Cómo organizar un escenario abierto sin perder el control
Un escenario abierto necesita más que un micrófono y una lista de participantes. Empieza cerrando fecha, lugar y permisos; después organiza las inscripciones, confirma a los artistas y construye un programa realista. La parte técnica debe probarse antes del día del evento, especialmente los puntos de electricidad, los micrófonos y los monitores. En las últimas horas, el orden de actuación, las necesidades dietéticas, las neveras y las tarjetas con nombres suelen causar más problemas de los previstos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Hacer reservas
- 3
Comprobar permisos
- 4
Elaborar el programa
2 personas
- 5
Contactar con los artistas
2 personas
- 6
Crear formulario de inscripción
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Promocionar el escenario abierto
2 personas
- 9
Gestionar inscripciones
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Confirmar a los artistas
- 12
Imprimir el plan de trabajo
- 13
Hacer el orden de actuación
2 personas
- 14
Escribir los textos de presentación
- 15
Recopilar necesidades técnicas
- 16
Probar el equipo
2 personas
- 17
Comprobar los puntos de electricidad
- 18
Hacer el plano
- 19
Asignar voluntarios
- 20
Enviar la información de los artistas
- 21
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 22
Hacer la compra
2 personas
- 23
Llenar las neveras portátiles
2 personas
- 24
Preparar aperitivos
3 personas
- 25
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
- 26
Imprimir los programas
- 27
Preparar efectivo
- 28
Abrir la ubicación
2 personas
- 29
Colocar las piezas del escenario
4 personas
- 30
Montar mesas
3 personas
- 31
Colocar sillas
4 personas
- 32
Conectar el equipo de sonido
3 personas
- 33
Conectar la instalación de luces
2 personas
- 34
Colgar la decoración
3 personas
- 35
Preparar la restauración
3 personas
- 36
Hacer prueba de sonido del equipo
3 personas
- 37
Recibir a los artistas
2 personas
- 38
Repasar las actuaciones
3 personas
- 39
Inspeccionar el área de público
2 personas
Evento
- 40
Abrir las puertas
3 personas
- 41
Registrar a los visitantes
2 personas
- 42
Repartir el programa
2 personas
- 43
Registrar a los artistas
- 44
Dar el discurso de apertura
- 45
Coordinar las actuaciones
2 personas
- 46
Coordinar los cambios de escenario
3 personas
- 47
Poner música entre actuaciones
- 48
Servir aperitivos
3 personas
- 49
Rellenar las bebidas
2 personas
- 50
Recoger la vajilla
2 personas
- 51
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 52
Anunciar el descanso
- 53
Gestionar las preguntas del público
- 54
Anunciar la última actuación
- 55
Dar el discurso de clausura
- 56
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Seguimiento
- 57
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 58
Retirar la decoración
3 personas
- 59
Desmontar el mobiliario
4 personas
- 60
Lavar la vajilla
3 personas
- 61
Limpiar el lugar
4 personas
- 62
Llevar la basura
2 personas
- 63
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 64
Recoger el stock sobrante
2 personas
- 65
Registrar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Piezas de escenariocant. 6
- Escalera del escenario
- Falda de escenario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 80
- Taburetescant. 4
- Percheroscant. 2
- Perchas para el guardarropacant. 80
- Postes separadorescant. 6
Equipo
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 2
- Altavoz de monitor
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 3
- Caja DIcant. 2
- Cables de audiocant. 12
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Portátil
- Reproductor de música
- Baterías de repuestocant. 12
Iluminación
- Focos de escenariocant. 4
- Trípodes de iluminacióncant. 2
- Luces decorativascant. 8
- Cables de luzcant. 6
Decoración
- Globoscant. 100
- Bomba de globoscant. 2
- Guirnaldascant. 8
- Pizarra de anuncios
- Atriles para programascant. 3
- Mantelescant. 8
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Tazas de cafécant. 50
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 6
- Jarras de cafécant. 3
- Jarras de aguacant. 6
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchilloscant. 6
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Abrebotellascant. 3
- Paños de cocinacant. 12
Catering
- Compras
Artículos de papel
- Folletos del programacant. 100
- Tarjetas de nombrecant. 40
- Formularios de registrocant. 100
- Bolígrafoscant. 20
- Cinta adhesivacant. 6
- Notas adhesivascant. 4
- Rotuladores fosforescentescant. 8
- Papel de impresióncant. 2
Limpieza
- Limpiacristalescant. 2
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Guantes de gomacant. 8
Seguridad
- Botiquín de primeros auxilios
- Linternascant. 3
- Alfombrillas para cablescant. 8
- Alfombrillas antideslizantescant. 4
- Extintor
Herramientas
- Destornilladorescant. 2
- Juego de llaves Allen
- Martillo
- Bridascant. 200
- Cinta gaffercant. 6
- Cinta métrica
Residuos
- Papeleracant. 8
- Contenedores de papelcant. 3
- Cajonescant. 12
Ropa
- Chalecos para voluntarioscant. 12
- Pulseras para artistascant. 50
Transporte
- Carros de transportecant. 2
- Cajas de almacenajecant. 10
Consejos
- Cierra las inscripciones con al menos 7 días de margen. Así puedes ordenar las actuaciones, escribir las presentaciones y preguntar a cada artista por sus necesidades técnicas.
- Calcula el programa con tiempos de cambio entre actuaciones, no solo con la duración de cada número. Reserva entre 5 y 10 minutos por cambio para mover micrófonos, conectar una caja DI o ajustar el monitor.
- Haz una prueba completa del equipo el día anterior o, como mínimo, 3 horas antes de abrir las puertas. Comprueba mesa de mezclas, altavoces, micrófonos inalámbricos, cables, regletas y cada punto de electricidad.
- Asigna voluntarios a funciones concretas y entrégales el plano y el plan de trabajo impresos. Una persona debe controlar el orden de actuación y otra acompañar a los artistas; no dejes ambas tareas a quien maneja el sonido.
- Recoge las preferencias dietéticas al confirmar la inscripción y prepara los aperitivos y las neveras con tiempo. Coloca también las tarjetas con nombres antes de la llegada del público: hacerlo durante las actuaciones suele retrasar todo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un escenario abierto?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, comprobar permisos y contactar con artistas. Deja la última semana para cerrar inscripciones, preparar el programa y confirmar la parte técnica.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de un escenario abierto?
- Ciérralas al menos 7 días antes del evento. Ese margen permite preparar el orden de actuación, escribir los textos de presentación y revisar las necesidades técnicas de cada participante.
- ¿Cuánto tiempo debe durar cada actuación?
- Define una duración máxima antes de abrir el formulario y añade entre 5 y 10 minutos de cambio entre actuaciones. Con ese margen puedes reajustar el programa sin acumular retrasos desde el primer número.
- ¿Cuándo se debe probar el sonido y la iluminación?
- Haz una prueba completa el día anterior si el lugar está disponible. Si no es posible, reserva como mínimo 3 horas antes de la apertura para comprobar conexiones, electricidad, micrófonos, altavoces, monitores y focos.
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