Cómo organizar un escenario abierto sin perder el control

Organizar un escenario abierto requiere cerrar primero la sala y la fecha, y después ordenar las actuaciones, la técnica y la atención al público. Empieza creando el formulario de inscripción y fija una fecha límite clara para recibir propuestas. Cuando conozcas el programa, podrás asignar voluntarios, reservar el equipo y calcular el catering. El día del evento, deja tiempo para montar el escenario, probar sonido e iluminación y resolver cambios de última hora.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar la sala
2
Fijar la fecha del evento
2 personas
3
Crear formulario de inscripción
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Registrar las actuaciones
2 personas
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Confirmar las actuaciones
2 personas
9
Hacer el orden de actuación
2 personas
10
Reunir los textos de presentación
11
Publicar el programa
12
Reservar técnica
13
Asignar voluntarios
2 personas
14
Pedir el catering
15
Comprobar la lista de la compra
2 personas
16
Hacer la compra
2 personas
17
Recoger el equipo técnico
2 personas
18
Preparar catering no perecedero
2 personas
19
Abrir la sala
2 personas
20
Montar las partes del escenario
4 personas
21
Montar el sistema de sonido
3 personas
22
Conectar los micrófonos
2 personas
23
Realizar la prueba de sonido
3 personas
24
Montar la instalación de iluminación
2 personas
25
Probar los modos de iluminación
2 personas
26
Colocar las sillas
3 personas
27
Montar mesas
2 personas
28
Colgar la decoración del escenario
2 personas
29
Montar el buffet de catering
3 personas
30
Enfriar las bebidas
2 personas
31
Preparar café y té
2 personas
32
Montar el mostrador de información
2 personas
33
Recibir actuaciones
2 personas
34
Dar instrucciones breves a los artistas
2 personas

Evento

35
Abrir la entrada para el público
2 personas
36
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
37
Presentar el programa
38
Presentar las actuaciones
2 personas
39
Cambiar micrófonos
2 personas
40
Reponer el buffet del descanso
2 personas
41
Rellenar las bebidas
2 personas
42
Servir café y té
2 personas
43
Recoger la vajilla usada
2 personas
44
Vaciar los contenedores de basura
45
Anunciar la última actuación
46
Despedir a los visitantes
2 personas

Seguimiento

47
Apagar el equipo de sonido
2 personas
48
Recoger el catering
3 personas
49
Lavar la vajilla
2 personas
50
Retirar sillas y mesas
3 personas
51
Desmontar el escenario
4 personas
52
Limpiar la sala
3 personas
53
Devolver el equipo técnico
2 personas
54
Retirar los residuos
2 personas
55
Guardar los objetos perdidos
56
Comprobar las entregas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Escaleras del escenariocant. 2
Sillascant. 90
Mesascant. 8
Mesa plegable de información

Equipo

Altavoces de PAcant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 3
Cajas DIcant. 2
Cables de audiocant. 8
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cinta gaffercant. 4
Portátil para el programa
Memoria USBcant. 2

Iluminación

Luces LED de escenariocant. 4
Trípodes de iluminacióncant. 2
Lámparas de trabajocant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 3
Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de pancant. 2
Pinzas de servircant. 6

Decoración

Telón de fondo
Mantelescant. 8
Pósteres del programacant. 10
Carteles de flechascant. 8

Limpieza

Papeleracant. 4
Cubos de limpiezacant. 2
Fregonascant. 2
Escoba y recogedorcant. 2
Guantes de limpiezacant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones antes de preparar el programa. Reserva al menos 7 días para confirmar actuaciones, recoger los textos de presentación y ordenar los turnos sin improvisar.
Haz el orden de actuación cuando tengas todas las confirmaciones. Reserva unos minutos entre actuaciones para cambios de micrófonos, instrumentos o posiciones en el escenario.
Asigna responsables concretos para sala, escenario, sonido, iluminación, información y catering. Una sola persona no puede atender a la vez la mesa de información y una incidencia técnica.
Programa el montaje técnico con margen: coloca altavoces, mesa de mezclas, micrófonos y luces antes de la prueba de sonido. Comprueba también cables, regletas y cinta gaffer antes de abrir la sala.
Cierra las preferencias dietéticas junto con la inscripción y pide el catering después de ese recuento. Deja preparado lo no perecedero con antelación y reserva tiempo para montar café, bebidas, vajilla y bandejas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un escenario abierto?: Empieza al menos 4 semanas antes para reservar la sala, fijar la fecha y abrir las inscripciones. Deja la última semana para confirmar actuaciones, publicar el programa y cerrar voluntarios y catering.
¿Cuándo se debe cerrar la inscripción de actuaciones?: Ciérrala entre 7 y 10 días antes del evento. Ese margen permite confirmar cada actuación, preparar el orden y reunir los textos de presentación sin rehacer el programa el mismo día.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar el escenario y probar el sonido?: Reserva como mínimo 3 horas antes de la apertura de puertas. Incluye el montaje de las piezas del escenario, sonido e iluminación, además de una prueba completa con todos los micrófonos que se vayan a utilizar.
¿Cuándo hay que pedir el catering para un escenario abierto?: Pídelo cuando termine el recuento de inscripciones y preferencias dietéticas, idealmente entre 5 y 7 días antes. Así puedes ajustar cantidades y preparar con tiempo la vajilla, las máquinas de café, los termos y las bebidas.

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