Open podium organiseren: een praktische checklist

Een open podium staat of valt met een duidelijke inschrijving, een haalbaar programma en techniek die vooraf is getest. Leg eerst datum, locatie en reserveringen vast en bepaal daarna hoeveel optredens je aankunt. Verzamel technische wensen direct met de aanmeldingen, zodat je weet welke microfoons, aansluitingen en monitorgeluid nodig zijn. Regel in de laatste week het draaiboek, de optreedvolgorde, vrijwilligers en catering. Met deze checklist houd je overzicht van voorbereiding tot ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Reserveringen maken
Vergunningen controleren
Programma samenstellen
2 personen
Artiesten benaderen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Open podium promoten
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Artiesten bevestigen
Draaiboek afdrukken
Optreedvolgorde maken
2 personen
Presentatieteksten schrijven
Technische wensen verzamelen
Apparatuur testen
2 personen
Stroompunten controleren
Plattegrond maken
Vrijwilligers indelen
Artiesteninformatie versturen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Programma's printen
Contant geld klaarleggen
Locatie openen
2 personen
Podiumdelen plaatsen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen neerzetten
4 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
Lichtinstallatie aansluiten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Techniek soundchecken
3 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Optredens doorlopen
3 personen
Publieksruimte controleren
2 personen

Event

Deuren openen
3 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Programma uitdelen
2 personen
Artiesten inchecken
Openingswoord verzorgen
Optredens begeleiden
2 personen
Podiumwissels begeleiden
3 personen
Muziek tussen optredens draaien
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Pauze aankondigen
Publieksvragen begeleiden
Laatste optreden aankondigen
Afsluitwoord verzorgen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Podiumtrap
Podiumrok
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Krukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Garderobehangersaantal 80
Afzetpalenaantal 6

Apparatuur

Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Monitorluidspreker
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
DI-boxaantal 2
Audiokabelsaantal 12
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Muziekspeler
Reservebatterijenaantal 12

Verlichting

Podiumspotsaantal 4
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerlampenaantal 8
Lichtkabelsaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Aankondigingsbord
Programmastandaardsaantal 3
Tafelkledenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Koffiekannenaantal 3
Waterkannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12
Flessenopenersaantal 3
Theedoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Papierwaren

Programmafoldersaantal 100
Naamkaartjesaantal 40
Registratieformulierenaantal 100
Pennenaantal 20
Plakbandaantal 6
Kleefbriefjesaantal 4
Markeerstiftenaantal 8
Printpapieraantal 2

Schoonmaak

Vloertrekkersaantal 2
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Rubberen handschoenenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffer
Zaklampenaantal 3
Kabelmattenaantal 8
Antislipmattenaantal 4
Brandblusser

Gereedschap

Schroevendraaiersaantal 2
Inbussleutelset
Hamer
Kabelbindersaantal 200
Gaffer tapeaantal 6
Meetlint

Afval

Afvalbakkenaantal 8
Papiercontainersaantal 3
Krattenaantal 12

Kleding

Vrijwilligershesjesaantal 12
Artiestenpolsbandjesaantal 50

Transport

Transportkarrenaantal 2
Opbergboxenaantal 10

Tips

Plan de aanmelddeadline minstens 10 tot 14 dagen vóór het optreden. Dan heb je tijd om artiesten te bevestigen, technische wensen te controleren en een optreedvolgorde te maken.
Reserveer per optreden niet alleen de speeltijd, maar ook minimaal 5 minuten voor wisselen en aansluiten. Bij 12 acts heb je daarmee al ongeveer 1 uur extra programma nodig.
Test mengpaneel, luidsprekers, monitorluidspreker, microfoons en DI-box uiterlijk een dag vooraf met de kabels en stekkerdozen die je echt gebruikt. Controleer ook stroompunten en leg reservebatterijen klaar.
Stuur artiesteninformatie minstens 3 dagen voor het open podium naar alle deelnemers. Zet daarin hun aankomsttijd, optredenstijd, beschikbare aansluitingen, lengte van de soundcheck en contactpersoon.
Maak de publieksruimte en backstage vooraf logisch met de plattegrond: wijs garderobe, artiestenplek, podiumtrap en wachtruimte aan. Deel vrijwilligers per taak in en leg het afgedrukte draaiboek bij de ontvangsttafel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een open podium organiseren?: Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, reserveringen en promotie. Houd de laatste 2 weken vrij voor aanmeldingen verwerken, artiesten bevestigen en het programma afronden.
Hoeveel optredens passen er op een open podium?: Reken per optreden op de speeltijd plus 5 minuten wisseltijd. Tien acts van 10 minuten vragen daardoor ongeveer 150 minuten, exclusief pauze en eventuele soundcheck.
Wanneer moet ik de techniek voor een open podium testen?: Doe een volledige test uiterlijk 1 dag vooraf en controleer op de dag zelf nogmaals de stroom en aansluitingen. Plan voor het programma een soundcheck met minimaal 30 minuten voor de eerste artiest.
Hoeveel drinken en hapjes heb ik nodig voor een open podium?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de verwachte duur. Voor hapjes kun je ongeveer 3 tot 5 stuks per persoon per uur aanhouden; verzamel dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.