaldascant. 6
- Globoscant. 100
- Bomba de globos
- Pósteres del programacant. 8
- Mantelescant. 8
Vajilla
- Vasoscant. 150
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 150
- Cubiertoscant. 150
- Jarras de cafécant. 3
- Teterascant. 2
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 6
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchilloscant. 4
- Termoscant. 4
- Teterascant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Define el formato antes de abrir las inscripciones: decide cuánto dura cada actuación, cuántos artistas caben y si habrá pausas. Así podrás cerrar la lista sin prometer más turnos de los que permite el horario.
- Abre el formulario con suficiente antelación y pregunta también por las necesidades técnicas y las preferencias dietéticas. Revisa las inscripciones varias veces por semana y confirma cada actuación antes de publicar el orden definitivo.
- Cierra el sonido al menos una semana antes. Comprueba que la mesa de mezclas, los altavoces, micrófonos, soportes, cajas DI, cables y regletas son compatibles y que hay alargadores suficientes para la distribución real de la sala.
- Prepara el orden de actuación y un plan alternativo para los retrasos. Entrega al presentador la lista de artistas, los tiempos y las indicaciones de cambio para que no tenga que improvisar entre actuaciones.
- Reserva tiempo específico para abrir y preparar el recinto: ventila el espacio, revisa la entrada y el suelo, monta mesas y sillas y prueba el equipo antes de que llegue el público. La decoración puede esperar; una prueba de sonido no.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un escenario abierto?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Ese margen permite reservar el recinto y el sonido, abrir inscripciones, promocionar el evento y confirmar a los artistas al menos 7 días antes.
- ¿Cuánto debe durar cada actuación en un escenario abierto?
- Reserva normalmente entre 5 y 10 minutos por artista, incluyendo el cambio de participantes. Calcula el programa completo con una pausa de 15 minutos para evitar que el evento termine tarde.
- ¿Cuándo hay que cerrar la lista de artistas?
- Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes del evento. Después confirma las actuaciones, prepara el orden definitivo y envía un recordatorio a cada artista entre 24 y 48 horas antes.
- ¿Qué hay que comprobar el día del escenario abierto?
- Haz la revisión entre 2 y 3 horas antes de abrir: entrada y suelo, ventilación, disposición de mesas y sillas, iluminación y prueba completa de micrófonos, altavoces, cables y mesa de mezclas.
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