Offene Bühne organisieren: der Ablauf von der Anmeldung bis zum Auftritt
Bei einer offenen Bühne entscheidet die Reihenfolge der Planung über einen ruhigen Abend. Lege zuerst Termin und Ort fest, öffne dann die Anmeldung und sammle frühzeitig Auftrittsdauer, Technikbedarf und Ernährungswünsche. Erst wenn die Beiträge bestätigt sind, lässt sich ein belastbares Programm mit Zeitplan erstellen. Plane außerdem genug Zeit für Technikprobe, Bühnenaufbau und die Einteilung der Helfer ein – gerade diese Punkte werden bei offenen Bühnen häufig zu spät geklärt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Anmeldeformular veröffentlichen
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Auftritte anmelden
- 5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 8
Auftritte bestätigen
2 Personen
- 9
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
- 10
Reservierungen vornehmen
- 11
Drehbuch ausdrucken
- 12
Auftrittszeiten bestätigen
- 13
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 14
Publikumsinformationen versenden
- 15
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 16
Einkaufen gehen
3 Personen
- 17
Geräte testen
2 Personen
- 18
Kühlboxen füllen
2 Personen
- 19
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 20
Programmschilder drucken
Event
- 21
Location öffnen
2 Personen
- 22
Lieferungen überprüfen
2 Personen
- 23
Tische aufstellen
4 Personen
- 24
Stühle aufstellen
4 Personen
- 25
Bühne einrichten
4 Personen
- 26
Tontechnik anschließen
3 Personen
- 27
Mikrofone einrichten
2 Personen
- 28
Beleuchtung anschließen
2 Personen
- 29
Technischen Soundcheck durchführen
3 Personen
- 30
Auftritte soundchecken lassen
3 Personen
- 31
Backstage einrichten
2 Personen
- 32
Catering bereitstellen
3 Personen
- 33
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 34
Programm aufhängen
2 Personen
- 35
Anweisungen an Freiwillige geben
2 Personen
- 36
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 37
Publikum registrieren
3 Personen
- 38
Jacken und Taschen annehmen
2 Personen
- 39
Eröffnungsrede halten
- 40
Auftritte ankündigen
- 41
Bühnenwechsel begleiten
2 Personen
- 42
Ton bedienen
2 Personen
- 43
Licht steuern
- 44
Auftritte betreuen
2 Personen
- 45
Getränke servieren
3 Personen
- 46
Snacks servieren
3 Personen
- 47
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 48
Geschirr sammeln
2 Personen
- 49
Publikumsbereich kontrollieren
2 Personen
- 50
Toiletten kontrollieren
- 51
Pause ankündigen
- 52
Pausebuffet auffüllen
2 Personen
- 53
Publikum zum Ausgang begleiten
2 Personen
- 54
Finalen Auftritt abschließen
2 Personen
Nachbereitung
- 55
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 56
Lebensmittel verpacken
2 Personen
- 57
Abfall sammeln
3 Personen
- 58
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 59
Bühne abbauen
4 Personen
- 60
Dekoration entfernen
2 Personen
- 61
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 62
Location reinigen
4 Personen
- 63
Technik einpacken
3 Personen
- 64
Fundsachen sammeln
- 65
Vorräte gekühlt lagern
2 Personen
- 66
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 67
Restbestände aufräumen
2 Personen
- 68
Fotos und Dateien archivieren
- 69
Dankesnachricht versenden
- 70
Offene Rechnungen sammeln
- 71
Beschädigte Materialien melden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BühnenelementeAnz. 6
- Bühnentreppe
- StehtischeAnz. 6
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 100
- KleiderständerAnz. 4
- UmkleidetischeAnz. 2
- UmkleidestühleAnz. 12
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischtafel
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- DI-BoxenAnz. 2
- MonitorlautsprecherAnz. 2
- AudiokabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- Laptop
- ErsatzbatterienAnz. 12
- Werkzeugkiste
- Gaffer TapeAnz. 4
- KabelkanäleAnz. 10
- ErsatzsicherungenAnz. 6
Beleuchtung
- LED-BühnenlichterAnz. 4
- BeleuchtungsstativeAnz. 2
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 50
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierplattenAnz. 12
- KaraffenAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- Koch- und BrotmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 6
- MessbecherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
Dekoration
- ProgrammschilderAnz. 4
- WegweiserAnz. 6
- TischdeckenAnz. 12
- WimpelkettenAnz. 8
- BallonsAnz. 100
- BallonbandAnz. 2
- KlebebandAnz. 6
- KabelbinderAnz. 100
- Bühnenhintergrund
- NamensschilderAnz. 120
- StifteAnz. 12
- A4-PapierAnz. 2
- StifteAnz. 20
- KlemmbrettAnz. 4
- TischnummernAnz. 12
Catering
- Einkäufe
- GetränkespenderAnz. 4
- KühlkistenAnz. 6
- ServierschalenAnz. 16
- BrotkörbeAnz. 8
- KaffeefilterAnz. 100
- GetränkekistenAnz. 10
Reinigung
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischsetsAnz. 2
- EimerAnz. 3
- MülleimerAnz. 8
- GummihandschuheAnz. 6
Tipps
- Öffne das Anmeldeformular mindestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Frage nicht nur nach dem Beitrag, sondern auch nach Dauer, benötigten Anschlüssen, Mikrofonen und besonderen Aufbauwünschen.
- Bestätige jeden Auftritt schriftlich und setze eine klare Rückmeldefrist, zum Beispiel 10 Tage vor der Veranstaltung. Ohne diese Frist bleiben Lücken im Programm und kurzfristige Absagen schwer auffangbar.
- Plane pro Auftritt einen festen Wechselpuffer von 5 bis 10 Minuten ein. Das reicht meist für den Umbau von Mikrofonständern, DI-Boxen, Kabeln oder Monitorlautsprechern.
- Teste Lautsprecher, Mischtafel, Funkmikrofone, Laptop und LED-Bühnenlichter spätestens am Vortag. Lege Ersatzbatterien und Verlängerungskabel sichtbar bereit, statt sie erst während des Soundchecks zu suchen.
- Öffne den Veranstaltungsort mindestens 3 Stunden vor Einlass. Stelle zuerst Bühne, Treppe und Technik auf, danach Tische und Stühle; Getränke, Gläser, Snacks und Karaffen kommen erst zum Schluss an ihren Platz.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine offene Bühne organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Ort und Anmeldung. Die Auftritte sollten spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Termin bestätigt sein, damit Programm und Technikplan stabil bleiben.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer offenen Bühne?
- Plane für Bühne, Bestuhlung, Licht und Ton mindestens 3 Stunden ein. Bei mehreren Bühnenelementen, Mischtafel, Monitorlautsprechern und vielen Kabelwegen sind 4 Stunden realistischer.
- Wie viele Auftritte passen in eine offene Bühne?
- Rechne pro Beitrag mit der tatsächlichen Auftrittsdauer plus 5 bis 10 Minuten Wechselzeit. Bei einem zweistündigen Programm passen dadurch meist etwa 8 bis 12 kurze Beiträge hinein, abhängig von Umbau und Moderation.
- Wann sollte der Technikbedarf der Künstler feststehen?
- Sammle die technischen Anforderungen direkt mit der Anmeldung und schließe die Abfrage spätestens 2 Wochen vor dem Termin ab. So bleibt Zeit, fehlende Mikrofone, DI-Boxen, Kabel oder Lautsprecher zu organisieren und am Vortag zu testen.
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