Organiser une scène ouverte sans perdre le fil
Une scène ouverte se prépare comme un petit spectacle, avec en plus l’incertitude du nombre de participants et de leurs besoins. Commence par bloquer la date, le lieu et les autorisations, puis construis un calendrier autour des inscriptions. Le programme, l’ordre des prestations et la technique doivent être stabilisés avant l’accueil des artistes. Les oublis les plus fréquents concernent les changements de dernière minute, les câbles, les piles et les informations pratiques envoyées trop tard.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Faire les réservations
- 3
Vérifier les autorisations
- 4
Établir le programme
2 personnes
- 5
Contacter les artistes
2 personnes
- 6
Créer le formulaire d’inscription
- 7
Envoyer les invitations
2 personnes
- 8
Promouvoir la scène ouverte
2 personnes
- 9
Traiter les inscriptions
- 10
Recueillir les besoins alimentaires
- 11
Confirmer les artistes
- 12
Imprimer le déroulé
- 13
Établir l’ordre des prestations
2 personnes
- 14
Rédiger les textes de présentation
- 15
Recueillir les besoins techniques
- 16
Tester l'équipement
2 personnes
- 17
Vérifier les points d'alimentation
- 18
Créer le plan
- 19
Répartir les bénévoles
- 20
Envoyer les informations sur les artistes
- 21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 22
Faire les courses
2 personnes
- 23
Remplir les glacières
2 personnes
- 24
Préparer les en-cas
3 personnes
- 25
Créer des badges nominatifs
2 personnes
- 26
Imprimer les programmes
- 27
Préparer l'argent liquide
- 28
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 29
Installer les éléments de scène
4 personnes
- 30
Installer les tables
3 personnes
- 31
Installer les chaises
4 personnes
- 32
Raccorder la sonorisation
3 personnes
- 33
Raccorder l’installation d’éclairage
2 personnes
- 34
Suspendre la décoration
3 personnes
- 35
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
- 36
Faire la balance son de la technique
3 personnes
- 37
Accueillir les artistes
2 personnes
- 38
Passer les prestations en revue
3 personnes
- 39
Vérifier l’espace public
2 personnes
Événement
- 40
Ouvrir les portes
3 personnes
- 41
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
- 42
Distribuer le programme
2 personnes
- 43
Enregistrer les artistes
- 44
Faire le discours d’ouverture
- 45
Accompagner les spectacles
2 personnes
- 46
Coordonner les changements de scène
3 personnes
- 47
Passer de la musique entre les spectacles
- 48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 50
Rassembler la vaisselle
2 personnes
- 51
Vider les poubelles
2 personnes
- 52
Annoncer la pause
- 53
Animer les questions du public
- 54
Annoncer le dernier numéro
- 55
Prononcer le mot de clôture
- 56
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Suivi
- 57
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
- 58
Retirer la décoration
3 personnes
- 59
Démonter le mobilier
4 personnes
- 60
Faire la vaisselle
3 personnes
- 61
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 62
Évacuer les déchets
2 personnes
- 63
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 64
Ranger les stocks restants
2 personnes
- 65
Enregistrer les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Éléments de podiumqté 6
- Escalier de podium
- Jupe de scène
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 80
- Tabouretsqté 4
- Portants à vêtementsqté 2
- Cintres de vestiaireqté 80
- Poteaux de balisageqté 6
Équipement
- Table de mixage
- Haut-parleursqté 2
- Enceinte de monitoring
- Microphones sans filqté 3
- Pieds de microqté 3
- Boîtier DIqté 2
- Câbles audioqté 12
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 6
- Ordinateur portable
- Lecteur audio
- Piles de rechangeqté 12
Éclairage
- Projecteurs de scèneqté 4
- Pieds d’éclairageqté 2
- Lampes d'ambianceqté 8
- Câbles d'éclairageqté 6
Décoration
- Ballonsqté 100
- Pompe à ballonsqté 2
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Panneau d’annonce
- Pupitres de programmeqté 3
- Nappesqté 8
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 120
- Tasses à caféqté 50
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 6
- Pichets à caféqté 3
- Carafes d’eauqté 6
Cuisine
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteauxqté 6
- Bacs de rangementqté 12
- Tire-bouchonsqté 3
- Torchonsqté 12
Catering
- Courses
Papeterie
- Brochures du programmeqté 100
- Badges nominatifsqté 40
- Formulaires d’inscriptionqté 100
- Stylosqté 20
- Ruban adhésifqté 6
- Post-itqté 4
- Marqueursqté 8
- Papier d’impressionqté 2
Nettoyage
- Raclettes de solqté 2
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Gants en caoutchoucqté 8
Sécurité
- Trousse de premiers secours
- Lampes de pocheqté 3
- Passe-câblesqté 8
- Tapis antidérapantsqté 4
- Extincteur
Outils
- Tournevisqté 2
- Jeu de clés Allen
- Marteau
- Serre-câblesqté 200
- Ruban gafferqté 6
- Mètre ruban
Déchets
- Poubellesqté 8
- Conteneurs à papierqté 3
- Caissesqté 12
Vêtements
- Gilets de bénévolesqté 12
- Bracelets des artistesqté 50
Transport
- Chariots de transportqté 2
- Boîtes de rangementqté 10
Conseils
- Fixe la clôture des inscriptions au moins 10 à 14 jours avant la scène ouverte. Tu auras le temps de confirmer les artistes, leurs besoins alimentaires et leurs demandes techniques.
- Demande à chaque participant la durée de son passage, le nombre de personnes présentes et le matériel utilisé. Prévois ensuite 5 à 10 minutes entre deux prestations pour les changements de plateau.
- Teste la table de mixage, les microphones, les enceintes, les retours et les boîtiers DI avant l’arrivée du public. Vérifie aussi chaque point d’alimentation et garde des piles de rechange à portée de main.
- Imprime le déroulé en plusieurs exemplaires le jour J : un pour la régie, un pour la présentation et un pour l’équipe d’accueil. Envoie l’ordre des prestations aux artistes au plus tard la veille.
- Prépare l’accueil avant l’ouverture des portes : badges nominatifs, vestiaire, affichage du programme, en-cas et glacières remplies. Répartis les bénévoles par rôle et par horaire plutôt que de compter sur une aide générale.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une scène ouverte ?
- Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, vérifier les autorisations, ouvrir les inscriptions, confirmer les artistes et tester l’équipement avant le jour J.
- Quand clôturer les inscriptions pour une scène ouverte ?
- Clôture-les 10 à 14 jours avant l’événement. Il te restera assez de temps pour établir l’ordre des prestations, rédiger les présentations et régler les besoins techniques.
- Combien de temps prévoir entre deux prestations ?
- Compte généralement 5 à 10 minutes entre deux passages. Ajoute davantage si les artistes changent d’instruments, utilisent un boîtier DI ou nécessitent un réglage spécifique de la sonorisation.
- Que faut-il tester avant une scène ouverte ?
- Teste l’ensemble du son et de l’éclairage au moins 24 heures avant, puis fais une vérification rapide le jour même. Contrôle les microphones, câbles, multiprises, rallonges, points d’alimentation et piles de rechange.
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