Eine offene Bühne Schritt für Schritt organisieren

Bei einer offenen Bühne entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob am Veranstaltungstag Ruhe bleibt. Lege zuerst Saal und Datum fest, öffne danach die Anmeldung und plane erst mit bestätigten Auftritten das Programm. Technik, Helfer und Catering brauchen eigene Fristen, besonders wenn Funkmikrofone, Licht und PA-Anlage geliehen werden. Am Veranstaltungstag solltest du mehrere Stunden für Aufbau, Verkabelung und Soundcheck einplanen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Saal reservieren
2
Veranstaltungsdatum festlegen
2 Personen
3
Anmeldeformular erstellen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Auftritte anmelden
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Auftritte bestätigen
2 Personen
9
Ablaufreihenfolge festlegen
2 Personen
10
Präsentationstexte sammeln
11
Programm veröffentlichen
12
Technik reservieren
13
Freiwillige einteilen
2 Personen
14
Catering bestellen
15
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
16
Einkaufen gehen
2 Personen
17
Technik abholen
2 Personen
18
Lagerfähiges Catering bereitstellen
2 Personen
19
Saal öffnen
2 Personen
20
Bühnenelemente aufbauen
4 Personen
21
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
22
Mikrofone anschließen
2 Personen
23
Soundcheck durchführen
3 Personen
24
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
25
Lichtmodi testen
2 Personen
26
Stühle aufstellen
3 Personen
27
Tische aufstellen
2 Personen
28
Bühnenverkleidung aufhängen
2 Personen
29
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
30
Getränke kalt stellen
2 Personen
31
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
32
Informationsstand einrichten
2 Personen
33
Auftritte empfangen
2 Personen
34
Künstler kurz einweisen
2 Personen

Event

35
Publikumseingang öffnen
2 Personen
36
Besucher begrüßen
2 Personen
37
Programm vorstellen
38
Auftritte präsentieren
2 Personen
39
Mikrofone wechseln
2 Personen
40
Pausenbuffet auffüllen
2 Personen
41
Getränke nachfüllen
2 Personen
42
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
43
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
44
Mülleimer leeren
45
Letzten Auftritt ankündigen
46
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

47
Tonanlage ausschalten
2 Personen
48
Catering aufräumen
3 Personen
49
Geschirr abwaschen
2 Personen
50
Stühle und Tische wegräumen
3 Personen
51
Bühne abbauen
4 Personen
52
Saal reinigen
3 Personen
53
Technik zurückbringen
2 Personen
54
Abfall entsorgen
2 Personen
55
Fundgegenstände aufbewahren
56
Lieferungen überprüfen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 6
BühnentreppenAnz. 2
StühleAnz. 90
TischeAnz. 8
Klapptisch für den Infostand

Ausstattung

PA-LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
DI-BoxenAnz. 2
AudiokabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Gaffer TapeAnz. 4
Laptop für das Programm
USB-StickAnz. 2

Beleuchtung

LED-BühnenlichterAnz. 4
LichtstativeAnz. 2
ArbeitslampenAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 120
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
SchneidebretterAnz. 2
BrotmesserAnz. 2
ServierzangenAnz. 6

Dekoration

Hintergrundvorhang
TischdeckenAnz. 8
Programmatische PosterAnz. 10
WegweiserAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
PutzeimerAnz. 2
WischmopsAnz. 2
Besen und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Starte die Anmeldung mindestens 4 bis 6 Wochen vorher. Frage dabei neben Name und Auftrittsdauer auch Ernährungswünsche ab, damit du später nicht einzeln nachfassen musst.
Bestätige Auftritte erst nach Prüfung der Anmeldungen und lege danach die Reihenfolge fest. Sammle Präsentationstexte spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung, damit das Programm rechtzeitig veröffentlicht werden kann.
Reserviere Technik und Licht mindestens 3 Wochen vor dem Termin. Prüfe dabei nicht nur Lautsprecher und Mischpult, sondern auch DI-Boxen, Mikrofonständer, Audiokabel, Verlängerungskabel und Gaffer Tape.
Teile Helfer für Einlass, Infostand, Bühne und Catering spätestens 10 Tage vorher ein. Plane für den Aufbau mindestens 3 Stunden vor Beginn und für den Soundcheck zusätzlich 45 bis 60 Minuten ein.
Bereite haltbares Catering am Vortag vor und kaufe frische Lebensmittel erst kurz vor der Veranstaltung. Rechne für den Getränkeausschank mit 2 bis 3 Getränken pro Person in der ersten Stunde und stelle Mehrwegbecher, Tassen, Teller und Besteck gesammelt bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine offene Bühne organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Saal und Datum stehen am besten zuerst fest; Technik, Catering und Helfer sollten spätestens 3 Wochen beziehungsweise 10 Tage vorher gebucht oder eingeteilt sein.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer offenen Bühne?: Plane mindestens 3 Stunden für Bühnenelemente, Bestuhlung, PA-Anlage und Licht ein. Für Mikrofoncheck, Verkabelung und einen vollständigen Soundcheck kommen weitere 45 bis 60 Minuten hinzu.
Wann sollte das Programm einer offenen Bühne feststehen?: Lege die Reihenfolge fest, sobald die Auftritte bestätigt sind, idealerweise 10 bis 14 Tage vor der Veranstaltung. Präsentationstexte solltest du spätestens 7 Tage vorher gesammelt haben, damit das Programm veröffentlicht werden kann.
Wie viele Getränke braucht man für eine offene Bühne?: Für die erste Stunde kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen. Bei einer dreistündigen Veranstaltung solltest du zusätzlich Nachschub einplanen und Getränke kühl lagern, statt alles erst kurz vor Beginn zu besorgen.

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