Organiser une scène ouverte sans perdre le fil

Une scène ouverte repose sur un enchaînement précis : trouver le lieu, ouvrir les inscriptions, construire un programme réaliste, puis préparer la technique et l’accueil. Le point délicat n’est pas seulement de remplir la scène, mais de confirmer chaque prestation et ses besoins avant le jour J. Prévoyez aussi un déroulé imprimé, une équipe répartie par rôle et un temps de test pour les micros, câbles, éclairages et retours son. Cette méthode vous aide à éviter les retards et les oublis fréquents.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Publier le formulaire d'inscription
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Inscrire les spectacles
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Établir le programme
2 personnes
8
Confirmer les prestations
2 personnes
9
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
10
Faire les réservations
11
Imprimer le déroulé
12
Confirmer les horaires de spectacle
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Envoyer les informations au public
15
Vérifier la liste des courses
2 personnes
16
Faire les courses
3 personnes
17
Tester l'équipement
2 personnes
18
Remplir les glacières
2 personnes
19
Préparer les en-cas
3 personnes
20
Imprimer les panneaux du programme

Événement

21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Vérifier les livraisons
2 personnes
23
Installer les tables
4 personnes
24
Installer les chaises
4 personnes
25
Aménager la scène
4 personnes
26
Raccorder le matériel audio
3 personnes
27
Régler les microphones
2 personnes
28
Brancher l’éclairage
2 personnes
29
Effectuer la balance technique
3 personnes
30
Faire la balance son des spectacles
3 personnes
31
Aménager les coulisses
2 personnes
32
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
33
Installer la table d'inscription
2 personnes
34
Afficher le programme
2 personnes
35
Donner les consignes aux bénévoles
2 personnes
36
Accueillir les participants
3 personnes
37
Enregistrer le public
3 personnes
38
Prendre les manteaux et les sacs
2 personnes
39
Faire le discours d’ouverture
40
Annoncer les spectacles
41
Coordonner les changements de scène
2 personnes
42
Gérer le son
2 personnes
43
Gérer l’éclairage
44
Accompagner les spectacles
2 personnes
45
Servir les boissons
3 personnes
46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Rassembler la vaisselle
2 personnes
49
Vérifier l’espace public
2 personnes
50
Vérifier les toilettes
51
Annoncer la pause
52
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
53
Accompagner le public vers la sortie
2 personnes
54
Clore la dernière prestation
2 personnes

Suivi

55
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
56
Emballer les aliments
2 personnes
57
Rassembler les déchets
3 personnes
58
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
59
Démonter la scène
4 personnes
60
Retirer la décoration
2 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Nettoyer le lieu
4 personnes
63
Ranger le matériel technique
3 personnes
64
Rassembler les objets trouvés
65
Stocker les provisions au frais
2 personnes
66
Retourner les matériels
2 personnes
67
Ranger le stock restant
2 personnes
68
Archiver les photos et les fichiers
69
Envoyer un message de remerciement
70
Rassembler les factures impayées
71
Signaler les matériaux endommagés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escalier de podium
Tables hautesqté 6
Tablesqté 8
Chaisesqté 100
Porte-manteauxqté 4
Tables de logeqté 2
Chaises des vestiairesqté 12

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mélange
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 2
Surveiller les enceintesqté 2
Câbles audioqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ordinateur portable
Piles de rechangeqté 12
Boîte à outils
Ruban gafferqté 4
Goulottes de câblesqté 10
Fusibles de secoursqté 6

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 4
Pieds d'éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 6
Verres doseursqté 2
Thermosqté 4

Décoration

Panneaux du programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 6
Nappesqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 100
Fond de scène
Badges nominatifsqté 120
Marqueursqté 12
Papier A4qté 2
Stylosqté 20
Porte-blocqté 4
Numéros de tableqté 12

Catering

Courses
Distributeurs de boissonsqté 4
Caisses réfrigéréesqté 6
Saladiers de serviceqté 16
Corbeilles à painqté 8
Filtres à caféqté 100
Caisses de boissonsqté 10

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Poubellesqté 8
Gants en caoutchoucqté 6

Conseils

Fixez une durée maximale par passage avant d’ouvrir les inscriptions. Gardez une marge d’au moins 15 à 20 minutes pour les changements de matériel et les imprévus.
Demandez les besoins techniques au moment de l’inscription, pas après la programmation. Un numéro peut nécessiter un microphone sans fil, un boîtier DI, un ordinateur ou plusieurs entrées sur la table de mixage.
Construisez le programme seulement après avoir confirmé les prestations. Regroupez les passages qui utilisent une installation similaire afin de limiter les changements sur scène et les temps morts.
Prévoyez le matériel d’accueil avant les achats : verres réutilisables, tasses, assiettes, couverts, carafes et plateaux doivent être disponibles dès l’ouverture du lieu.
Testez toute la chaîne audio et l’éclairage avant l’arrivée du public. Vérifiez les piles de rechange, les rallonges, les multiprises, les enceintes et les projecteurs LED, puis imprimez le déroulé et les panneaux du programme.

Questions fréquentes

Combien de temps prévoir pour organiser une scène ouverte ?: Comptez au moins 3 à 4 semaines pour fixer la date, réserver le lieu, recueillir les inscriptions et confirmer les prestations. Gardez les derniers 3 jours pour le programme final, les achats et les vérifications techniques.
Combien de temps dure un passage sur une scène ouverte ?: Une durée de 5 à 10 minutes par participant permet généralement d’accueillir plusieurs prestations sans allonger la soirée. Ajoutez 2 à 3 minutes entre les passages pour les changements de câbles, de micros ou d’instruments.
Quand faut-il fermer les inscriptions ?: Fermez-les environ 7 jours avant l’événement si le programme doit être imprimé et les besoins techniques préparés. Vous aurez encore le temps de remplacer un désistement et de confirmer les horaires à chaque intervenant.
Combien de bénévoles faut-il pour une scène ouverte ?: Prévoyez au minimum 4 rôles distincts : accueil, régie son, accompagnement des artistes et coordination générale. Ajoutez une personne pour les boissons et les encas si le public est nombreux ou si la soirée dépasse 2 heures.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.