Cómo organizar un escenario abierto sin perder el control
Un escenario abierto necesita más que un micrófono y una lista de artistas. Empieza fijando fecha y lugar, abre las inscripciones y define pronto cuánto durará cada actuación. Después reúne las necesidades técnicas, prepara un programa realista y asigna responsables para recepción, sonido, vestuario y catering. El día del evento, deja tiempo para probar altavoces, mesa de mezclas, micrófonos y luces antes de recibir al público.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Publicar el formulario de inscripción
- 3
Enviar invitaciones
2 personas
- 4
Registrar las actuaciones
- 5
Gestionar inscripciones
2 personas
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Elaborar el programa
2 personas
- 8
Confirmar las actuaciones
2 personas
- 9
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
- 10
Hacer reservas
- 11
Imprimir el plan de trabajo
- 12
Confirmar los horarios de actuación
- 13
Asignar voluntarios
2 personas
- 14
Enviar información al público
- 15
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 16
Hacer la compra
3 personas
- 17
Probar el equipo
2 personas
- 18
Llenar las neveras portátiles
2 personas
- 19
Preparar aperitivos
3 personas
- 20
Imprimir los paneles del programa
Evento
- 21
Abrir la ubicación
2 personas
- 22
Comprobar las entregas
2 personas
- 23
Montar mesas
4 personas
- 24
Colocar las sillas
4 personas
- 25
Montar el escenario
4 personas
- 26
Conectar el equipo de sonido
3 personas
- 27
Configurar micrófonos
2 personas
- 28
Conectar la iluminación
2 personas
- 29
Realizar la prueba técnica de sonido
3 personas
- 30
Asegurar la prueba de sonido de las actuaciones
3 personas
- 31
Montar backstage
2 personas
- 32
Preparar la restauración
3 personas
- 33
Montar la mesa de registro
2 personas
- 34
Colgar el programa
2 personas
- 35
Dar instrucciones a los voluntarios
2 personas
- 36
Recepción de participantes
3 personas
- 37
Registrar al público
3 personas
- 38
Recibir abrigos y bolsos
2 personas
- 39
Dar el discurso de apertura
- 40
Anunciar las actuaciones
- 41
Coordinar los cambios de escenario
2 personas
- 42
Operar el sonido
2 personas
- 43
Controlar la iluminación
- 44
Coordinar las actuaciones
2 personas
- 45
Servir las bebidas
3 personas
- 46
Servir aperitivos
3 personas
- 47
Rellenar las bebidas
2 personas
- 48
Recoger la vajilla
2 personas
- 49
Inspeccionar el área de público
2 personas
- 50
Comprobar los baños
- 51
Anunciar el descanso
- 52
Reponer el bufé del descanso
2 personas
- 53
Guiar al público hacia la salida
2 personas
- 54
Cerrar la última actuación
2 personas
Seguimiento
- 55
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 56
Empaquetar alimentos
2 personas
- 57
Recoger la basura
3 personas
- 58
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 59
Desmontar el escenario
4 personas
- 60
Retirar la decoración
2 personas
- 61
Lavar la vajilla
3 personas
- 62
Limpiar el lugar
4 personas
- 63
Empacar el equipo técnico
3 personas
- 64
Recoger objetos perdidos
- 65
Guardar el stock en refrigeración
2 personas
- 66
Devolver los materiales
2 personas
- 67
Retirar el stock restante
2 personas
- 68
Archivar fotos y archivos
- 69
Enviar mensaje de agradecimiento
- 70
Recopilar las facturas pendientes
- 71
Informar de materiales dañados
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Piezas de escenariocant. 6
- Escalera del escenario
- Mesas altascant. 6
- Mesascant. 8
- Sillascant. 100
- Percheroscant. 4
- Mesas de vestuariocant. 2
- Sillas del vestuariocant. 12
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Cajas DIcant. 2
- Supervisar a los ponentescant. 2
- Cables de audiocant. 12
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Portátil
- Baterías de repuestocant. 12
- Caja de herramientas
- Cinta gaffercant. 4
- Canaletas para cablescant. 10
- Fusibles de repuestocant. 6
Iluminación
- Luces LED de escenariocant. 4
- Soportes de iluminacióncant. 2
- Iluminación ambientalcant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Tazas de cafécant. 50
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas para servircant. 12
- Jarrascant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Pinzas de servircant. 6
- Jarras medidorascant. 2
- Termoscant. 4
Decoración
- Carteles del programacant. 4
- Carteles direccionalescant. 6
- Mantelescant. 12
- Guirnaldascant. 8
- Globoscant. 100
- Cinta para globoscant. 2
- Cinta adhesivacant. 6
- Bridascant. 100
- Telón de fondo del escenario
- Tarjetas de nombrecant. 120
- Rotuladorescant. 12
- Papel A4cant. 2
- Bolígrafoscant. 20
- Portapapelescant. 4
- Números de mesacant. 12
Catering
- Compras
- Dispensadores de bebidascant. 4
- Cajas isotérmicascant. 6
- Cuencos de serviciocant. 16
- Cestas de pancant. 8
- Filtros de cafécant. 100
- Cajones de bebidascant. 10
Limpieza
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
- Papelelerascant. 8
- Guantes de gomacant. 6
Consejos
- Abre el formulario de inscripción con al menos 3 semanas de antelación y pide duración, necesidades técnicas y preferencias dietéticas. Así puedes cerrar el programa sin perseguir información a última hora.
- Establece una fecha límite de inscripción 7 días antes del evento. Después confirma cada actuación y reserva bloques para cambios de escenario, pruebas de sonido y retrasos.
- Haz una prueba completa del equipo entre 2 y 3 horas antes de abrir: altavoces activos, mesa de mezclas, micrófonos inalámbricos, cajas DI, cables, regletas y luces LED. Guarda baterías de repuesto a mano.
- Imprime el programa y el plan de trabajo el día anterior, y entrega una copia a cada voluntario. Incluye horarios de actuación, responsables y necesidades técnicas; depender solo del portátil suele causar problemas cuando cambia algo.
- Calcula la comida y la bebida a partir de las confirmaciones, no de las inscripciones iniciales. Prepara las neveras portátiles, aperitivos, vasos reutilizables, tazas, platos y cubiertos antes de montar las mesas y las sillas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un escenario abierto?
- Empieza al menos 3 semanas antes para fijar el lugar, abrir las inscripciones y enviar invitaciones. Cierra las actuaciones y las necesidades técnicas unos 7 días antes, para poder elaborar un programa definitivo.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que probar el sonido?
- Reserva entre 2 y 3 horas antes de la apertura para montar y probar el sonido y la iluminación. Comprueba cada micrófono, altavoz, cable, caja DI y entrada de la mesa de mezclas, no solo el volumen general.
- ¿Cómo se organiza el programa de un escenario abierto?
- Primero agrupa las actuaciones por duración y necesidades técnicas, y después añade cambios de escenario y pausas. Deja entre 5 y 10 minutos entre actuaciones cuando haya que mover instrumentos, soportes o micrófonos.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un escenario abierto?
- Como mínimo, asigna una persona a la recepción, otra al sonido y otra a coordinar a los artistas; añade apoyo para catering y montaje. Confirma los turnos al menos 3 días antes y entrega a cada voluntario el plan de trabajo impreso.
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