Zo organiseer je een open podium

Begin met de zaal en datum, en leg daarna meteen vast hoe mensen zich aanmelden. Een open podium loopt vooral vast wanneer optredens te laat worden bevestigd of de techniek pas op de avond zelf wordt getest. Werk daarom van programma naar uitvoering: verwerk de aanmeldingen, maak een vaste optreedvolgorde en reserveer geluids- en lichtapparatuur op tijd. Plan op de dag zelf voldoende opbouwtijd voor podium, microfoons, licht en een volledige geluidscheck.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaal reserveren
2
Evenementdatum vastleggen
2 personen
3
Aanmeldformulier maken
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Optredens aanmelden
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Optredens bevestigen
2 personen
9
Optreedvolgorde maken
2 personen
10
Presentatieteksten verzamelen
11
Programma publiceren
12
Techniek reserveren
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Catering bestellen
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Techniek ophalen
2 personen
18
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
19
Zaal openen
2 personen
20
Podiumdelen opbouwen
4 personen
21
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
22
Microfoons aansluiten
2 personen
23
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
24
Lichtinstallatie opbouwen
2 personen
25
Lichtstanden testen
2 personen
26
Stoelen opstellen
3 personen
27
Tafels opstellen
2 personen
28
Podiumaankleding ophangen
2 personen
29
Cateringbuffet inrichten
3 personen
30
Dranken koud zetten
2 personen
31
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
32
Informatiebalie inrichten
2 personen
33
Optredens ontvangen
2 personen
34
Artiesten kort instrueren
2 personen

Event

35
Publieksingang openen
2 personen
36
Bezoekers welkom heten
2 personen
37
Programma toelichten
38
Optredens presenteren
2 personen
39
Microfoons wisselen
2 personen
40
Pauzebuffet bijvullen
2 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Koffie en thee serveren
2 personen
43
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
44
Afvalbakken legen
45
Laatste optreden aankondigen
46
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

47
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
48
Catering opruimen
3 personen
49
Servies afwassen
2 personen
50
Stoelen en tafels opruimen
3 personen
51
Podium afbreken
4 personen
52
Zaal schoonmaken
3 personen
53
Techniek retourneren
2 personen
54
Afval afvoeren
2 personen
55
Gevonden voorwerpen bewaren
56
Leveringen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Podiumtrappenaantal 2
Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 8
Klaptafel informatiebalie

Apparatuur

PA-luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
DI-boxenaantal 2
Audiokabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4
Laptop voor programma
USB-stickaantal 2

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 4
Lichtstatievenaantal 2
Werklampenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveertangenaantal 6

Decoratie

Achterdoek
Tafelkledenaantal 8
Programmapostersaantal 10
Pijlbordjesaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de aanmeldingen niet pas een paar dagen voor het optreden: plan minimaal 2 weken verwerkingstijd voor bevestigingen, presentatieteksten en de optreedvolgorde. Zo kun je het programma nog publiceren en wijzigingen opvangen.
Maak voor elk optreden een korte technische notitie met microfoonbehoefte, DI-box, muziekbron en op- en afbouwtijd. Reserveer per optreden 5 minuten wisseltijd; bij 12 optredens loopt dat al op tot 55 minuten inclusief korte pauzes.
Plan de opbouw minstens 3 uur voor de zaal open gaat. Bouw eerst de podiumdelen en podiumtrappen, plaats daarna de PA-luidsprekers en sluit mengpaneel, microfoons, audiokabels en stroom aan voordat je de lichtstanden test.
Doe een geluidscheck met dezelfde draadloze microfoons, DI-boxen en kabels die tijdens het programma worden gebruikt. Test iedere microfoon afzonderlijk en leg minimaal 2 reserve-audiokabels en gaffer tape klaar bij het mengpaneel.
Bestel catering op basis van het bevestigde aantal bezoekers en deelnemers, niet op basis van de eerste aanmeldingen. Zet houdbare producten vooraf klaar en houd koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen en koelboxen buiten de publieksroute.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een open podium organiseren?: Leg de zaal en datum bij voorkeur minimaal 8 weken vooraf vast. Begin uiterlijk 6 weken voor de avond met aanmeldingen; houd daarna minstens 2 weken over voor bevestigingen, programma en techniek.
Hoeveel tijd heb je nodig om een open podium op te bouwen?: Reken op minimaal 3 uur voor podium, stoelen, geluidsinstallatie en licht. Plan daarnaast 30 tot 45 minuten voor een volledige geluidscheck, zodat iedere microfoon en muziekbron getest is.
Hoe maak je een goede optreedvolgorde voor een open podium?: Verwerk eerst alle bevestigde optredens en noteer per act de benodigde techniek en wisseltijd. Houd gemiddeld 5 minuten tussen optredens aan en zet langere of technisch complexe acts niet allemaal achter elkaar.
Hoeveel microfoons heb je nodig bij een open podium?: Tel het maximumaantal gelijktijdige stemmen of instrumenten per optreden en voeg minimaal 1 reserve toe. Voor een programma met maximaal 3 gelijktijdige microfoons zijn dus 4 microfoons een praktisch uitgangspunt; controleer dit bij de aanmelding.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.