Zo organiseer je een open podium

Begin met de datum, locatie en technische mogelijkheden voordat je artiesten uitnodigt. Daarna bouw je het programma op vanuit de aanmeldingen: verzamel speeltijd, technische wensen en dieetwensen en maak pas dan de definitieve optreedvolgorde. Test microfoons, mengpaneel, luidsprekers en verlichting vooraf en leg de stroompunten vast. Op de dag zelf zorgen een geprint draaiboek, duidelijke artiesteninformatie en een ingedeeld vrijwilligersteam dat de avond niet stilvalt tussen twee optredens.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Reserveringen maken
3
Vergunningen controleren
4
Programma samenstellen
2 personen
5
Artiesten benaderen
2 personen
6
Aanmeldformulier maken
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Open podium promoten
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Artiesten bevestigen
12
Draaiboek afdrukken
13
Optreedvolgorde maken
2 personen
14
Presentatieteksten schrijven
15
Technische wensen verzamelen
16
Apparatuur testen
2 personen
17
Stroompunten controleren
18
Plattegrond maken
19
Vrijwilligers indelen
20
Artiesteninformatie versturen
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Koelboxen vullen
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
3 personen
25
Naamkaartjes maken
2 personen
26
Programma's printen
27
Contant geld klaarleggen
28
Locatie openen
2 personen
29
Podiumdelen plaatsen
4 personen
30
Tafels opstellen
3 personen
31
Stoelen neerzetten
4 personen
32
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
33
Lichtinstallatie aansluiten
2 personen
34
Versiering ophangen
3 personen
35
Catering klaarzetten
3 personen
36
Techniek soundchecken
3 personen
37
Artiesten ontvangen
2 personen
38
Optredens doorlopen
3 personen
39
Publieksruimte controleren
2 personen

Event

40
Deuren openen
3 personen
41
Bezoekers registreren
2 personen
42
Programma uitdelen
2 personen
43
Artiesten inchecken
44
Openingswoord verzorgen
45
Optredens begeleiden
2 personen
46
Podiumwissels begeleiden
3 personen
47
Muziek tussen optredens draaien
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Servies verzamelen
2 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Pauze aankondigen
53
Publieksvragen begeleiden
54
Laatste optreden aankondigen
55
Afsluitwoord verzorgen
56
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

57
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
58
Decoratie verwijderen
3 personen
59
Meubilair afbreken
4 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Locatie schoonmaken
4 personen
62
Afval wegbrengen
2 personen
63
Geleende spullen retourneren
2 personen
64
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
65
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Podiumtrap
Podiumrok
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Krukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Garderobehangersaantal 80
Afzetpalenaantal 6

Apparatuur

Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Monitorluidspreker
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
DI-boxaantal 2
Audiokabelsaantal 12
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Muziekspeler
Reservebatterijenaantal 12

Verlichting

Podiumspotsaantal 4
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerlampenaantal 8
Lichtkabelsaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Aankondigingsbord
Programmastandaardsaantal 3
Tafelkledenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Koffiekannenaantal 3
Waterkannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12
Flessenopenersaantal 3
Theedoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Papierwaren

Programmafoldersaantal 100
Naamkaartjesaantal 40
Registratieformulierenaantal 100
Pennenaantal 20
Plakbandaantal 6
Kleefbriefjesaantal 4
Markeerstiftenaantal 8
Printpapieraantal 2

Schoonmaak

Vloertrekkersaantal 2
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Rubberen handschoenenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffer
Zaklampenaantal 3
Kabelmattenaantal 8
Antislipmattenaantal 4
Brandblusser

Gereedschap

Schroevendraaiersaantal 2
Inbussleutelset
Hamer
Kabelbindersaantal 200
Gaffer tapeaantal 6
Meetlint

Afval

Afvalbakkenaantal 8
Papiercontainersaantal 3
Krattenaantal 12

Kleding

Vrijwilligershesjesaantal 12
Artiestenpolsbandjesaantal 50

Transport

Transportkarrenaantal 2
Opbergboxenaantal 10

Tips

Plan per optreden niet alleen de speeltijd, maar ook minimaal 5 minuten wisseltijd. Zo houd je ruimte voor het aansluiten van een DI-box, het verplaatsen van microfoonstandaards en een korte soundcheck.
Vraag technische wensen uiterlijk 7 dagen voor het open podium op. Noteer per artiest het aantal microfoons, aansluitingen, monitoren en benodigde audiokabels; losse informatie op de avond zelf veroorzaakt de meeste vertraging.
Maak de optreedvolgorde nadat alle aanmeldingen zijn bevestigd. Zet bijvoorbeeld geen drie lange acts achter elkaar en houd een reserveplek of korte pauze achter de hand voor uitval.
Controleer stroompunten en kabelroutes vóór de opbouw. Gebruik stekkerdozen en verlengsnoeren zonder looppaden te blokkeren en houd reservebatterijen voor draadloze microfoons klaar.
Regel eten en drinken op basis van het definitieve aantal deelnemers. Vul koelboxen vóór de deuren opengaan, zet naamkaartjes en programmastandaards klaar en geef artiesten hun praktische informatie bij aankomst.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een open podium te organiseren?: Reken op minimaal 4 tot 6 weken. Reserveer in de eerste week de locatie en controleer vergunningen, open daarna de aanmeldingen en leg de techniek en het programma uiterlijk 7 dagen vooraf vast.
Hoeveel nummers of optredens passen op een open podium?: Bij een avond van 3 uur passen meestal 12 tot 18 optredens als je per act 8 tot 10 minuten speeltijd en 5 minuten wisseltijd rekent. Trek daarnaast 15 tot 20 minuten af voor een pauze en eventuele vertraging.
Wanneer moet ik de techniek van een open podium testen?: Test alle apparatuur uiterlijk 1 dag vooraf en doe op de dag zelf nog een volledige controle. Controleer minimaal het mengpaneel, de luidsprekers, monitorluidspreker, microfoons, kabels, stroompunten en podiumspots.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een open podium?: Voor ongeveer 50 tot 100 bezoekers zijn 4 tot 6 vrijwilligers praktisch: één coördinator, één presentator of backstagebegeleider, één technisch aanspreekpunt en één of twee mensen voor ontvangst, garderobe en catering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.