Eine offene Bühne Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege das Anmeldeformular erst an, wenn Format und Auftrittsregeln feststehen. Frage nach Name, Beitrag, Dauer, Technikbedarf und Ernährungswünschen; eine maximale Auftrittslänge verhindert später einen übervollen Ablauf.
• Bestätige Auftritte nicht nur per Sammelmail. Schicke jedem Künstler spätestens sieben Tage vorher Auftrittszeit, Einlasszeit, Reihenfolge und mitzubringende Ausrüstung; bitte um eine Rückmeldung innerhalb von 48 Stunden.
• Plane die Reihenfolge mit einem Puffer von etwa fünf Minuten zwischen den Beiträgen. Wechsle längere Umbauten mit kurzen Beiträgen ab und gib der Moderation eine gedruckte Künstlerliste sowie das Drehbuch.
• Reserviere Mischpult, Lautsprecher, Mikrofone, Stative, DI-Boxen und Audiokabel frühzeitig als zusammengehöriges Set. Prüfe am Vortag Verlängerungskabel, Laptop und Batterien; fehlende Kleinteile stoppen den Soundcheck schneller als die großen Geräte.
• Öffne den Raum mindestens zwei Stunden vor Beginn. Lüfte zuerst, kontrolliere Eingang und Boden, stelle danach Bühne, Tische und Stühle auf und führe vor dem Einlass einen vollständigen Mikrofon- und Musiktest durch.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine offene Bühne planen?

Beginne etwa acht Wochen vor dem Termin mit Datum, Ort und Format. Verschicke die Einladung und den Aufruf zur Anmeldung idealerweise sechs Wochen vorher, damit du mindestens 14 Tage für die Zusammenstellung des Programms hast.

Wie viele Künstler braucht eine offene Bühne?

Das hängt von der Länge des Abends ab: Bei zweieinhalb Stunden Programm passen meist 12 bis 15 Beiträge von jeweils etwa 8 bis 10 Minuten hinein. Rechne zusätzlich rund fünf Minuten Wechselzeit pro Auftritt ein.

Wann sollte ich die Technik für eine offene Bühne testen?

Führe am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten vor dem Einlass einen vollständigen Soundcheck durch. Teste jedes Mikrofon, die DI-Boxen, den Laptop und die Lautsprecher einzeln und lasse danach zwei oder drei Künstler kurz anspielen.

Wie viel Essen und Getränke brauche ich für eine offene Bühne?

Plane für jede anwesende Person mindestens ein alkoholfreies Getränk pro Stunde und bei einem Abend von drei Stunden zusätzlich eine kleine Portion Catering ein. Erfasse Ernährungswünsche spätestens sieben Tage vorher und bestelle mit etwa 10 Prozent Reserve.

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