Eine Offene Bühne Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Offenen Bühne entscheidet nicht nur das Programm, sondern vor allem ein sauberer Ablauf. Lege zuerst Ort, Datum und technische Rahmenbedingungen fest, bevor du Künstlerinnen und Künstler einlädst. Danach steuerst du Anmeldungen, Auftrittsreihenfolge und Informationen für die Bühne. Plane außerdem Zeit für Techniktests, Umbauten und eine kurze Einweisung der Helfer ein. So weiß am Veranstaltungstag jeder, wer wann an der Reihe ist und welches Mikrofon oder welcher Anschluss gebraucht wird.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Reservierungen vornehmen
- 3
Genehmigungen prüfen
- 4
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 5
Künstler ansprechen
2 Personen
- 6
Anmeldeformular erstellen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Open Stage bewerben
2 Personen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Künstler bestätigen
- 12
Drehbuch ausdrucken
- 13
Ablaufreihenfolge festlegen
2 Personen
- 14
Präsentationstexte schreiben
- 15
Technische Anforderungen sammeln
- 16
Geräte testen
2 Personen
- 17
Stromanschlüsse kontrollieren
- 18
Lageplan erstellen
- 19
Freiwillige einteilen
- 20
Künstlerinformationen versenden
- 21
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 22
Einkaufen gehen
2 Personen
- 23
Kühlboxen füllen
2 Personen
- 24
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 25
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 26
Programme drucken
- 27
Bargeld bereitlegen
- 28
Location öffnen
2 Personen
- 29
Bühnenelemente aufstellen
4 Personen
- 30
Tische aufstellen
3 Personen
- 31
Stühle aufstellen
4 Personen
- 32
Musikanlage anschließen
3 Personen
- 33
Lichtanlage anschließen
2 Personen
- 34
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 35
Catering bereitstellen
3 Personen
- 36
Technik-Soundcheck
3 Personen
- 37
Künstler empfangen
2 Personen
- 38
Auftritte durchgehen
3 Personen
- 39
Publikumsbereich kontrollieren
2 Personen
Event
- 40
Türen öffnen
3 Personen
- 41
Besucher registrieren
2 Personen
- 42
Programm verteilen
2 Personen
- 43
Künstler einchecken
- 44
Eröffnungsrede halten
- 45
Auftritte betreuen
2 Personen
- 46
Bühnenwechsel begleiten
3 Personen
- 47
Musik zwischen den Auftritten abspielen
- 48
Snacks servieren
3 Personen
- 49
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 50
Geschirr sammeln
2 Personen
- 51
Mülleimer leeren
2 Personen
- 52
Pause ankündigen
- 53
Publikumsfragen betreuen
- 54
Letzten Auftritt ankündigen
- 55
Abschlusswort halten
- 56
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 57
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 58
Dekoration entfernen
3 Personen
- 59
Möbel abbauen
4 Personen
- 60
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 61
Location reinigen
4 Personen
- 62
Müll entsorgen
2 Personen
- 63
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 64
Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen
2 Personen
- 65
Fundgegenstände registrieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BühnenelementeAnz. 6
- Bühnentreppe
- Bühnenrock
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 80
- HockerAnz. 4
- KleiderständerAnz. 2
- GarderobenbügelAnz. 80
- AbsperrpfostenAnz. 6
Ausstattung
- Mischpult
- LautsprecherAnz. 2
- Monitorlautsprecher
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- DI-BoxAnz. 2
- AudiokabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Laptop
- Musikplayer
- ErsatzbatterienAnz. 12
Beleuchtung
- BühnenstrahlerAnz. 4
- LichtstativeAnz. 2
- StimmungsleuchtenAnz. 8
- LichtkabelAnz. 6
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- BallonpumpeAnz. 2
- WimpelkettenAnz. 8
- Ankündigungstafel
- ProgrammständerAnz. 3
- TischdeckenAnz. 8
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 50
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 6
- KaffeekannenAnz. 3
- WasserkannenAnz. 6
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- MesserAnz. 6
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- FlaschenöffnerAnz. 3
- GeschirrtücherAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Papierwaren
- ProgrammhefteAnz. 100
- NamensschilderAnz. 40
- RegistrierungsformulareAnz. 100
- StifteAnz. 20
- KlebebandAnz. 6
- KlebezettelAnz. 4
- MarkerAnz. 8
- DruckpapierAnz. 2
Reinigung
- BodenabzieherAnz. 2
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- GummihandschuheAnz. 8
Sicherheit
- Erste-Hilfe-Koffer
- TaschenlampenAnz. 3
- KabelmattenAnz. 8
- Rutschfeste MattenAnz. 4
- Feuerlöscher
Werkzeug
- SchraubendreherAnz. 2
- Inbusschlüssel-Satz
- Hammer
- KabelbinderAnz. 200
- Gaffer TapeAnz. 6
- Maßband
Abfall
- AbfallbehälterAnz. 8
- PapiercontainerAnz. 3
- KistenAnz. 12
Kleidung
- FreiwilligenwestenAnz. 12
- Künstler-ArmbänderAnz. 50
Transport
- TransportwagenAnz. 2
- AufbewahrungsboxenAnz. 10
Tipps
- Lege die Anmeldefrist mindestens 10 bis 14 Tage vor dem Termin fest. Frage im Formular neben Name und Beitrag auch Dauer, benötigte Anschlüsse, Instrumente und Ernährungswünsche ab.
- Bestätige jeden Auftritt spätestens eine Woche vorher schriftlich. Schicke dabei Einlasszeit, geplante Auftrittsdauer, Reihenfolge, Bühnenzugang und technische Vorgaben mit.
- Sammle technische Anforderungen nicht erst am Veranstaltungstag. Plane für den Soundcheck mindestens 60 Minuten ein und teste Mischpult, Lautsprecher, Monitorboxen, Funkmikrofone, DI-Boxen und alle Kabel einzeln.
- Erstelle die Reihenfolge mit Puffer: Nach jedem Beitrag sollten etwa 5 bis 10 Minuten für Wechsel und kurze Ansagen bleiben. Drucke Ablauf, Präsentationstexte und Künstlerinformationen mindestens einmal für die Moderation aus.
- Bereite Getränke und Snacks vor, bevor der Einlass beginnt. Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle Namensschilder, Programmständer und einen sichtbaren Lageplan bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Offene Bühne planen?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit Ort, Datum und Reservierungen. Für Genehmigungen, Künstleranfragen und Werbung bleiben dann mehrere Wochen Puffer.
- Wie viele Auftritte passen auf eine Offene Bühne?
- Rechne pro Beitrag mit 10 bis 15 Minuten inklusive Wechsel, Ansage und kurzem Soundcheck. Bei einem dreistündigen Abend passen damit meist etwa 10 bis 14 Auftritte, wenn du zusätzlich Pausen einplanst.
- Wann sollte man die Technik für eine Offene Bühne testen?
- Führe den vollständigen Techniktest am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor dem Einlass durch. Prüfe zusätzlich am Vortag, ob alle Geräte, Ersatzbatterien, Kabel und Stromanschlüsse vorhanden sind.
- Wie organisiert man die Reihenfolge der Auftritte?
- Erstelle die endgültige Reihenfolge spätestens 3 bis 5 Tage vorher. Verteile lange Umbauten, unterschiedliche Besetzungen und besonders nervöse Auftretende so, dass keine unnötigen Pausen entstehen.
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