Zo organiseer je een open podium

Begin met de locatie en de technische mogelijkheden, voordat je artiesten laat inschrijven. Daarna bouw je het programma op rond de beschikbare speeltijd, inclusief wissels en pauze. Verzamel per optreden de technische wensen en muziekbestanden ruim vóór de avond zelf. De meeste problemen ontstaan doordat het programma te vol is, kabels niet getest zijn of deelnemers niet weten wanneer ze moeten klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Vergunningen controleren
3
Aanmeldformulier maken
4
Inschrijvingen openen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Locatie-informatie publiceren
7
Aanmeldingen verwerken
8
Optredens bevestigen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Technische wensen verzamelen
11
Muziekbestanden verzamelen
12
Programma samenstellen
2 personen
13
Optredens inplannen
14
Presentator vastleggen
15
Vrijwilligers indelen
16
Techniek reserveren
17
Catering reserveren
18
EHBO-doos controleren
19
Contactlijst opstellen
20
Publieksinformatie afdrukken
21
Programma afdrukken
22
Benodigdheden controleren
2 personen
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

26
Locatie openen
2 personen
27
Licht en verwarming controleren
2 personen
28
Podiumzone vrijmaken
3 personen
29
Podiumachtergrond plaatsen
2 personen
30
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
31
Microfoons aansluiten
2 personen
32
Lichtinstallatie opbouwen
2 personen
33
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
34
Inchecktafel plaatsen
2 personen
35
Cateringtafel inrichten
3 personen
36
Decoratie ophangen
2 personen
37
Aanmeldtafel bemannen
2 personen
38
Artiesten ontvangen
2 personen
39
Optredens inchecken
40
Geluidsinstallatie testen
3 personen
41
Microfoons testen
2 personen
42
Programma klaarleggen
43
Publiek verwelkomen
3 personen
44
Programma presenteren
45
Artiesten begeleiden
2 personen
46
Optredens aankondigen
47
Techniek bedienen
2 personen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Dranken serveren
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Gebruikte glazen inzamelen
2 personen
52
Afvalbakken legen
53
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

54
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
55
Apparatuur afbreken
3 personen
56
Decoratie verwijderen
2 personen
57
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
58
Servies afwassen
3 personen
59
Cateringtafel schoonmaken
2 personen
60
Vloer vegen en dweilen
3 personen
61
Toiletten schoonmaken
2 personen
62
Afval verzamelen
2 personen
63
Locatie afsluiten
2 personen
64
Apparatuur retourneren
2 personen
65
Ongebruikte boodschappen opruimen
66
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 80
Tafelsaantal 8
Inchecktafel
Cateringtafelsaantal 2
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
DI-boxenaantal 2
Luidsprekerkabelsaantal 4
Audiokabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Muziekspeler

Verlichting

Podiumspotsaantal 4
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 4
Kabelmattenaantal 6

Decoratie

Podiumachtergrond
Podiumdoekenaantal 2
Slingersaantal 8
Menukaarthoudersaantal 6

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerplateausaantal 8
Schenkkannenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Opscheptangenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Koelmattenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stofzuiger
Dweilsetaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie voordat je inschrijvingen opent en controleer meteen hoeveel stoelen, tafels en ruimte voor een podium beschikbaar zijn. Controleer ook of versterkt geluid en podiumverlichting zijn toegestaan.
Sluit de inschrijving niet pas op de dag zelf. Plan na het sluiten minimaal 7 dagen voor het bevestigen van optredens, het verzamelen van dieetwensen en het opvragen van technische wensen en muziekbestanden.
Plan tussen optredens minimaal 10 minuten voor wisselen en controleer of het programma daardoor binnen de beschikbare zaaluren blijft. Zet naast elke act ook een presentator en een duidelijke opkomsttijd.
Test microfoons, mengpaneel, speakers, DI-boxen, muziekspeler en alle kabels vóór de opening. Leg verlengkabels en stekkerdozen veilig vast met kabelmatten, zodat publiek en artiesten niet struikelen.
Laat vrijwilligers minstens 60 minuten vóór de deuren opengaan aanwezig zijn. Verdeel vooraf de inchecktafel, publieksbegeleiding, backstage, catering en techniek; koel dranken op tijd en zet allergeneninformatie zichtbaar bij de hapjes.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een open podium gemiddeld?: Reken voor een avondprogramma op ongeveer 3 tot 4 uur, inclusief pauze. Plan per optreden meestal 5 tot 10 minuten en houd 10 minuten wisseltijd aan als acts verschillende instrumenten of aansluitingen gebruiken.
Hoeveel tijd geef je deelnemers om zich aan te melden voor een open podium?: Open de inschrijving bij voorkeur 4 tot 6 weken vóór het evenement. Sluit de inschrijving minimaal 2 weken vooraf, zodat je optredens kunt bevestigen en het programma, de techniek en de muziekbestanden kunt voorbereiden.
Hoeveel microfoons heb je nodig voor een open podium?: Begin met 2 draadloze microfoons voor presentatie en zang, en voeg microfoons toe op basis van de technische wensen van de acts. Reserveer uiterlijk 2 weken vooraf de benodigde microfoons, statieven, DI-boxen en kabels.
Wanneer test je de techniek voor een open podium?: Doe een volledige soundcheck op de dag zelf, minimaal 90 minuten vóór de deuren opengaan. Controleer ook de podiumspots, muziekspeler, aansluitingen en kabelmatten; een korte test vlak voor de start laat te weinig tijd voor herstel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.