Zo organiseer je een open podium

Een open podium staat of valt met een strak programma en techniek die vooraf getest is. Leg eerst datum en locatie vast, publiceer daarna het aanmeldformulier en verzamel per optreden de technische wensen. Zodra de aanmeldingen binnen zijn, maak je het programma, bevestig je de optredenstijden en werk je het draaiboek uit. Plan op de dag zelf voldoende tijd voor podiumopbouw, soundcheck, ontvangst en onverwachte uitloop.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Aanmeldformulier publiceren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Optredens aanmelden
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Programma samenstellen
2 personen
8
Optredens bevestigen
2 personen
9
Technische wensen verzamelen
2 personen
10
Reserveringen maken
11
Draaiboek afdrukken
12
Optredenstijden bevestigen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Publieksinformatie versturen
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Apparatuur testen
2 personen
18
Koelboxen vullen
2 personen
19
Hapjes voorbereiden
3 personen
20
Programmaborden printen

Event

21
Locatie openen
2 personen
22
Leveringen controleren
2 personen
23
Tafels opstellen
4 personen
24
Stoelen opstellen
4 personen
25
Podium inrichten
4 personen
26
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
27
Microfoons instellen
2 personen
28
Verlichting aansluiten
2 personen
29
Technische soundcheck uitvoeren
3 personen
30
Optredens laten soundchecken
3 personen
31
Backstage inrichten
2 personen
32
Catering klaarzetten
3 personen
33
Registratietafel inrichten
2 personen
34
Programma ophangen
2 personen
35
Instructies aan vrijwilligers geven
2 personen
36
Deelnemers ontvangen
3 personen
37
Publiek registreren
3 personen
38
Jassen en tassen aannemen
2 personen
39
Openingswoord verzorgen
40
Optredens aankondigen
41
Podiumwissels begeleiden
2 personen
42
Geluid bedienen
2 personen
43
Licht bedienen
44
Optredens begeleiden
2 personen
45
Dranken serveren
3 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Servies verzamelen
2 personen
49
Publieksruimte controleren
2 personen
50
Toiletten controleren
51
Pauze aankondigen
52
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
53
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen
54
Laatste optreden afronden
2 personen

Nazorg

55
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
56
Etenswaren verpakken
2 personen
57
Afval verzamelen
3 personen
58
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
59
Podium afbouwen
4 personen
60
Decoratie verwijderen
2 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Locatie schoonmaken
4 personen
63
Techniek inpakken
3 personen
64
Gevonden voorwerpen verzamelen
65
Voorraad gekoeld opslaan
2 personen
66
Materialen retourneren
2 personen
67
Restantvoorraad opruimen
2 personen
68
Foto's en bestanden archiveren
69
Bedankbericht versturen
70
Openstaande rekeningen verzamelen
71
Beschadigde materialen melden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Podiumtrap
Statafelsaantal 6
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 100
Kapstokkenaantal 4
Kleedkamertafelsaantal 2
Kleedkamerstoelenaantal 12

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengltafel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
DI-boxenaantal 2
Monitor speakersaantal 2
Audiokabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Laptop
Reservebatterijenaantal 12
Gereedschapskist
Gaffer tapeaantal 4
Kabelgotenaantal 10
Reservezekeringenaantal 6

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 4
Verlichtingsstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerplateausaantal 12
Schenkkanenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Programmabordenaantal 4
Pijlbordenaantal 6
Tafelkledenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 100
Podiumachterdoek
Naamkaartjesaantal 120
Stiftenaantal 12
A4-papieraantal 2
Pennenaantal 20
Clipboardaantal 4
Tafelnummersaantal 12

Catering

Boodschappen
Drankdispensersaantal 4
Koelkrattenaantal 6
Serveerkommenaantal 16
Broodmandenaantal 8
Koffiefiltersaantal 100
Drankkratjesaantal 10

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Vuilnisbakkenaantal 8
Rubberen handschoenenaantal 6

Tips

Sluit de aanmeldingen uiterlijk 2 tot 3 weken voor het optreden. Vraag naast naam en act ook de duur, het aantal deelnemers, dieetwensen en alle technische wensen uit, zoals microfoons, DI-boxen of een laptopaansluiting.
Maak het programma pas definitief nadat je alle optredens hebt verwerkt. Houd per act 5 tot 10 minuten wisseltijd aan en bevestig de optredenstijd opnieuw zodra de volgorde vaststaat.
Test de volledige geluidsketen minimaal 1 dag vooraf: mengtafel, actieve speakers, draadloze microfoons, monitor speakers en kabels. Leg reservebatterijen, verlengkabels en stekkerdozen klaar; juist die worden bij de opbouw vaak vergeten.
Wijs op de avond zelf aparte personen aan voor techniek, artiestenbegeleiding, ontvangst en catering. Geef vrijwilligers het draaiboek vóór opening en laat één coördinator wijzigingen in het programma doorvoeren.
Richt eerst podium en kleedkamer in en zet daarna pas publieksmeubilair en catering klaar. Plan minstens 90 minuten voor de opbouw en controleer vóór binnenkomst van het publiek ook podiumverlichting, programmaborden, drinkglazen en koffievoorziening.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een open podium organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en het aanmeldformulier. Sluit de inschrijving 2 tot 3 weken voor de avond, zodat je nog tijd hebt voor het programma, technische wensen en bevestigingen.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor de opbouw van een open podium?: Reken op minimaal 90 minuten voor podiumdelen, podiumtrap, speakers, mengtafel, microfoons en verlichting. Plan daarnaast 30 tot 45 minuten voor een volledige soundcheck en houd extra tijd vrij voor kabels of aansluitingen die niet blijken te passen.
Wanneer maak je het programma van een open podium?: Maak het programma nadat de aanmeldingen zijn gecontroleerd en de duur en technische wensen van elke act bekend zijn. Stuur het definitieve schema uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf naar deelnemers, vrijwilligers en publiek.
Hoeveel microfoons en speakers heb je nodig voor een open podium?: Dat hangt af van de optredens, maar bepaal het aantal op basis van de verzamelde technische wensen en reserveer minimaal één reserve-microfoon. Test alle microfoons, actieve speakers en monitor speakers samen vóór de opening, niet alleen afzonderlijk.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.