Organiser une scène ouverte, étape par étape

Une scène ouverte réussie repose d’abord sur un déroulé clair, puis sur une technique testée avant l’arrivée du public. Commencez par réserver la salle et fixer la date, avant d’ouvrir les inscriptions et de recueillir les besoins de chaque artiste. Quand les prestations sont confirmées, construisez l’ordre de passage, publiez le programme et répartissez les rôles. Le jour même, prévoyez assez de temps pour monter la scène, régler le son et installer l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Fixer la date de l'événement
2 personnes
3
Créer le formulaire d’inscription
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Inscrire les spectacles
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Confirmer les prestations
2 personnes
9
Établir l’ordre des prestations
2 personnes
10
Rassembler les textes de présentation
11
Publier le programme
12
Réserver la technique
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Commander le catering
15
Vérifier la liste des courses
2 personnes
16
Faire les courses
2 personnes
17
Récupérer le matériel technique
2 personnes
18
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
19
Ouvrir la salle
2 personnes
20
Monter les éléments de scène
4 personnes
21
Installer le système de sonorisation
3 personnes
22
Brancher les microphones
2 personnes
23
Effectuer la vérification du son
3 personnes
24
Monter l’installation lumière
2 personnes
25
Tester les réglages d'éclairage
2 personnes
26
Installer les chaises
3 personnes
27
Installer les tables
2 personnes
28
Suspendre la décoration de scène
2 personnes
29
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
30
Mettre les boissons au frais
2 personnes
31
Préparer le café et le thé
2 personnes
32
Installer le comptoir d'information
2 personnes
33
Accueillir les spectacles
2 personnes
34
Briefer brièvement les artistes
2 personnes

Événement

35
Ouvrir l'entrée du public
2 personnes
36
Accueillir les visiteurs
2 personnes
37
Présenter le programme
38
Présenter les spectacles
2 personnes
39
Changer les microphones
2 personnes
40
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
41
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
42
Servir le café et le thé
2 personnes
43
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
44
Vider les poubelles
45
Annoncer le dernier numéro
46
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

47
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
48
Ranger le service traiteur
3 personnes
49
Faire la vaisselle
2 personnes
50
Ranger les chaises et les tables
3 personnes
51
Démonter la scène
4 personnes
52
Nettoyer la salle
3 personnes
53
Retourner le matériel technique
2 personnes
54
Évacuer les déchets
2 personnes
55
Conserver les objets trouvés
56
Vérifier les livraisons

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escaliers de scèneqté 2
Chaisesqté 90
Tablesqté 8
Table pliante du point d’information

Équipement

Haut-parleurs PAqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 2
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4
Ordinateur portable pour le programme
Clé USBqté 2

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 4
Pieds d’éclairageqté 2
Lampes de chantierqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Pinces de serviceqté 6

Décoration

Fond de scène
Nappesqté 8
Affiches du programmeqté 10
Panneaux de directionqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seaux de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez les inscriptions au moins 3 semaines avant la date et demandez la durée, le contenu de chaque prestation ainsi que les besoins en microphones, branchements ou éclairage. Vous éviterez de découvrir le jour même qu’un numéro nécessite un équipement absent.
Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement. À ce moment-là, confirmez les prestations, recueillez les informations alimentaires et construisez un ordre de passage avec une courte marge entre deux numéros.
Publiez le programme 3 à 5 jours avant la scène ouverte, même s’il reste des changements possibles. Préparez aussi les textes de présentation afin que la personne au micro ne doive pas les rechercher entre deux prestations.
Réservez la technique et répartissez les bénévoles au plus tard une semaine avant. Prévoyez au minimum une personne pour la régie, une pour l’accueil et une pour accompagner les artistes en coulisses.
Le jour de l’événement, ouvrez la salle au moins 3 heures avant l’arrivée du public. Comptez environ 60 minutes pour monter les éléments de scène, 60 minutes pour installer et tester la sonorisation, puis 30 minutes pour régler l’éclairage et vérifier les branchements.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une scène ouverte ?: Prévoyez 4 à 6 semaines pour réserver la salle, lancer les inscriptions et organiser la technique. Gardez la dernière semaine pour confirmer les prestations, publier le programme et répartir les bénévoles.
Quand ouvrir les inscriptions pour une scène ouverte ?: Ouvrez le formulaire environ 3 semaines avant l’événement et fixez une date limite 7 à 10 jours avant. Demandez dès le départ la durée du numéro et les besoins techniques ou alimentaires.
Combien de temps avant faut-il installer la sonorisation ?: Commencez l’installation au moins 2 heures avant l’arrivée du public et gardez 30 minutes pour la vérification du son. Testez séparément les microphones, les haut-parleurs, les câbles et les branchements avant l’ouverture des portes.
Comment organiser l’ordre de passage d’une scène ouverte ?: Établissez l’ordre après la clôture des inscriptions, idéalement 7 jours avant. Alternez les formats et prévoyez 5 à 10 minutes entre les prestations pour les changements de matériel et les présentations.

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